Einordnung · Backup und Archiv

Zwei Wörter,die oft dasselbemeinen sollen.

Ein Backup holt zurück, was verloren ist. Ein Archiv weist nach, was gewesen ist. Wer eines für das andere einsetzt, merkt es entweder beim Datenverlust oder in der Prüfung, und beide Zeitpunkte sind ungünstig.

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Rückholung gegen Nachweis

Beides aus einer Hand

Vier Missverständnisse, die teuer werden

Sie klingen alle plausibel und sind trotzdem falsch.

Wir sichern täglich, also sind wir aufbewahrungssicher

Eine Sicherung wird überschrieben, verdichtet und nach Fristen gelöscht. Sie ist genau deshalb kein Nachweis darüber, dass eine bestimmte Nachricht unverändert vorlag.

Das Archiv ist doch unsere Rückversicherung

Ein Archiv erfasst den Schriftverkehr, nicht Dateien, Kanäle und Postfachstrukturen. Nach einem Verschlüsselungsangriff bekommen Sie damit den Arbeitsstand nicht zurück.

Die Aufbewahrungsrichtlinie reicht als Archiv

Eine Richtlinie hält Inhalte zurück, solange sie gilt, und lässt sich ändern. Revisionssicherheit verlangt, dass eine Änderung gerade nicht möglich ist.

Ein Werkzeug kann beides

Technisch schließen sich die Anforderungen aus. Das eine muss verändert und überschrieben werden dürfen, das andere darf es ausdrücklich nicht.

Eingehende und ausgehende Nachricht

365 Backup

Holt zurück, was verloren ist.

Dauer betrieblich gesetzt

Dieselbe Nachricht, zwei Aufgaben.

Aus demselben Mailfluss entstehen zwei getrennte Bestände. Der eine dient der Rückholung und darf rollieren, der andere dem Nachweis und darf sich nicht ändern.

Backup: veränderbar, rollierend, betrieblich gesteuert

Archiv: unveränderbar, fristgebunden, prüfungsfest

Beide aus einem Vertrag und einer Oberfläche

Keine doppelte Erfassung im Mailfluss

So ordnen Sie es ein

Drei Fragen, die die Entscheidung abnehmen.

1. Was ist der Auslöser?

Fehlt etwas, das wieder da sein muss, ist es ein Fall für das Backup. Fragt jemand, was wann geschrieben wurde, ist es ein Fall für das Archiv.

2. Wer fragt?

Fragt die eigene Fachabteilung, geht es um Arbeitsfähigkeit. Fragt eine Prüfung, ein Gericht oder das Finanzamt, geht es um Nachweisbarkeit.

3. Was muss unveränderbar sein?

Was Sie einem Dritten vorlegen, muss nachweislich unverändert sein. Was Sie selbst wiederherstellen, muss vor allem vollständig und aktuell sein.

Die Unterschiede im Einzelnen

Sechs Punkte, an denen sich die beiden Aufgaben trennen.

Zweck

Das Backup stellt einen Zustand wieder her. Das Archiv belegt einen Vorgang. Daraus folgt alles Weitere.

Umfang

Das Backup erfasst Postfächer, Dateien, Kanäle und Bibliotheken. Das Archiv erfasst den Schriftverkehr, dafür lückenlos.

Veränderbarkeit

Sicherungsstände dürfen rollieren und auslaufen. Archivierte Nachrichten dürfen weder verändert noch vorzeitig entfernt werden.

Aufbewahrungsdauer

Beim Backup entscheidet der Betrieb, meist Wochen bis Monate. Beim Archiv entscheidet das Gesetz, in Deutschland regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre.

Zugriff

Aus dem Backup holt die Administration zurück. Im Archiv suchen Fachabteilung und Revision selbst, mit Protokoll über jeden Zugriff.

Löschung

Das Backup löscht nach Ablauf automatisch. Das Archiv löscht erst nach Fristablauf und muss eine Sperre für laufende Verfahren kennen.

Gegenüberstellung

Dieselbe Frage, zwei Antworten.

	365 Backup	Conbool Archive
Gelöschte Datei aus OneDrive zurückholen	ja	nein
Nachweis über eine Nachricht von vor sieben Jahren	nein	ja
Schutz vor Veränderung des Inhalts	nein	ja
Arbeitsstand nach einem Verschlüsselungsangriff	ja	nein
Erfüllt handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung	nein	ja

Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Fristen und Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, hängt von Rechtsform, Branche und Art der Unterlagen ab.

Häufige Fragen

Können wir uns nicht auf das Backup beschränken?

Nur wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht, was bei geschäftlichem Schriftverkehr praktisch nie zutrifft. Für die Prüfung zählt nicht, dass die Nachricht noch existiert, sondern dass sie nachweislich unverändert ist.

Reicht umgekehrt das Archiv?

Nicht für die Arbeitsfähigkeit. Ein Archiv gibt Ihnen den Schriftverkehr zurück, aber weder die Ordnerstruktur eines Postfachs noch Dateien aus SharePoint oder Teams.

Wie lange muss archiviert werden?

In Deutschland gelten für geschäftliche Unterlagen regelmäßig Fristen von sechs, acht oder zehn Jahren, je nach Art des Dokuments. Die Zuordnung sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

Was ist mit den Aufbewahrungsfunktionen von Microsoft?

Sie halten Inhalte für eine festgelegte Dauer zurück und sind änderbar. Für die Rückholung nach Fristablauf und für den Nachweis der Unveränderbarkeit sind sie nicht gedacht.

Brauchen wir wirklich beides?

In den meisten Unternehmen ja, weil die beiden Fragen unabhängig voneinander auftreten. Sie lassen sich aber in einem Vertrag und einer Oberfläche zusammenführen.

Was kommt zuerst?

Die Archivierung, weil dort eine gesetzliche Pflicht besteht und der Rückstand nicht nachträglich aufholbar ist. Ein Backup lässt sich später ergänzen, ohne dass etwas fehlt.

Beides sauber trennen und trotzdem zusammen betreiben

Wir sehen uns Ihre Anforderungen an und ordnen die beiden Aufgaben für Ihr Haus konkret zu.

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