Die Absprache standim Chat.Der Chat ist weg.
Ein großer Teil der täglichen Abstimmung läuft heute im persönlichen Chat und im Gruppenchat, nicht im Kanal und nicht im Postfach. Conbool sichert diese Verläufe je Benutzer nach Zeitplan und gibt sie als lesbare Datei heraus, wenn sie gebraucht werden.
Warum Chatverläufe schneller weg sind als gedacht
Vier Wege, auf denen Absprachen aus Teams verschwinden.
Gelöschte Nachrichten haben eine kurze Frist
Was in Teams gelöscht wird, bleibt nur wenige Wochen wiederherstellbar. Vermisst wird eine Absprache aber meist erst, wenn über sie gestritten wird.
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
Mit dem Konto verschwindet der Chatverlauf. Nachfolger und Fachabteilung stehen ohne den Zusammenhang da, in dem die Entscheidungen gefallen sind.
Der Chat ist zum Vorgangsort geworden
Zusagen, Freigaben und Preisnachlässe stehen im Chatfenster statt in einer Mail. Für die Revision und im Streitfall zählt genau dieser Verlauf.
Ein übernommenes Konto räumt auf
Wer ein Konto übernimmt, löscht zuerst die Spuren. Nach Ablauf der kurzen Fristen sind sie in der Plattform endgültig fort.
Verläufe bleiben in den gesicherten Ständen lesbar, auch wenn das Konto im Mandanten nicht mehr existiert.
Der Teil, der nie im Postfach lag.
Chats hängen an den Beteiligten und nicht an einem Team. Gesichert wird deshalb je Benutzer, und herausgegeben wird ein zusammenhängender Verlauf.
Persönliche Chats und Gruppenchats je Benutzer
Geteilte Dateien am Verlauf
Ältere Stände auch nach Ablauf der Löschfristen
Ausgabe als lesbarer Verlauf
Wie Chatverläufe gesichert werden
Am Benutzer, nicht am Team. Im selben Zeitplan wie Postfach und OneDrive.
1. Benutzer auswählen
Persönliche Chats und Gruppenchats hängen an den Beteiligten und nicht an einem Team. Gesichert wird deshalb je Benutzer, als eigene Schutzeinheit neben Postfach und OneDrive.
2. Sichern nach Zeitplan
Jeder Lauf hält den vollständigen Verlauf als eigenen Stand fest. Unveränderte Gespräche belegen dabei keinen zusätzlichen Speicher, weil gleiche Inhalte nur einmal abgelegt werden.
3. Verlauf herausgeben
Der Verlauf wird als lesbare Datei ausgegeben, mit Absender, Zeitpunkt und den geteilten Dateien. Ohne dass dafür etwas in den Mandanten zurückgeschrieben werden muss.
Was dabei zählt
Sechs Punkte, die im Ernstfall den Unterschied machen.
Persönliche Chats und Gruppenchats
Nicht nur die Kanäle eines Teams, sondern die Gespräche zwischen zwei Personen und in Gruppen. Das ist der Teil, in dem die meisten Absprachen liegen.
Geteilte Dateien am Verlauf
Eine Nachricht führt ihre Anhänge nur als Verweis. Der Verweis wird bereits beim Sichern aufgelöst, damit die Datei später auch dann noch beiliegt, wenn das Original längst gelöscht ist.
Lesbar für Menschen, nicht für Werkzeuge
Die Ausgabe ist ein zusammenhängender Verlauf, den Fachabteilung, Revision oder Rechtsberatung ohne Zusatzsoftware öffnen können.
Auch nach dem Austritt
Die gesicherten Stände bleiben nach den festgelegten Fristen erhalten, auch wenn Konto und Microsoft-Lizenz längst entzogen sind.
Getrennt von Microsoft
Die Sicherung liegt außerhalb der Microsoft-Umgebung, verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel je Mandant, in deutschen Rechenzentren.
Zugriff bleibt geregelt
Chatverläufe sind besonders sensibel. Wer sie herausgeben darf, steuern Rollen, jeder Vorgang wird protokolliert, und eine Freigabe im Vier-Augen-Prinzip lässt sich verlangen.
Bordmittel und eigene Sicherung
Was mit Microsoft 365 allein bleibt und was hinzukommt.
Mit Conbool | Microsoft 365 allein | |
|---|---|---|
| Chatverlauf nach Ablauf der Löschfristen zurückholen | ja | nein |
| Verlauf eines ausgeschiedenen Benutzers einsehen | ja | nur solange Konto und Aufbewahrung bestehen |
| Verlauf als lesbare Datei herausgeben | ja | nur über Purview mit entsprechendem Plan |
| Geteilte Dateien am Verlauf | ja | getrennt in OneDrive zu suchen |
| Ablage außerhalb der Microsoft-Umgebung | ja | nein |
Angaben zu Microsoft 365 nach den öffentlich dokumentierten Fristen für gelöschte Teams-Nachrichten und den Funktionen der Aufbewahrung. Es gelten der Plan und die Einstellungen des jeweiligen Mandanten.
Häufige Fragen
Werden wirklich die persönlichen Chats gesichert und nicht nur die Kanäle?
Was passiert mit dem Chat eines ausgeschiedenen Mitarbeiters?
Welche Berechtigung verlangt das in Microsoft 365?
Lässt sich ein Chat nach Teams zurückschreiben?
Darf ein Arbeitgeber Chatverläufe überhaupt sichern?
Sind geteilte Dateien Teil des Verlaufs?
Verwandte Lösungen
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Wir binden einen Testmandanten an, sichern einen Chat und geben den Verlauf gemeinsam heraus.