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Leitfaden · E-Mail-Archivierung

E-Mail-ArchivierungSoftwarerichtig auswählen.

Jede geschäftliche E-Mail unterliegt Aufbewahrungspflichten. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es bei der Auswahl einer Archivierungslösung ankommt – von Rechtssicherheit über Betriebsmodell bis Migration – und wie Conbool Archive diese Kriterien erfüllt.

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E-Mail-Archivierung Software: Auswahl, Anbieter und Kriterien

Ein praktischer Leitfaden für die Auswahl einer revisionssicheren E-Mail-Archivierungslösung – mit den Kriterien, die in der Praxis zählen.

Warum Archivierung Pflicht ist.

6–10 J.
gesetzliche Aufbewahrung nach HGB und AO
§ 257
HGB und § 147 AO als Rechtsgrundlage
GoBD
Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
DSGVO
Löschpflicht nach Fristablauf

Die drei Kernfragen

Bevor Sie Anbieter vergleichen, klären Sie diese drei Punkte – sie entscheiden am meisten.

Rechtssicherheit

Legt die Lösung unveränderbar nach dem WORM-Prinzip ab und weist die Integrität lückenlos nach? Setzt sie Fristen nach HGB und AO automatisch und löscht sie nachvollziehbar nach Ablauf?

Betriebsmodell

Cloud, On-Premise oder beides? Wichtig ist, wer Vertragspartner und Datenverarbeiter ist und in welchen Rechenzentren die Daten liegen – für DSGVO, NIS-2 und KRITIS.

Durchsuchbarkeit

Ist der gesamte Bestand im Volltext durchsuchbar – inklusive der vom Gateway entschlüsselten S/MIME- und PGP-Mail? Ohne Durchsuchbarkeit wird jede eDiscovery zäh.

Was gute Archivierungssoftware können muss

Die Funktionen, auf die es bei der Auswahl wirklich ankommt.

Lückenlose Erfassung

Ein- und ausgehende sowie interne Nachrichten, direkt im Mailfluss oder per Journaling. Vollständigkeit über Sequenzprüfung und Zustellwiederholung.

Fristen und Löschkonzept

Aufbewahrungsklassen (6, 8, 10 Jahre) regelbasiert je Postfach, Richtung und Gruppe, plus automatisierte, protokollierte Löschung nach Ablauf.

Unveränderbarkeit (WORM)

Softwareseitiges WORM, im Compliance-Tarif mit Object-Lock am Objektspeicher, gesichert über eine extern verankerte Hash-Kette.

Volltextsuche

Suche über Betreff, Inhalt, Anhänge und Postfach – auch über vom Gateway entschlüsselte, verschlüsselte Nachrichten.

eDiscovery und Legal Hold

Fälle, Sperren und Vier-Augen-Freigaben für kontrollierte Herausgaben, mit hash-verkettetem Audit-Log und SIEM-Export.

Migration und Export

Altbestände aus PST, MBOX und EML serverseitig übernehmen, Export als EML oder MBOX, Integritätsnachweis per SHA-256.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Vier Kriterien, die gute von durchschnittlicher Archivierung trennen.

EU-Datensouveränität

Deutscher Vertragspartner, EU-Rechenzentren und ein im AVV benannter Datenstandort. Conbool Archive erfüllt das und bietet On-Premise aus derselben Codebasis.

Klartext-Suche verschlüsselter Mail

Viele Archive legen S/MIME nur als Chiffre ab. Conbool archiviert die vom Gateway entschlüsselte Mail zusätzlich im Klartext – durchsuchbar für die eDiscovery.

Interne Mail erfassen

Rein interne Nachrichten sieht ein Gateway-Tap nicht. Über Journaling erfasst Conbool auch Postfach-zu-Postfach-Mail vollständig.

Konsolidierung

Archivierung, Inbound-Schutz, Verschlüsselung und Signaturen in einer Suite statt mehrerer Anbieter – ein Portal, ein Audit-Log, eine Lizenzlogik.

In drei Schritten zur passenden Lösung

1

1. Anforderungen klären

Postfachzahl, Rechtsnormen (HGB/AO, DSGVO, branchenspezifisch), Betriebsmodell und das Volumen an verschlüsselter Mail bestimmen den Zuschnitt.

2

2. Anbieter prüfen

Rechtssicherheit, Datenstandort, Durchsuchbarkeit, Erfassungswege und Migrationspfad vergleichen. Testen Sie die Suche an echtem Bestand.

3

3. Migrieren ohne Lücke

Altbestand exportieren und übernehmen, Erfassung parallel umstellen, alte Lösung erst nach geprüfter Vollständigkeit abschalten.

FAQ

Ist E-Mail-Archivierung gesetzlich Pflicht?
Für geschäftliche E-Mails ja. Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege unterliegen den Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO. Die GoBD verlangen zusätzlich Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine reine Postfach-Ablage reicht dafür nicht.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Je nach Inhalt 6, 8 oder 10 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege seit 2025 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Entstehung.
Cloud oder On-Premise – was ist besser?
Beides ist möglich. Entscheidend sind Datenstandort, Vertragspartner und Betriebsaufwand. Conbool Archive läuft als EU-Cloud oder vollständig On-Premise aus derselben Codebasis, Sie müssen sich also nicht früh festlegen.
Kann Archivierung verschlüsselte E-Mails durchsuchbar machen?
Nur, wenn die Nachricht vor der Archivierung entschlüsselt vorliegt. Conbool entschlüsselt S/MIME und PGP im Gateway und archiviert den Klartext zusätzlich durchsuchbar; das verschlüsselte Original bleibt im Postfach.
Was kostet E-Mail-Archivierung Software?
Üblich ist eine Lizenzierung pro Postfach, teils mit jährlicher Update-Option. Der Gesamtpreis hängt von Postfachzahl, Betriebsmodell und Modulen ab. Conbool Archive ist Teil der Suite und wird pro Postfach mit zubuchbaren Modulen kalkuliert.
Wie migriere ich von einem bestehenden Archiv?
Exportieren Sie den Altbestand als EML oder PST und lesen Sie ihn serverseitig ein. Die Erfassung des Neubestands wird parallel umgestellt, die alte Lösung erst nach geprüfter Vollständigkeit abgeschaltet.

Archivierung, die die Kriterien erfüllt.

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