E-Mail-Archivierung Software: Auswahl, Anbieter und Kriterien

Für geschäftliche E-Mails ja. Geschäftskorrespondenz und Buchungsbelege unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt zusätzlich Integrität und Nachvollziehbarkeit. Eine reine Postfach-Ablage reicht dafür nicht.

In der Regel zehn Jahre nach Art. 958f OR. Für Unterlagen mit Bezug zur Mehrwertsteuer gilt Art. 70 MWSTG, für Unterlagen zu Immobilien läuft die Frist bis zum Ablauf der Verjährung nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

Beides ist möglich. Entscheidend sind Datenstandort, Vertragspartner und Betriebsaufwand. Conbool Archive läuft als EU-Cloud oder vollständig On-Premise aus derselben Codebasis, Sie müssen sich also nicht früh festlegen.

Nur, wenn die Nachricht vor der Archivierung entschlüsselt vorliegt. Conbool entschlüsselt S/MIME und PGP im Gateway und archiviert den Klartext zusätzlich durchsuchbar; das verschlüsselte Original bleibt im Postfach.

Üblich ist eine Lizenzierung pro Postfach, teils mit jährlicher Update-Option. Der Gesamtpreis hängt von Postfachzahl, Betriebsmodell und Modulen ab. Conbool Archive ist Teil der Suite und wird pro Postfach mit zubuchbaren Modulen kalkuliert.

Exportieren Sie den Altbestand als EML oder PST und lesen Sie ihn serverseitig ein. Die Erfassung des Neubestands wird parallel umgestellt, die alte Lösung erst nach geprüfter Vollständigkeit abgeschaltet.