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Archive · Vergleich

MailStore und Conbool Archive im Vergleich.

MailStore ist ein etablierter Standard für E-Mail-Archivierung. Wenn Sie eine revisionssichere Archivierung mit EU-Datensouveränität und integrierter Verschlüsselung suchen, lohnt der direkte Blick auf die Unterschiede. Diese Seite vergleicht öffentlich belegbare Punkte, Stand Juli 2026.

Demo anfragenArchive im DetailStand: Juli 2026

In drei Sätzen

Worauf es ankommt.

MailStore ist ein fokussiertes, ausgereiftes Archivierungsprodukt mit großer installierter Basis, seit 2020 Teil von OpenText. Conbool Archive ist ein revisionssicheres E-Mail-Archiv aus Deutschland und Teil einer integrierten Suite mit MailGuard, SecureMail, SecureFiles, Disclaimer und DMARC. Der Unterschied liegt weniger im Archiv-Kern als im Drumherum: EU-Datensouveränität mit deutschem Vertragspartner, Klartext-Suche über im Gateway entschlüsselte S/MIME- und PGP-Mail, und Cloud wie On-Premise aus einer Codebasis.

Die fünf häufigsten Fragen im direkten Vergleich.

Aussagen zu MailStore verweisen auf öffentliche Quellen, jeder Conbool-Anspruch ist über eine Demo nachprüfbar.

Wo liegen meine Daten und wer ist Vertragspartner?

Conbool Archive

Vertragspartner und Datenverarbeiter ist die Conbool GmbH in Deutschland. Der Cloud-Betrieb läuft ausschließlich in EU-Rechenzentren auf ISO-27001-zertifizierter Infrastruktur; alternativ betreiben Sie das identische Produkt vollständig On-Premise. Der Datenstandort wird im AVV benannt.

MailStoreMailStore

MailStore Server ist selbst gehostet, die Daten liegen also in Ihrer eigenen Umgebung. MailStore Cloud und die Service Provider Edition werden über Partner betrieben. MailStore gehört seit 2020 zu OpenText, einem Konzern mit Hauptsitz in Kanada.

Quelle: MailStore Produktseiten (Server, Cloud, Service Provider Edition) und OpenText-Übernahme 2020, öffentlich abrufbar. Für Ihren konkreten Betrieb bitte den Datenstandort bestätigen lassen.

Warum das wichtig ist: Für DSGVO-Verarbeitungsverzeichnisse, NIS-2- und KRITIS-Bewertungen zählt neben dem physischen Standort auch die Konzernzugehörigkeit des Anbieters (CLOUD Act). On-Premise-Betrieb löst die Standortfrage, verlagert aber Betrieb und WORM-Speicher zu Ihnen.

Fokus-Produkt oder integrierte Suite?

Conbool Archive

Archive ist Teil eines Stacks: In derselben Konsole laufen MailGuard (Inbound-Schutz), SecureMail (Verschlüsselung), SecureFiles (großer Dateiversand), Disclaimer und DMARC. Ein Vertragspartner, ein Admin-Portal, ein Audit-Log. Die Archivierung greift nativ aus dem Gateway-Mailfluss.

MailStoreMailStore

MailStore konzentriert sich bewusst auf Archivierung und macht das seit vielen Jahren sehr gut. Verschlüsselung, Inbound-Sicherheit oder Signaturen sind nicht Teil des Produkts und werden bei Bedarf über andere Anbieter abgedeckt.

Quelle: MailStore Produktübersicht, öffentlich. MailStore positioniert sich als spezialisiertes Archivierungsprodukt.

Warum das wichtig ist: Ein Fokus-Produkt ist stark in seiner Disziplin, erzeugt aber mehr Verträge, Konsolen und Audit-Layer, wenn Sie ohnehin Verschlüsselung und Inbound-Schutz brauchen. Eine Suite konsolidiert das, ist dafür breiter im Scope.

Sind auch verschlüsselte Nachrichten durchsuchbar?

Conbool Archive

S/MIME- und PGP-Nachrichten, die das Conbool-Gateway entschlüsselt (SecureMail ist Teil der Suite), werden zusätzlich im Klartext durchsuchbar archiviert. Das verschlüsselte Original bleibt im Postfach unverändert. Ohne Gateway-Entschlüsselung landet die Nachricht als Chiffre und ist nicht im Volltext auffindbar, wie in jedem Archiv.

MailStoreMailStore

MailStore archiviert die Nachrichten so, wie es sie aus Postfach oder Journal abruft. Verschlüsselte Inhalte bleiben verschlüsselt, sofern sie nicht bereits vorher entschlüsselt vorliegen.

Quelle: MailStore Dokumentation zur Archivierung. MailStore bringt keinen eigenen S/MIME-/PGP-Entschlüsselungs-Layer mit.

Warum das wichtig ist: In regulierten Branchen mit viel S/MIME- oder PGP-Verkehr entscheidet die Durchsuchbarkeit über die Praxistauglichkeit einer eDiscovery. Der Vorteil greift nur für Mail, die das Gateway entschlüsselt.

Wie kommen die Nachrichten ins Archiv?

Conbool Archive

Zwei Wege: der native Gateway-Tap erfasst jede Nachricht direkt im Mailfluss, und Journaling nimmt Exchange-/M365-Journal-Reports an einer dedizierten Ingestion-Adresse entgegen (mehrere Quellen je Mandant, je eigene Absender-Freigabe). Journaling erfasst auch rein interne Mail. Altbestände kommen per PST-, MBOX- und EML-Import.

MailStoreMailStore

MailStore bietet ein breites Set an Abruf-Methoden: Journaling, direkter Postfach-Abruf per IMAP, Exchange und Microsoft 365, dazu Dateisystem-, PST- und EML-Import sowie ein Outlook-Add-In für die Suche. Der Abruf ist ein Kern-Stärke des Produkts.

Quelle: MailStore Server Produktseite, Abschnitt Archivierungsmethoden, öffentlich.

Warum das wichtig ist: Beide decken Journaling und Datei-Import ab. MailStores Postfach-Abruf (IMAP/Exchange) ist breiter; Conbools Gateway-Tap ist enger an den Live-Mailfluss gekoppelt und ergänzt Journaling um die interne Mail.

Wie steht es um Zertifizierung und Reife?

Conbool Archive

Conbool Archive ist auf revisionssichere, GoBD-konforme Aufbewahrung nach HGB und AO ausgelegt: WORM mit Object-Lock im Compliance-Tarif, extern verankerte Hash-Kette, automatisiertes Löschkonzept, eDiscovery mit Vier-Augen-Freigabe. Eine Prüfung nach IDW PS 880 ist in Vorbereitung.

MailStoreMailStore

MailStore ist am Markt etabliert, verfügt über eine Software-Zertifizierung nach IDW PS 880 und eine DATEV-Anbindung. Für Steuerberater und Kanzleien ist das ein starker Vertrauensanker.

Quelle: MailStore Website (Zertifizierung IDW PS 880, DATEV-Partnerschaft), öffentlich.

Warum das wichtig ist: Fairerweise hat MailStore hier einen Vorsprung bei der formalen Zertifizierung und der DATEV-Nähe. Wenn ein IDW-PS-880-Testat heute zwingend ist, ist das ein Punkt für MailStore; wenn EU-Souveränität und Suite-Konsolidierung überwiegen, für Conbool.

Migrations-Checkliste

Was beim Wechsel von MailStore konkret zu tun ist.

Ein MailStore-Wechsel läuft als parallel-laufende Migration in fünf Schritten. Der Bestand wird exportiert und übernommen, bevor MailStore abgeschaltet wird.

  1. 1. MailStore-Umfang und Vertrag prüfen

    Erfassen Sie Postfachzahl, Archivgröße, genutzte Abruf-Methoden (Journaling, IMAP, Exchange) und die Lizenz-/Wartungslaufzeit. Das bestimmt Import-Aufwand und den Zeitpunkt, ab dem sich Doppelkosten vermeiden lassen.

  2. 2. MailStore-Bestand exportieren

    Exportieren Sie den bestehenden Archivbestand aus MailStore als EML oder PST. MailStore bietet dafür einen Export-Assistenten. Dieser Export ist die Vorlage für den Altbestands-Import in Conbool, damit die Historie erhalten bleibt.

  3. 3. Journaling auf Conbool umstellen

    Legen Sie in Conbool Archive eine Journal-Quelle an und setzen Sie die Exchange-/M365-Journalregel auf die neue Ingestion-Adresse. Ab diesem Zeitpunkt fließt der Neubestand nach Conbool, während MailStore für die Übergangszeit weiterläuft.

  4. 4. Altbestand importieren und parallel prüfen

    Lesen Sie den EML-/PST-Export serverseitig in Conbool ein. Die Aufbewahrungsfristen werden aus dem Versanddatum der Nachrichten berechnet. Prüfen Sie in dieser Phase Suche, Vollständigkeit und Fristen an einem repräsentativen Sample.

  5. 5. MailStore kontrolliert abschalten

    Wenn Neubestand über Conbool läuft und der Altbestand vollständig importiert und geprüft ist, wird MailStore kontrolliert stillgelegt. Aufbewahrungspflichten während der Übergangszeit respektieren, Lizenz fristgerecht beenden.

Diese Schritte sind ein Erfahrungsraster und ersetzen keine individuelle Migrations-Beratung. Umfang und Reihenfolge passen wir im Gespräch auf Ihr Setup an.

Entscheidungs-Hilfe

Wann Conbool Archive, wann MailStore.

Conbool Archive passt, wenn …

  • Sie EU-Datensouveränität mit deutschem Vertragspartner dokumentieren müssen und Cloud oder On-Premise aus einer Codebasis wollen.
  • Sie Archivierung, Inbound-Schutz, Verschlüsselung und Signaturen in einer Suite konsolidieren statt mehrere Anbieter zu betreiben.
  • viel S/MIME- oder PGP-Verkehr im Klartext durchsuchbar sein soll (für gateway-entschlüsselte Mail).
  • Sie auch interne Postfach-zu-Postfach-Mail lückenlos erfassen wollen (über Journaling) und ein modernes eDiscovery mit Vier-Augen-Freigabe brauchen.

MailStore passt, wenn …

  • Sie ein heute nach IDW PS 880 zertifiziertes, spezialisiertes Archiv als zwingende Anforderung haben.
  • die DATEV-Anbindung für Ihre Steuerberatungs- oder Kanzlei-Prozesse zentral ist.
  • Sie ein reines On-Premise-Archiv ohne weitere Suite-Module suchen und den Postfach-Abruf per IMAP/Exchange breit nutzen.
  • eine sehr große, langjährig bewährte installierte Basis für Sie ein Vergabekriterium ist.

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Häufige Fragen

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30 Minuten Demo. Revisionssichere Archivierung mit EU-Hosting, Klartext-Suche verschlüsselter Mail und integrierter Suite.

Demo anfragenArchive im Detail

Quellen und Fairness-Hinweis

Aussagen zu MailStore auf dieser Seite basieren ausschließlich auf öffentlich zugänglichen Quellen: MailStore Produktseiten (Server, Cloud, Service Provider Edition), MailStore Dokumentation, die öffentlich kommunizierte IDW-PS-880-Zertifizierung und DATEV-Partnerschaft sowie die 2020 öffentlich bekannt gegebene Übernahme durch OpenText. MailStore ist ein anerkanntes, ausgereiftes Produkt; auf nicht öffentlich belegte Behauptungen wird verzichtet. Aussagen zu Conbool basieren auf der eigenen Produktdokumentation und Infrastruktur-Zertifizierungen.

Stand: Juli 2026. Für die finale Entscheidung empfehlen wir, beide Anbieter direkt nach den für Sie relevanten Punkten zu fragen und Aussagen schriftlich bestätigen zu lassen.

MailStore ist eine Marke der MailStore Software GmbH bzw. der OpenText-Gruppe. Conbool ist eine Marke der Conbool GmbH. Diese Seite ist ein redaktioneller Vergleich, kein offizielles MailStore-Material.