Leitfaden · E-Mail-Archivierung

E-Mail-ArchivierungSoftwarerichtig auswählen.

Jede geschäftliche E-Mail unterliegt Aufbewahrungspflichten. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es bei der Auswahl einer Archivierungslösung ankommt – von Rechtssicherheit über Betriebsmodell bis Migration – und wie Conbool Archive diese Kriterien erfüllt.

E-Mail-Archivierung Software: Auswahl, Anbieter und Kriterien

Ein praktischer Leitfaden für die Auswahl einer revisionssicheren E-Mail-Archivierungslösung – mit den Kriterien, die in der Praxis zählen.

Warum Archivierung Pflicht ist.

6–10 J.

gesetzliche Aufbewahrung nach OR und GeBüV

Art. 958f

OR und die GeBüV als Rechtsgrundlage

GeBüV

Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit

revDSG

Löschpflicht nach Fristablauf

Die drei Kernfragen

Bevor Sie Anbieter vergleichen, klären Sie diese drei Punkte – sie entscheiden am meisten.

Rechtssicherheit

Legt die Lösung unveränderbar nach dem WORM-Prinzip ab und weist die Integrität lückenlos nach, wie es Art. 9 GeBüV verlangt? Setzt sie Fristen nach Art. 958f OR automatisch und löscht sie nachvollziehbar nach Ablauf?

Betriebsmodell

Cloud, On-Premise oder beides? Wichtig ist, wer Vertragspartner und Auftragsbearbeiter ist und in welchen Rechenzentren die Daten liegen, für das revidierte Datenschutzgesetz, den IKT-Minimalstandard und die Vorgaben der Aufsicht.

Durchsuchbarkeit

Ist der gesamte Bestand im Volltext durchsuchbar – inklusive der vom Gateway entschlüsselten S/MIME- und PGP-Mail? Ohne Durchsuchbarkeit wird jede eDiscovery zäh.

Was gute Archivierungssoftware können muss

Die Funktionen, auf die es bei der Auswahl wirklich ankommt.

Lückenlose Erfassung

Ein- und ausgehende sowie interne Nachrichten, direkt im Mailfluss oder per Journaling. Vollständigkeit über Sequenzprüfung und Zustellwiederholung.

Fristen und Löschkonzept

Aufbewahrungsklassen von zehn Jahren und mehr, regelbasiert je Postfach, Richtung und Gruppe, plus automatisierte, protokollierte Löschung nach Ablauf.

Unveränderbarkeit (WORM)

Softwareseitiges WORM, im Compliance-Tarif mit Object-Lock am Objektspeicher, gesichert über eine extern verankerte Hash-Kette.

Volltextsuche

Suche über Betreff, Inhalt, Anhänge und Postfach – auch über vom Gateway entschlüsselte, verschlüsselte Nachrichten.

eDiscovery und Legal Hold

Fälle, Sperren und Vier-Augen-Freigaben für kontrollierte Herausgaben, mit hash-verkettetem Audit-Log und SIEM-Export.

Migration und Export

Altbestände aus PST, MBOX und EML serverseitig übernehmen, Export als EML oder MBOX, Integritätsnachweis per SHA-256.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Vier Kriterien, die gute von durchschnittlicher Archivierung trennen.

EU-Datensouveränität

Europäischer Vertragspartner, europäische Rechenzentren und ein im Vertrag zur Auftragsbearbeitung benannter Datenstandort. Conbool Archive erfüllt das und bietet On-Premise aus derselben Codebasis.

Klartext-Suche verschlüsselter Mail

Viele Archive legen S/MIME nur als Chiffre ab. Conbool archiviert die vom Gateway entschlüsselte Mail zusätzlich im Klartext – durchsuchbar für die eDiscovery.

Interne Mail erfassen

Rein interne Nachrichten sieht ein Gateway-Tap nicht. Über Journaling erfasst Conbool auch Postfach-zu-Postfach-Mail vollständig.

Konsolidierung

Archivierung, Inbound-Schutz, Verschlüsselung und Signaturen in einer Suite statt mehrerer Anbieter – ein Portal, ein Audit-Log, eine Lizenzlogik.

In drei Schritten zur passenden Lösung

1. Anforderungen klären

Postfachzahl, Rechtsnormen wie Art. 958f OR, GeBüV, revidiertes Datenschutzgesetz und branchenspezifische Vorgaben, Betriebsmodell und das Volumen an verschlüsselter Mail bestimmen den Zuschnitt.

2. Anbieter prüfen

Rechtssicherheit, Datenstandort, Durchsuchbarkeit, Erfassungswege und Migrationspfad vergleichen. Testen Sie die Suche an echtem Bestand.

3. Migrieren ohne Lücke

Altbestand exportieren und übernehmen, Erfassung parallel umstellen, alte Lösung erst nach geprüfter Vollständigkeit abschalten.

FAQ

Ist E-Mail-Archivierung gesetzlich Pflicht?

Für geschäftliche E-Mails ja. Geschäftsbriefe und Belege unterliegen den Aufbewahrungspflichten nach § 212 UGB und § 132 BAO. Die §§ 131 und 132 BAO verlangen zusätzlich Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine reine Postfach-Ablage reicht dafür nicht.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

In der Regel sieben Jahre nach § 212 UGB und § 132 Abs. 1 BAO. Für Unterlagen zu Grundstücken sind es nach § 18 Abs. 10 UStG bis zu 22 Jahre, und bei einem anhängigen Verfahren läuft die Frist weiter. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Unterlage gilt.

Cloud oder On-Premise – was ist besser?

Beides ist möglich. Entscheidend sind Datenstandort, Vertragspartner und Betriebsaufwand. Conbool Archive läuft als EU-Cloud oder vollständig On-Premise aus derselben Codebasis, Sie müssen sich also nicht früh festlegen.

Kann Archivierung verschlüsselte E-Mails durchsuchbar machen?

Nur, wenn die Nachricht vor der Archivierung entschlüsselt vorliegt. Conbool entschlüsselt S/MIME und PGP im Gateway und archiviert den Klartext zusätzlich durchsuchbar; das verschlüsselte Original bleibt im Postfach.

Was kostet E-Mail-Archivierung Software?

Üblich ist eine Lizenzierung pro Postfach, teils mit jährlicher Update-Option. Der Gesamtpreis hängt von Postfachzahl, Betriebsmodell und Modulen ab. Conbool Archive ist Teil der Suite und wird pro Postfach mit zubuchbaren Modulen kalkuliert.

Wie migriere ich von einem bestehenden Archiv?

Exportieren Sie den Altbestand als EML oder PST und lesen Sie ihn serverseitig ein. Die Erfassung des Neubestands wird parallel umgestellt, die alte Lösung erst nach geprüfter Vollständigkeit abgeschaltet.

Archivierung, die die Kriterien erfüllt.

Conbool Archive: revisionssicher, Hosting in Europa, Klartext-Suche verschlüsselter Mail und integrierte Suite. Sehen Sie es in 30 Minuten in Ihrem Setup.

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