BAO-konformeE-Mail-Archivierung.Prüfungsfest mit Archive.
Archive von Conbool legt jede geschäftliche E-Mail so ab, wie es § 131 BAO und § 190 UGB für elektronische Aufzeichnungen verlangen: vollständig, geordnet und ohne dass der ursprüngliche Inhalt verändert werden kann. Aufbewahrungsfristen nach UGB und BAO werden dabei automatisch eingehalten.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach § 132 BAO und § 212 UGB
Archive von Conbool unterstützt österreichische Unternehmen dabei, geschäftliche E-Mails nach BAO und UGB aufzubewahren. Jede Nachricht wird bei Eingang und Versand erfasst, bleibt inhaltsgleich wiedergebbar und lässt sich bis zum Ende der Frist maschinell auswerten.
Warum die Aufbewahrung nach BAO und UGB verpflichtend ist
Was die BAO von einem Archiv verlangt
Die §§ 131 und 132 der Bundesabgabenordnung stellen klare Anforderungen an jedes E-Mail-Archiv: Bücher und Aufzeichnungen dürfen auf Datenträgern geführt werden, wenn die vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
Die BAO ist die abgabenrechtliche Ausprägung. Die allgemeinen Kriterien, an denen sich jedes Archiv messen lassen muss, stehen unter revisionssicherer E-Mail-Archivierung.
Unveränderbarkeit
§ 131 Abs. 1 Z 8 BAO verlangt, dass elektronische Eintragungen nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Archive speichert jede Nachricht softwareseitig unveränderbar und verankert sie in einer externen Hash-Kette, jede nachträgliche Änderung wird dadurch sichtbar. Wer zusätzlich hartes WORM mit Object-Lock braucht, bekommt es im Compliance-Tarif.
Vollständigkeit
§ 190 Abs. 3 UGB fordert vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen. Archive erfasst deshalb jede Nachricht im Mailfluss, bevor sie ein Postfach erreicht und dort gelöscht werden könnte.
Nachvollziehbarkeit
Nach § 132 Abs. 2 BAO muss die inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit möglich sein. Der Bestand bleibt dafür durchsuchbar und maschinell auswertbar, ein zuschaltbares Zugriffsprotokoll hält jeden Lesezugriff fest.
Was Archive auszeichnet
Archive braucht keine Zusatzsoftware im Postfach. Es arbeitet im Mailfluss und deckt die sieben Jahre nach § 132 BAO ebenso ab wie längere Fristen, etwa für Unterlagen zu Grundstücken.
Erfassung im Mailfluss
Die Archivierung geschieht im Gateway, beim Empfang wie beim Versand. Eine eigene Anbindung an Mailserver oder Postfach braucht es dafür nicht.
Verschlüsselte Mails im Klartext archiviert
Nachrichten, die mit S/MIME oder PGP verschlüsselt sind, legt Archive entschlüsselt ab. So lassen sich die Unterlagen im Prüfungsfall lesbar machen, wie es § 132 Abs. 3 BAO vom Unternehmen verlangt.
Suche über den gesamten Bestand
Absender, Betreff, Text und Anhänge sind durchsuchbar, die Treffer liegen in Sekunden vor. Verlangt die Außenprüfung einzelne Geschäftsbriefe, sind sie schnell gefunden.
Löschkonzept nach Fristablauf
Nach Ablauf der Frist entfernt Archive die Nachrichten automatisch und protokolliert jeden Löschlauf, im Einklang mit DSGVO und österreichischem Datenschutzgesetz.
Geführte PST-Migration
Altbestände und PST-Dateien liest Archive direkt ein, ohne Umweg über Outlook. So reicht das Archiv auch in die Jahre vor der Umstellung zurück.
EU-Datensouveränität
Gespeichert wird ausschließlich in Rechenzentren in der EU. Ein Zugriff über den US CLOUD Act ist damit ausgeschlossen.
Mit und ohne Archiv nach BAO
Wer geschäftliche E-Mails ausschließlich im Postfach belässt, riskiert Lücken bei einer Außenprüfung. Archive schließt sie, bevor das Finanzamt danach fragt.
Nur im Postfach aufbewahrt
- E-Mails lassen sich im Postfach jederzeit ändern
- Was gelöscht ist, fehlt bei der Außenprüfung
- Verschlüsselte Nachrichten sind nicht auffindbar
- Fristen werden von Hand nachgehalten
- Für die Prüfung fehlt die Verfahrensdokumentation
Mit Archive
- Unveränderbar gespeichert, gesichert über eine externe Hash-Kette
- Jede Nachricht im Mailfluss erfasst, ohne Lücke
- S/MIME und PGP im Klartext indexiert
- Löschung automatisch nach Ende der Frist
- Verfahrensdokumentation wird mitgeliefert
In drei Schritten zum Archiv nach BAO
Anbinden
Archive wird als Gateway in den Mailfluss gehängt. Postfächer und Mailserver bleiben, wie sie sind.
Archivieren
Jede eingehende und ausgehende Nachricht wird unveränderbar abgelegt und protokolliert.
Nachweisen
Kommt die Außenprüfung, liegen Bestand, Verfahrensdokumentation und Auswertungen maschinell lesbar bereit.
Wie lange ist eine E-Mail in Österreich aufzubewahren?
Die Frist hängt am Inhalt, nicht am Medium. Eine E-Mail mit Rechnung folgt § 132 BAO, ein Geschäftsbrief § 212 UGB, Unterlagen zu Grundstücken einer längeren Frist.
| Frist | Was darunter fällt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 22 Jahre | Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen | § 18 Abs. 10 UStG |
| 7 Jahre | Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Belege einschließlich Eingangs- und Ausgangsrechnungen | § 132 Abs. 1 BAO · § 212 UGB |
| 7 Jahre | Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige abgabenrechtlich relevante Unterlagen | § 212 UGB · § 132 Abs. 1 BAO |
Eine E-Mail mit angehängter Rechnung ist ein Beleg, ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung ohne Belegcharakter ein Geschäftsbrief. Beide bleiben sieben Jahre. Die Frist beginnt nicht am Tag der Mail: abgabenrechtlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Aufzeichnung gilt, unternehmensrechtlich mit dem Schluss des Geschäftsjahres.
Die sieben Jahre sind der Regelfall, nicht die Obergrenze. Solange eine Unterlage für ein anhängiges Abgaben- oder Gerichtsverfahren von Bedeutung ist, läuft die Frist nach § 132 Abs. 1 BAO weiter, und für Unterlagen zu Grundstücken verlangt § 18 Abs. 10 UStG 22 Jahre. Ein Archiv, das nur eine einzige Frist kennt, trifft damit regelmäßig die falsche.
Fristen im Detail: sieben oder 22 JahreWovon die Kosten eines Archivs abhängen
Vier Faktoren bestimmen, was ein Archiv nach BAO im laufenden Betrieb kostet.
Zahl der Postfächer
Gerechnet wird je Postfach, nicht nach Datenmenge. Wer Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter als Archivpostfach behält, zahlt sie weiter; das sollte vor der Einführung geklärt sein.
Aufbewahrungsdauer
Zweiundzwanzig Jahre Vorhaltung bedeuten den zweiundzwanzigfachen Bestand gegenüber einem Jahr. Ein Archiv, das Fristen je Dokumentart trennt, hält deutlich weniger Daten vor als eines, das pauschal alles über die längste Frist behält.
Speicherort und Rechtsordnung
EU-Rechenzentren und WORM-fähiger Speicher kosten mehr als beliebiger Objektspeicher. Dafür lässt sich die Unveränderbarkeit nach § 131 BAO im Prüfungsfall auch belegen.
Einrichtung und Vorbereitung auf die Prüfung
Journalregel, Verfahrensdokumentation und der Nachweis der Vollständigkeit kosten einmalig Zeit und fehlen in vielen Angeboten. Beim Vergleich gehören sie dazu.
FAQ
Was verlangt die BAO von einer E-Mail-Archivierung?
Gibt es eine amtliche Zertifizierung für die Archivierung?
Wie lange sind E-Mails in Österreich aufzubewahren?
Wozu dient die Verfahrensdokumentation?
Was geschieht mit verschlüsselten E-Mails im Archiv?
Was geschieht, wenn die Aufbewahrungsfrist endet?
Belegt das Archiv auch, dass eine E-Mail zugestellt wurde?
Rechtssicher archivieren mit Archive.
Archive von Conbool unterstützt die Archivierung geschäftlicher E-Mails nach UGB und BAO. Unveränderbar, lückenlos und gespeichert in der EU.