BAO-konformeE-Mail-Archivierung.Rechtssicher mit Archive.
Archive von Conbool archiviert jede geschäftliche E-Mail unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar. Aufbewahrungsfristen nach UGB und BAO werden dabei automatisch eingehalten.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach § 132 BAO und § 212 UGB
Archive von Conbool unterstützt die revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails. Nachrichten werden unveränderbar erfasst, vollständig aufbewahrt und bleiben über die gesetzlichen Fristen hinweg maschinell auswertbar.
Warum rechtssichere E-Mail-Archivierung verpflichtend ist
Was die BAO von einem Archiv verlangt
Die §§ 131 und 132 der Bundesabgabenordnung stellen klare Anforderungen an jedes E-Mail-Archiv: Bücher und Aufzeichnungen dürfen auf Datenträgern geführt werden, wenn die vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
Die BAO ist die abgabenrechtliche Ausprägung. Der weitere Begriff und seine sechs Kriterien stehen unter revisionssichere E-Mail-Archivierung.
Unveränderbarkeit
Einmal archivierte E-Mails dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden. Jede Nachricht wird softwareseitig unveränderbar gespeichert und durch eine extern verankerte Hash-Kette gegen Manipulation abgesichert, sodass jede Veränderung erkennbar und jederzeit nachweisbar bleibt. Hartes WORM mit Object-Lock steht im Compliance-Tarif bereit.
Vollständigkeit
Jede geschäftlich relevante E-Mail muss lückenlos erfasst werden. Die Erfassung erfolgt direkt im Mailfluss, noch bevor eine Nachricht ein Postfach erreicht.
Nachvollziehbarkeit
Der gesamte Archivbestand bleibt jederzeit durchsuchbar und maschinell auswertbar. Ein aktivierbares Zugriffsprotokoll dokumentiert jeden Lesezugriff.
Was Archive auszeichnet
Rechtssichere Archivierung ohne zusätzliche Software im Postfach. Archive arbeitet direkt im Mailfluss und deckt den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum ab.
Erfassung im Mailfluss
Ein- und ausgehende E-Mails werden direkt im Gateway archiviert. Ein Connector zum Mailserver oder Postfach ist nicht erforderlich.
Klartext-Archivierung verschlüsselter Mails
Mit S/MIME oder PGP verschlüsselte Nachrichten werden entschlüsselt archiviert und bleiben so dauerhaft im Klartext durchsuchbar.
Volltextsuche über den Bestand
Der gesamte Archivbestand ist über Absender, Betreff, Inhalt und Anhang durchsuchbar. Treffer stehen in Sekunden bereit.
Automatisiertes Löschkonzept
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Nachrichten nach den Vorgaben der DSGVO automatisch und protokolliert entfernt.
Geführte PST-Migration
Bestehende Archive und PST-Dateien werden ohne Umweg über Outlook eingelesen. Der historische Bestand bleibt vollständig erhalten.
EU-Datensouveränität
Alle Daten werden in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert. Ein Zugriff nach dem US CLOUD Act ist ausgeschlossen.
Mit und ohne rechtssichere Archivierung
Wer geschäftliche E-Mails ausschließlich im Postfach belässt, riskiert Lücken bei einer Außenprüfung. Archive schließt diese Lücken.
Ohne saubere Archivierung
- E-Mails liegen veränderbar im Postfach
- Gelöschte Nachrichten sind unwiederbringlich verloren
- Verschlüsselte Mails bleiben unauffindbar
- Aufbewahrungsfristen werden manuell überwacht
- Eine Verfahrensdokumentation fehlt bei der Prüfung
Mit Archive
- Softwareseitig unveränderbare Speicherung mit externer Hash-Kette
- Lückenlose Erfassung direkt im Mailfluss
- Klartext-Index von S/MIME und PGP
- Automatisiertes Löschkonzept nach Fristablauf
- Verfahrensdokumentation ist inklusive
In drei Schritten zum rechtssicheren Archiv
Anbinden
Archive wird als Gateway in den Mailfluss eingebunden. Bestehende Postfächer und Mailserver bleiben unverändert.
Archivieren
Jede ein- und ausgehende E-Mail wird unveränderbar erfasst und mit einem Prüfprotokoll versehen.
Nachweisen
Bei einer Prüfung stehen Bestand, Verfahrensdokumentation und Auswertungen jederzeit maschinell bereit.
Wie lange muss eine E-Mail aufbewahrt werden?
Nicht jede geschäftliche E-Mail unterliegt derselben Frist. Entscheidend ist, was die Nachricht inhaltlich ist – nicht, dass sie eine E-Mail ist.
| Frist | Was darunter fällt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 22 Jahre | Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen | § 18 Abs. 10 UStG |
| 7 Jahre | Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Belege einschließlich Eingangs- und Ausgangsrechnungen | § 132 Abs. 1 BAO · § 212 UGB |
| 7 Jahre | Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige abgabenrechtlich relevante Unterlagen | § 212 UGB · § 132 Abs. 1 BAO |
Eine E-Mail mit angehängter Rechnung ist ein Beleg, ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung ohne Belegcharakter ein Geschäftsbrief. Beide bleiben sieben Jahre. Die Frist beginnt nicht am Tag der Mail: abgabenrechtlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Aufzeichnung gilt, unternehmensrechtlich mit dem Schluss des Geschäftsjahres.
Die sieben Jahre sind der Regelfall, nicht die Obergrenze. Solange eine Unterlage für ein anhängiges Abgaben- oder Gerichtsverfahren von Bedeutung ist, läuft die Frist nach § 132 Abs. 1 BAO weiter, und für Unterlagen zu Grundstücken verlangt § 18 Abs. 10 UStG 22 Jahre. Ein Archiv, das nur eine einzige Frist kennt, trifft damit regelmäßig die falsche.
Fristen im Detail: sieben oder 22 JahreWas die Kosten einer Archivierung bestimmt
Vier Faktoren entscheiden, was eine revisionssichere Archivierung im Betrieb tatsächlich kostet.
Zahl der Postfächer
Abgerechnet wird je Postfach, nicht je Gigabyte. Wer ausscheidende Mitarbeiter als Archivpostfach weiterführt, zahlt dafür weiter – klären Sie vorab, wie stillgelegte Postfächer behandelt werden.
Aufbewahrungsdauer
Zweiundzwanzig Jahre Vorhaltung bedeuten den zweiundzwanzigfachen Bestand gegenüber einem Jahr. Ein Archiv, das Fristen je Dokumentart trennt, hält deutlich weniger Daten vor als eines, das pauschal alles über die längste Frist behält.
Speicherort und Rechtsraum
EU-Rechenzentren und WORM-fähiger Speicher kosten mehr als beliebiger Objektspeicher. Das ist kein Aufpreis für Komfort, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Unveränderbarkeit im Prüfungsfall auch belegbar ist.
Aufwand für Einrichtung und Prüfung
Journalregel, Verfahrensdokumentation und der Nachweis der Vollständigkeit fallen einmalig an, werden aber gern übersehen. Rechnen Sie sie mit, wenn Sie Angebote vergleichen.
FAQ
Was verlangt die BAO von einer E-Mail-Archivierung?
Gibt es eine amtliche Zertifizierung für die Archivierung?
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für E-Mails?
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Wie werden verschlüsselte E-Mails archiviert?
Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
Rechtssicher archivieren mit Archive.
Archive von Conbool unterstützt die Archivierung geschäftlicher E-Mails nach UGB und BAO. Unveränderbar, vollständig und mit EU-Datensouveränität.