Revisionssichere E-Mail-Archivierung für Microsoft 365 und Exchange

Nein. Exchange Online lässt Journaling in ein Exchange-Online-Postfach nicht zu. Journal-Reports werden ausschließlich an ein externes Archivsystem zugestellt. Genau diese Rolle übernimmt Archive über eine dedizierte Ingestion-Adresse.

Über eine Journalregel in Exchange Online, die alle ein- und ausgehenden sowie internen Nachrichten an die dedizierte Ingestion-Adresse von Archive weiterleitet. Der Transport erfolgt verschlüsselt per TLS mit moderner Authentifizierung, ganz ohne Connector-Zwang.

Das In-Place-Archiv in Exchange Online ist eher ein Speicher-Tier pro Postfach, Journaling in ein Exchange-Online-Postfach ist untersagt und S/MIME-Inhalte werden in Purview eDiscovery nicht unterstützt. Archive ist ein getrenntes, revisionssicheres Archiv und macht vom Gateway entschlüsselte Inhalte durchsuchbar.

Ja. Archive archiviert den entschlüsselten Klartext, sodass auch S/MIME-Nachrichten im Volltext durchsuchbar bleiben. In Purview eDiscovery werden S/MIME-Inhalte hingegen nicht unterstützt.

Ja. Exchange Online und Exchange SE On-Premise werden parallel erfasst. Nachrichten, die in beiden Umgebungen auftreten, werden dedupliziert, sodass jede E-Mail nur einmal im Archiv liegt.

Ausschließlich in EU-Rechenzentren bei einem europäischen Anbieter. Der US CLOUD Act betrifft Microsoft trotz EU-Rechenzentrum, Archive unterliegt diesem Zugriff nicht.

Nein. Das In-Place-Archiv in Exchange Online ist ein zusätzlicher Speicherbereich am Postfach, kein Archiv im Sinne der Aufbewahrungspflicht. Es bleibt im Zugriff des Postfachinhabers, folgt dem Postfach bei Umzug und Löschung und weist eine nachträgliche Veränderung nicht in der Form nach, die die §§ 131 und 132 BAO verlangen. Dafür braucht es eine Ablage außerhalb des Postfachs.

Sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Belege sowie empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe nach § 212 UGB und § 132 Abs. 1 BAO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Unterlage gilt. Für Unterlagen zu Grundstücken verlängert sich die Frist nach § 18 Abs. 10 UStG auf bis zu 22 Jahre, bei einem anhängigen Abgaben- oder Gerichtsverfahren läuft sie weiter, bis das Verfahren beendet ist.

Nicht ohne ein Archiv. Microsoft 365 speichert Nachrichten, die §§ 131 und 132 BAO verlangen darüber hinaus Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und eine nachvollziehbare Protokollierung über die gesamte Aufbewahrungsfrist sowie die Überlassung maschinell auswertbarer Daten nach § 132 Abs. 8 BAO. Eine Aufbewahrungsrichtlinie verhindert das Löschen, ersetzt aber weder die Unveränderbarkeit noch den Nachweis.

Nein. Eine Aufbewahrungsrichtlinie hält Nachrichten im Postfach oder im Wiederherstellungsbereich fest und schützt sie vor dem Löschen. Sie legt sie aber nicht außerhalb der Umgebung ab, die sie erzeugt hat, und sie hilft nicht, wenn der Mandant selbst nicht mehr erreichbar ist. Ein getrenntes Archiv trennt die Aufbewahrung vom Betrieb.