Revisionssichere E-Mail-Archivierung für Microsoft 365 und Exchange

Nein. Exchange Online lässt Journaling in ein Exchange-Online-Postfach nicht zu. Journal-Reports werden ausschliesslich an ein externes Archivsystem zugestellt. Genau diese Rolle übernimmt Archive über eine dedizierte Ingestion-Adresse.

Über eine Journalregel in Exchange Online, die alle ein- und ausgehenden sowie internen Nachrichten an die dedizierte Ingestion-Adresse von Archive weiterleitet. Der Transport erfolgt verschlüsselt per TLS mit moderner Authentifizierung, ganz ohne Connector-Zwang.

Das In-Place-Archiv in Exchange Online ist eher ein Speicher-Tier pro Postfach, Journaling in ein Exchange-Online-Postfach ist untersagt und S/MIME-Inhalte werden in Purview eDiscovery nicht unterstützt. Archive ist ein getrenntes, revisionssicheres Archiv und macht vom Gateway entschlüsselte Inhalte durchsuchbar.

Ja. Archive archiviert den entschlüsselten Klartext, sodass auch S/MIME-Nachrichten im Volltext durchsuchbar bleiben. In Purview eDiscovery werden S/MIME-Inhalte hingegen nicht unterstützt.

Ja. Exchange Online und Exchange SE On-Premise werden parallel erfasst. Nachrichten, die in beiden Umgebungen auftreten, werden dedupliziert, sodass jede E-Mail nur einmal im Archiv liegt.

Ausschliesslich in europäischen Rechenzentren bei einem europäischen Anbieter. Der US CLOUD Act betrifft Microsoft trotz europäischem Rechenzentrum, Archive unterliegt diesem Zugriff nicht. Die Bekanntgabe ins Ausland ist nach Art. 16 Abs. 1 revDSG zulässig, weil die EU-Staaten in Anhang 1 der Datenschutzverordnung aufgeführt sind.

Nein. Das In-Place-Archiv in Exchange Online ist ein zusätzlicher Speicherbereich am Postfach, kein Archiv im Sinne der Aufbewahrungspflicht. Es bleibt im Zugriff des Postfachinhabers, folgt dem Postfach bei Umzug und Löschung und weist eine nachträgliche Veränderung nicht in der Form nach, die die Geschäftsbücherverordnung verlangt. Dafür braucht es eine Ablage ausserhalb des Postfachs.

Zehn Jahre für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz nach Art. 958f OR. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Für Unterlagen mit Bezug zur Mehrwertsteuer gilt Art. 70 MWSTG, für Unterlagen zu Immobilien läuft die Frist bis zum Ablauf der Verjährung nach Art. 70 Abs. 3 MWSTG.

Nicht ohne ein Archiv. Microsoft 365 speichert Nachrichten, die Geschäftsbücherverordnung verlangt darüber hinaus Integrität, Nachvollziehbarkeit und eine dokumentierte Organisation über die gesamte Aufbewahrungsfrist, und Art. 958f Abs. 4 OR verlangt, dass die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können. Eine Aufbewahrungsrichtlinie verhindert das Löschen, ersetzt aber weder die Unveränderbarkeit noch den Nachweis.

Nein. Eine Aufbewahrungsrichtlinie hält Nachrichten im Postfach oder im Wiederherstellungsbereich fest und schützt sie vor dem Löschen. Sie legt sie aber nicht ausserhalb der Umgebung ab, die sie erzeugt hat, und sie hilft nicht, wenn der Mandant selbst nicht mehr erreichbar ist. Ein getrenntes Archiv trennt die Aufbewahrung vom Betrieb.