Software voor e-mailhandtekeningen Elke mail met uw handtekening.

Ze beheert handtekeningen, wettelijke vermeldingen en banners voor alle medewerkers op één plek. In plaats van ieders eigen Outlook-handtekening zet Conbool het goedgekeurde sjabloon in elke mail.

De handtekening noemt de persoon: naam, functie, contact. De disclaimer bevat wettelijke gegevens en meldingen van het bedrijf. Conbool beheert beide als aparte bouwstenen die in elke mail samenkomen.

Handmatige handtekeningen lopen uit elkaar: oude logo’s, verkeerde functies, ontbrekende gegevens. Elke wijziging kost tickets. Centraal gewijzigd is elke mail direct actueel, ook vanaf de smartphone.

Uit Entra ID, een lokale Active Directory of LDAP. Conbool synchroniseert regelmatig en vult het sjabloon voor elke afzender. Ontbreekt een waarde, dan vervalt de regel.

Dezelfde als in een zakelijke brief: bedrijfsnaam, rechtsvorm, zetel, register en nummer, plus de vertegenwoordiging. Voor Duitse vennootschappen gelden onder meer § 37a HGB, § 35a GmbHG en § 80 AktG. Conbool levert startsjablonen per rechtsvorm.

Ja. Regels op groep, domein, afzender en taal geven elke vennootschap en elk land het juiste sjabloon met eigen wettelijke gegevens.

Elke banner en elke campagne heeft een begin en een einde, bijvoorbeeld voor een beurs. Daarna verdwijnt de bouwsteen vanzelf, de handtekening blijft.

Via een eigen doorverwijzing, zonder trackingpixels. Hits door beveiligingsfilters van ontvangers staan apart. Of Conbool voegt alleen parameters toe en u telt in uw eigen analysetool.

Conbool herkent vervolgberichten en gebruikt daar een korte versie. Lange threads groeien niet met elke footer, de volledige versie staat in de eerste mail.

Op verzoek wel. Exchange bewaart de kopie voordat de mail de server verlaat. Conbool vult die daarna aan met dezelfde handtekening, het origineel wordt nooit verwijderd. Hiervoor zijn Microsoft 365 en een aparte toestemming nodig.

Ja, alleen met de Outlook-invoegtoepassing: zonder MX-wijziging, zonder SPF- en DKIM-record. Deze werkwijze geldt alleen in Outlook en is in de mailbox aanpasbaar. Voor afgedwongen gegevens kiest u de mailroute.

Ja, via de mailroute. De handtekening ontstaat bij verzending. Het apparaat maakt dus niet uit: Outlook, Apple Mail of webmail.

Nee. De editor werkt met bouwstenen om te slepen en meer dan 20 startsjablonen. Wie wil, voegt een bouwsteen met eigen HTML toe.

Ja. Conbool bedt afbeeldingen in de mail in, in plaats van ze van internet te laden. De portretfoto haalt Conbool uit de directory en verkleint hem.

Mails die de afzender al met S/MIME of PGP heeft ondertekend of versleuteld, verandert Conbool niet. Anders zou de ondertekening ongeldig worden.

Ja, via persoonlijke velden in de Outlook-invoegtoepassing, zoals doorkiesnummer of boekingslink. U bepaalt of een veld verplicht is en ziet wie het al heeft ingevuld.

Ja. Een code tussen vierkante haken aan het begin van het onderwerp kiest een andere regel of laat de handtekening weg. Regels kunnen ook uitzonderingen hebben, bijvoorbeeld voor facturen.

Ja. Sjablonen bouwt u na in de editor of neemt u over als eigen HTML. Exchange-transportregels zijn als regels in Conbool na te bouwen.

Via de mailroute vanaf de volgende mail. Nieuwe medewerkers en gewijzigde telefoonnummers verschijnen na de volgende synchronisatie met de directory.

Ja. Voor inkomende mail onder meer „Externe afzender”, een veiligheidsmelding en een afwezigheidsbericht. Voor campagnes beurs, productnieuws, webinar, onderscheiding en vacature.

Ja. In de Outlook-invoegtoepassing kiest u tussen uw eigen handtekening en die van de gedeelde mailbox. Via de mailroute kiest een regel op het afzenderadres.

LinkedIn, Xing, X, YouTube, Facebook, Instagram en eigen doelen. De afspraakknop leidt naar Calendly, Microsoft Teams, Zoom, Webex of een eigen adres.

Ja. Een verzendconnector leidt uitgaande mail via Conbool, waar de handtekening ontstaat. De directory bereikt Conbool via een agent die alleen naar buiten verbindt.

Elke regel kan sjablonen in zoveel talen bevatten als nodig, één als standaard. Conbool herkent de taal van het bericht en kiest de passende versie.

Vóór het opslaan controleert de editor alt-teksten, contrast en lettergrootte. Bij elk sjabloon ontstaat ook een tekstversie die schermlezers goed verwerken.

Disclaimer zit vanaf Suite 1 in het pakket. Welke producten in welke suite zitten, ziet u in het productoverzicht.