Slimme software voor e-mailhandtekeningen voor organisaties

Handtekeningen die iedereen zelf in Outlook zet, leiden onvermijdelijk tot een rommelige huisstijl, verouderde verplichte vermeldingen en veel werk voor de ondersteuning. Conbool verwerkt handtekeningen op de server: de opmaak blijft gegarandeerd gelijk, is juridisch bruikbaar en komt ook op een telefoon of in de webversie correct en in het juiste formaat mee.

Conbool stemt doorlopend af met uw Entra ID of met uw eigen Active Directory. De sjablonen worden vanzelf gevuld met de contactgegevens van de afzender, zonder dat de medewerker daar iets aan hoeft of kan doen.

Ja, de opzet is gemaakt voor meerdere talen en voor complexe structuren. U kunt regels vastleggen op grond van afdeling, domein, vestiging of groep in de directory, zodat elk onderdeel altijd de handtekening gebruikt die daar juridisch en regionaal juist is.

U kunt zonder moeite banners van de marketing meesturen die voor een ingesteld tijdvak aanstaan, bijvoorbeeld rond een beurs, en daarna vanzelf verdwijnen. Zo wordt de dagelijkse zakelijke post een gestuurd kanaal met bereik.

Conbool herkent reeksen van antwoorden en doorgestuurde post. U kunt precies bepalen dat een grote disclaimer of banner alleen bij het eerste bericht van een gesprek komt, en dat interne post en antwoorden een korte handtekening krijgen, zodat er geen eindeloze tekst ontstaat.

Met afgesproken stuurwoorden of met eigen regels kunnen gebruikers of beheerders in bijzondere gevallen het aanhangen van de disclaimer tegenhouden, bijvoorbeeld bij het geautomatiseerd versturen van facturen naar een verwerkend systeem.

Ja. Het centrale beheer van handtekeningen kan alleen via de Outlook-add-in draaien. Daarvoor is geen omzetting van de MX nodig, geen SPF-record en geen DKIM-sleutel van Conbool; het domein wordt vrijgegeven zonder rechten om af te leveren, en het bewijs loopt via de gekoppelde omgeving in Microsoft 365 of via een TXT-record. De handtekening ontstaat dan tijdens het schrijven in de postbus, en de inhoud van het bericht verlaat Microsoft 365 niet. Deze manier van werken heeft grenzen: zij werkt alleen in Outlook en alleen bij postbussen in Exchange Online, zij kent geen regels met banners en campagnes, en zij is in de postbus aan te passen en dus niet af te dwingen. Wie een onveranderlijke verplichte vermelding op elk uitgaand bericht nodig heeft, kiest de weg via de server. Later overstappen kan zonder alles opnieuw op te bouwen.

Ja, desgewenst. Exchange legt de kopie in Verzonden aan voordat het bericht de server verlaat, en daardoor ontbreekt bij elke handtekening vanaf de server eerst de handtekening in de eigen map, bij welke aanbieder dan ook. Conbool vult haar daarna aan: de kopie wordt in de postbus opgezocht en van de handtekening voorzien. Het origineel wordt daarbij nooit verwijderd. De functie moet uitdrukkelijk aan worden gezet en vraagt een verbinding met Microsoft 365 met eigen toestemming.