E-Mail-Signaturfür Exchange Server.Aus dem eigenen AD.
Automatische Signaturen mit Name, Titel und Durchwahl aus dem lokalen Active Directory. Serverseitig am Gateway, gleich auf jedem Gerät, ohne Entra ID.
Wo Signaturen am Exchange scheitern
Vier bekannte Stellen.
Transportregeln stoßen an Grenzen
Eine Regel setzt Felder ein, hängt den Text aber unter zitierte Antworten und lässt bei leeren Feldern Lücken.
Lokale Signaturprodukte laufen aus
Hersteller haben ihre lokalen Fassungen abgekündigt und verweisen auf Cloud-Dienste mit Entra ID.
Signaturen im Client driften
Vorlagen je Outlook werden kopiert, verändert und vergessen. Auf dem Smartphone fehlt die Signatur oft ganz.
Pflichtangaben ohne Kontrolle
Registergericht, Geschäftsführung, Sitz: ob sie unter jeder geschäftlichen Nachricht stehen, prüft niemand.
So entsteht die Signatur am Exchange
Drei Bausteine.
1. Sendeconnector zum Gateway
Ausgehende Post läuft über Conbool, der MX bleibt unverändert.
2. Felder aus dem AD
Der Verzeichnis-Agent liefert Name, Titel, Abteilung und Durchwahl, ausgehend und ohne offenen Port.
3. Vorlage nach Regel
Vorlagen nach Gruppe im Verzeichnis sowie Absender- und Empfängerdomäne.
Felder direkt aus dem Verzeichnis.
Jede Zeile der Signatur kommt aus einem Attribut im Active Directory.
Neue Durchwahl im AD, neue Signatur
Attribute je Feld zuordenbar
Gleiche Signatur auf jedem Gerät
Kein Entra ID nötig
Was Disclaimer am Exchange Server leistet
Sechs Punkte für den Alltag.
Gleich auf jedem Gerät
Die Signatur entsteht serverseitig, auch für Nachrichten vom Smartphone.
Pflichtangaben sicher
Rechtstexte stehen unter jeder ausgehenden Nachricht und lassen sich im Client nicht entfernen.
Banner mit Zeitfenster
Kampagnenbanner mit Start- und Enddatum, gesteuert nach Absender und Empfänger.
Zweitadressen erkannt
Wer unter einem Alias sendet, bekommt trotzdem seine Signatur.
Keine doppelten Signaturen
Hat das Add-in eine Nachricht schon bearbeitet, fasst das Gateway sie nicht noch einmal an.
Add-in für Outlook
Vorlagen und Vorschau im Postfach, mit Manifest für Exchange Server.
Transportregel oder Disclaimer
Was die Bordmittel des Exchange leisten und wo sie aufhören.
Conbool Disclaimer | Transportregel im Exchange | |
|---|---|---|
| Pflege der Vorlagen | Editor im Portal | HTML in der Regel |
| Vorlagen je Gruppe | per Auswahl | eine Regel je Gruppe |
| Vorschau beim Verfassen | im Add-in | nicht vorhanden |
| Weitere Mailserver und Microsoft 365 | dieselben Vorlagen | nur dieser Exchange |
Angaben zu Transportregeln nach der Dokumentation von Microsoft für Exchange Server SE.
Häufige Fragen
Wie richte ich eine automatische Signatur am Exchange Server ein?
Kann die Signatur Felder aus dem Active Directory nutzen?
Braucht es Entra ID?
Gilt die Signatur auch für Nachrichten vom Smartphone?
Was ist mit Exclaimer und CodeTwo am Exchange Server?
Gibt es ein Outlook-Add-in für Exchange Server?
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