Veilige bestandsoverdracht voor bedrijven Grote bestanden. Een kleine, veilige link.

SecureFiles is de veilige bestandsoverdracht van Conbool. Grote bestanden gaan als beveiligde link in plaats van als bijlage de deur uit, direct vanuit Outlook, Thunderbird of de browser. Daarbij komen een veilige postbus voor bestanden van buiten en pools als gedeelde dataroom. Elke download volgt uw regels en staat in het logboek.

De grens per bestand stelt uw beheer in de regels in. Typisch zijn CAD-tekeningen, video's, database-exports of medische beelden van meerdere gigabytes. Uploaden gebeurt in delen, een afgebroken upload gaat verder waar hij stopte. De limiet van uw mailserver speelt geen rol meer, want alleen de link staat in de mail.

Nee. Ontvangers openen de link in de browser en identificeren zich zoals uw regel voorschrijft, bijvoorbeeld met een code per e-mail. Ook inzenders in de veilige postbus en gasten in pools hebben geen account nodig. Alleen als u aanmelding met een tweede factor eist, maakt de ontvanger een account aan.

Met de SecureFiles-invoegtoepassing voor klassiek Outlook, nieuw Outlook en Outlook op het web. U voegt het bestand toe of kiest het in de invoegtoepassing, die het versleuteld uploadt en de link in de mail zet. Boven een ingestelde grootte meldt Outlook zich bij het versturen en biedt de link aan, desgewenst verplicht. U verspreidt de invoegtoepassing centraal via het Microsoft 365-beheercentrum.

Ja. Voor Thunderbird vanaf versie 128 is er een eigen add-on. Ook die vervangt grote bijlagen door een beveiligde link en gebruikt dezelfde regels als het portaal.

Ja. In het portaal en in de Outlook-invoegtoepassing kiest u bestanden direct uit SharePoint Online of OneDrive, zonder omweg via uw eigen computer. Conbool handelt daarbij alleen namens de aangemelde gebruiker en ziet alleen wat die mag zien. Het beheer schakelt het versturen uit SharePoint eenmalig vrij.

Via de veilige postbus. U maakt een uploadlink aan en deelt die per mail, op uw website of in uw handtekening. Externen uploaden zonder account, en bestanden worden vóór vrijgave op malware gecontroleerd. Desgewenst krijgt de postbus een eigen adres, uw kleur, een voettekst en gebruiksvoorwaarden.

In plaats van een leeg uploadveld vraagt u precies de documenten op die u nodig hebt. U markeert punten als verplicht of optioneel, met formaateisen, velden, voorwaarden en handtekening. Een deadline met automatische herinneringen op werkdagen houdt inzenders bij de les, en zij kunnen de herinneringen altijd afmelden. Aan het einde krijgt u een antwoordformulier als pdf.

Een pool is een gedeelde dataroom met mappen, leden en gasten. Iedereen werkt met de rol kijker, inzender, bewerker of beheerder. Rechten zijn per map in te stellen. Bestanden met dezelfde naam worden versies, verwijderde bestanden gaan naar de prullenbak en zijn tot het einde van de termijn terug te halen.

Ja, als gast. Een gast opent de pool via een persoonlijke link en bevestigt met een zescijferige code per e-mail. Het beheer moet gasten eerst toestaan en kan hun rollen beperken.

Ja. Via de schijf verschijnen pools in Windows Verkenner en in de macOS Finder, aangemeld met een app-wachtwoord. Opslaan, hernoemen en verwijderen werken zoals in het portaal, verwijderde bestanden gaan naar de prullenbak. De Conbool-support richt de schijf voor uw tenant in.

Afhankelijk van de regel volstaat de link met het ontvangersadres, een code per e-mail of aanmelding met een tweede factor. U kunt een wachtwoord toevoegen dat u apart deelt. Het beheer stelt een minimumniveau in voor de hele tenant, afzonderlijke regels kunnen dat alleen strenger maken. Mislukte pogingen worden afgeremd.

Niet per se. Na een geslaagde controle kan de ontvanger zijn apparaat laten onthouden, bij de volgende download vervalt dan de code. Uw regel bepaalt of dat mag, hoe lang het geldt en of het voor één of alle overdrachten aan hetzelfde adres geldt. Een wachtwoord wordt bij elke overdracht toch gevraagd.

Met alleen bekijken zien ontvangers pdf, afbeeldingen en Office-documenten in de browser, downloaden kan niet. Het watermerk per download schrijft ontvanger, tijdstip en kenmerk op elke pagina. Zo is een doorgestuurde kopie terug te voeren op de download. Beide werken niet samen met end-to-end-versleuteling.

Zo lang als uw regel bepaalt: van een uur via dagen en maanden tot onbeperkt. U kunt ook het aantal downloads beperken en elke overdracht altijd intrekken. Voor het verlopen herinnert SecureFiles de afzender en desgewenst ontvangers die nog niets hebben gedownload. Na afloop wordt verwijderd, en de verwijdering staat in het logboek.

Ja, vóór elke vrijgave. Zolang de controle loopt, wacht de overdracht, pas daarna gaat de mail met de link de deur uit. Vindt de controle malware, dan wordt het bestand niet bezorgd en krijgt de afzender bericht. Uitgezonderd zijn end-to-end versleutelde bestanden, omdat de server de inhoud niet ziet.

Ja, als optie voor overdrachten, pools en postbussen. De browser versleutelt bestanden, bestandsnamen en begeleidende tekst vóór het uploaden, met een sleutel uit het wachtwoord of uw eigen sleutel. Conbool ziet dan alleen versleutelde data. Het beheer beslist of end-to-end is toegestaan of via een regel verplicht.

In de Conbool-cloud staan de bestanden versleuteld in datacenters in Duitsland. Onderweg beschermt TLS, in de opslag AES-256. Wie de bestanden zelf wil bewaren, koppelt eigen S3-compatibele opslag, en de verbinding wordt vóór het opslaan getest. In het portaal downloaden ontvangers direct uit de opslag, zonder tussenstation.

SecureFiles is gebouwd voor gebruik onder de AVG: versleuteling, toegang alleen volgens regel, termijnen met verwijdering en een logboek van alle handelingen. Inzage en verwijdering volgens de AVG lopen direct in het portaal, personen verschijnen daarna gepseudonimiseerd. De verwerkersovereenkomst krijgt u van ons.

Wie wanneer welke overdracht heeft aangemaakt, wie wanneer heeft gedownload, elke controle, elke vrijgave en elke wijziging aan regels. IP-adressen staan er alleen als controlewaarde in. Het logboek is als csv of pdf te exporteren, bijvoorbeeld voor privacy of een audit.

Ja. De REST-API leest de stand van overdrachten, verzoeken en pools, maakt overdrachten aan en uploadt bestanden in pools. De gebeurtenissencatalogus levert elke gebeurtenis als eigen webhook, met sjablonen voor n8n en Power Automate. Inzendingen in de postbus legt SecureFiles desgewenst af in S3, op een SFTP-server of in een SharePoint-bibliotheek.

Ja, als uw beheer die vrijschakelt. Een openbare downloadlink past bij persmateriaal, opnames of datasheets. Hij heeft een vaste downloadlimiet en een vervaldatum.

Ja. Naast de cloud is Conbool ook beschikbaar als installatie in uw eigen datacenter, en SecureFiles draait daar mee. Enkele functies, zoals de verkleinde downloadkopie, bestaan alleen in de cloud.

Ja. Een regel geldt voor alle gebruikers, een groep, een domein of één gebruiker. Zo mag HR bijvoorbeeld langer bewaren dan verkoop, of moet de directie end-to-end versleutelen. In elke regel staan bestandsgrens, termijnen, toegestane bestandstypen, ophaalniveau en de beveiligingsfuncties. Wat het minimumniveau van de tenant voorschrijft, kan geen regel afzwakken.

Een postbus is eenrichtingsverkeer naar binnen: externen uploaden, alleen u ziet de bestanden. Een pool is een gedeelde ruimte waarin team en gasten langere tijd bestanden opslaan, lezen en bewerken, met een rol per persoon. Voor een eenmalig verzoek om documenten past de postbus, voor een lopend project met partners de pool.

Gratis diensten voor het versturen van bestanden zijn gebouwd voor privégebruik. Ze kennen de regels van uw bedrijf niet, houden geen logboek bij voor privacy en controleren niet wie een bestand ophaalt. SecureFiles is veilige bestandsoverdracht voor bedrijven: uw beheer bepaalt wie wat naar wie mag sturen, elke download wordt vastgelegd en de bestanden staan versleuteld in Duitsland. Daarbij komen ontvangen en samenwerken, wat een pure verzenddienst niet biedt.

SecureMail versleutelt de e-mail zelf, bijvoorbeeld met S/MIME, PGP of als pdf met wachtwoord. SecureFiles zorgt voor bestanden die te groot of te gevoelig zijn voor een mail, en voor het ontvangen van bestanden van buiten. Beide grijpen in elkaar: het beveiligde ophalen in SecureMail gebruikt een SecureFiles-link met code. Veel klanten gebruiken beide producten samen.

SecureFiles vraagt geen wijziging aan uw mailroute. U bevestigt uw domein, legt in een regel vast wie mag versturen en met welke grenzen, en verspreidt de Outlook-invoegtoepassing via het Microsoft 365-beheercentrum. Daarna versturen uw medewerkers grote bestanden direct vanuit Outlook. Postbussen en pools maakt u in het portaal aan zodra u ze nodig hebt.

Ja. In het portaal sleept u een map naar de overdracht, SecureFiles pakt die in tot een archief. Voor zeer grote mappen waar meerdere mensen wekenlang aan werken, is een pool de betere keuze. Daar blijven structuur, versies en rechten behouden.

De melding draagt uw afzendernaam, uw logo, uw kleur en uw standaardtekst. De downloadpagina verschijnt in dezelfde stijl. Zo herkent de ontvanger uw bedrijf en geen onbekende dienst, wat ook tegen phishingvermoeden beschermt. Het beheer legt de vormgeving eenmalig centraal vast.

Ja. In de geschiedenis van elke overdracht staat welke ontvanger wanneer welke bestanden heeft opgehaald. Wie nog niets heeft gedownload, kan voor het verlopen automatisch worden herinnerd. Een overdracht is altijd in te trekken, ook nadat de mail is verstuurd.

Overal waar vertrouwelijke of grote bestanden het huis verlaten of binnenkomen. Advocaten en belastingadviseurs wisselen contracten en bonnen uit met cliënten, praktijken en ziekenhuizen uitslagen en beelden, architecten en ingenieurs tekeningen met opdrachtgevers en partners. HR verzamelt sollicitatiestukken, inkoop tekeningen en certificaten van leveranciers. Voor iedereen geldt dezelfde veilige bestandsoverdracht met regels en logboek.

SecureFiles zit vanaf Suite 1 in het pakket. De prijs voor uw aantal gebruikers staat in de offerte. U kunt gratis testen.