Aanmelden
Functie · gestructureerd opvragen

Een uploadformulierdat de juistestukken binnenhaalt.

In plaats van een kale uploadlink stelt u een begeleide controlelijst op: welke documenten u nodig hebt, verplicht of optioneel, en in welke vorm. De ander ziet precies wat er nog ontbreekt en plaatst document voor document. Versleuteld, passend bij de AVG en zonder account.

Demo aanvragenSecureFiles in detail

Stukken verzamelen is handwerk

Een contactformulier met een uploadveld volstaat niet wanneer u zeven bepaalde stukken in de juiste vorm nodig hebt. Vier redenen waarom dat nu ergernis geeft.

Gangbare bouwers van formulieren geven risico onder de AVG

Veel bekende formulierdiensten slaan geplaatste bestanden buiten de EU op. Voor dossiers van cliënten, personeelsstukken of verklaringen over gezondheid is dat een probleem.

Heen en weer mailen over wat ontbreekt

Vijf van de acht stukken zijn er, twee in de verkeerde vorm en één ontbreekt. Er volgen drie berichten over en weer voordat het dossier compleet is.

Ongeordende uploads kosten sorteertijd

Alles belandt als een hoop in één map. Wie bepaalt wat bij het contract, bij het legitimatiebewijs en bij de verklaring hoort? U, met de hand.

Geen bewijs van wat is opgevraagd

Bij een controle en bij termijnen telt wat u wanneer hebt opgevraagd en ontvangen. Een losse uploadlink legt dat niet vast.

In drie stappen naar een compleet dossier

SecureFiles maakt van de uploadlink een begeleide aanvraag: u zegt wat u nodig hebt, de rest verloopt gestructureerd en passend bij de AVG.

1. De aanvraag opbouwen

U maakt groepen met verwachte documenten, verplicht of optioneel, met een aanwijzing over de vorm. Uit een sjabloon binnen seconden, voor terugkerende gevallen zoals het aannemen van een klant of het openen van een rekening.

2. De ander vult de controlelijst

De externe opent de link in de browser, zonder account. Hij ziet een heldere lijst met wat er nog ontbreekt en plaatst document voor document. Versleuteld en gecontroleerd op schadelijke inhoud.

3. Beoordelen en vrijgeven

U ziet per document het geplaatste bestand en neemt het aan, of stuurt het met een concrete vraag terug ter verbetering. De ander levert gericht na, zonder dat de hele aanvraag opnieuw begint.

Alles wat een gestructureerd uploadformulier nodig heeft

Geen zelfgebouwd formulier, maar een veilige aanvraag van stukken met een weg terug.

Een begeleide controlelijst

Groepen met benoemde documenten in plaats van een leeg uploadveld. De ander ziet in één oogopslag wat er wordt verwacht en wat er nog ontbreekt.

Verplicht, optioneel en eisen aan de vorm

Per document vast te leggen: verplicht of optioneel, de toegestane bestandsvormen, harde eisen zoals alleen het origineel, en een korte aanwijzing voor wie het plaatst.

Herbruikbare sjablonen

Veelvoorkomende aanvragen bouwt u eenmaal op, bewaart u als sjabloon en maakt u later in seconden opnieuw aan. Ideaal bij het aannemen van een klant, bij een aanvraag of bij een dossier.

Beoordelen met een weg terug

Elk document aannemen of met een concrete vraag terugsturen ter verbetering. Geen heen en weer per e-mail, maar alles op één plek vastgelegd.

Zonder account, versleuteld en gecontroleerd

Externen hoeven zich niet te registreren. Het plaatsen gaat over TLS, in rust geldt AES-256, en elk bestand wordt vóór vrijgave gecontroleerd op schadelijke inhoud.

De AVG, hosting in de EU, een auditlogboek en huisstijl

Infrastructuur in de EU, een auditlogboek volgens art. 30 AVG met versleuteld IP-adres en tijdstempel, een bewaartermijn per organisatie en de uploadpagina in uw eigen huisstijl.

Een gestructureerde aanvraag naast de alternatieven

Wat gangbare formulierdiensten en losse uploadlinks niet leveren en wij standaard wel.

 
SecureFiles
Formulierdienst en e-mail
Een begeleide controlelijst
Ja, met verplicht en optioneel
Nee, alleen een vrij uploadveld
Hosting in de EU volgens de AVG
Ja
Vaak buiten de EU
Versleuteling en plaats van opslag
TLS 1.3 en AES-256, een eigen opslagruimte mogelijk
Zelden, meestal alleen TLS
Grote bestanden
Zonder harde bovengrens
Meestal strak begrensd
Per document een verbetering vragen
Ja, met een vraag erbij
Nee, alleen een nieuwe e-mail
Controle vóór opslag
Standaard
Meestal niet

Uitspraken over de gebruikelijke werkwijze volgen de openbaar gedocumenteerde voorwaarden van gangbare handtekeningdiensten die persoonsgegevens uit Entra ID halen.

Veelgestelde vragen over het uploadformulier

Wat is een veilig uploadformulier?
Een uploadformulier is een webpagina waarmee externen u bestanden sturen zonder een account aan te maken. Bij SecureFiles is het meer dan een uploadveld: u legt een begeleide controlelijst vast van de documenten die u nodig hebt, verplicht of optioneel. De ander ziet precies wat er nog ontbreekt en plaatst gestructureerd. Versleuteld, gecontroleerd en passend bij de AVG.
Waarin verschilt het van de veilige ingang?
De veilige ingang is een persoonlijke uploadlink zonder vaste structuur, ideaal om snel iets willekeurigs te ontvangen. Het uploadformulier gaat verder: u legt vooraf vast welke benoemde documenten u verwacht en in welke vorm, en leidt de ander door een controlelijst. Voor complete dossiers, het aannemen van klanten en aanvraagtrajecten is de gestructureerde aanvraag de betere keuze.
Hebben ontvangers een account nodig?
Nee. De ander opent de link in de browser, ziet de controlelijst en plaatst zijn stukken. Geen registratie, geen programma en geen aanmelding bij Microsoft of Google. Desgewenst beveiligt u het formulier met een wachtwoord dat de ander vóór het plaatsen invoert.
Kan ik verplichte en optionele documenten aangeven?
Ja. Elk verwacht document is als verplicht of optioneel te markeren, met de toegestane vormen, een korte aanwijzing en harde eisen zoals alleen het origineel. De ander ziet de verplichte stukken uitgelicht en weet meteen wat er nog moet gebeuren.
Past het uploadformulier bij de AVG?
Ja. De infrastructuur staat in de EU, en TLS onderweg en AES-256 in rust zijn standaard. Elke aanvraag is te volgen via het auditlogboek volgens art. 30 AVG, IP-adressen worden versleuteld opgeslagen en de bewaartermijn is per organisatie in te stellen. Een voorbeeld van de verwerkersovereenkomst is op aanvraag beschikbaar.
Hoe groot mogen geplaatste bestanden zijn?
Er is geen harde bovengrens per bestand. Contracten, scans, tekeningen, medische beelden of video's zijn rechtstreeks te plaatsen, zonder dat de ander iets hoeft op te splitsen.
Kan ik een aanvraag als sjabloon bewaren?
Ja. Terugkerende aanvragen bouwt u eenmaal op en bewaart u als sjabloon. Bij een nieuwe zaak maakt u er in seconden een identiek opgebouwde aanvraag mee. Dat loont bij het aannemen van klanten, bij het openen van een rekening, bij een schademelding en bij elk vast traject met stukken.
Voor welke sectoren is het uploadformulier geschikt?
Overal waar externen vastomlijnde stukken aanleveren: advocatenkantoren met dossierstukken, accountantskantoren met bonnen per klant, banken en verzekeraars bij het aannemen van klanten en bij schademeldingen, personeelszaken met stukken van sollicitanten en nieuwe medewerkers, praktijken met uitslagen en verklaringen, en inkoop met documenten van leveranciers. Overal vervangt de begeleide aanvraag het heen en weer mailen.

Verwante oplossingen

Dateien aus SharePoint versenden

Aus SharePoint Online an Externe senden, ohne anonymen Freigabelink und ohne Gastkonto.

WeTransfer-Alternative

DSGVO-konformer Dateiversand aus der EU, ohne CLOUD-Act-Risiko.

Cryptshare-Alternative

Modulare deutsche Alternative mit Verschlüsselung und Schlüsselverwaltung in der EU.

FTP-Alternative

Sicherer Dateitransfer statt FTP — Outlook-Add-in, Audit-Log, NIS-2.

DSGVO-konformer Dateiversand

Verschlüsselter Dateiversand nach Art. 32 DSGVO und NIS-2.

Sicherer Posteingang

Dateien sicher empfangen — persönlicher Upload-Link für Externe.

Große Dateien per Outlook

Outlook-Anhang zu groß? Direkt aus Outlook verschlüsselt versenden.

SharePoint-Alternative

Sichere gemeinsame Dateiräume für Externe, ohne Microsoft-Cloud.

Vraag stukken gestructureerd op.

Demo in 30 minuten. De proefperiode is gratis. Uw dossier in één keer compleet.

Demo aanvragenSecureFiles in detail