Controleerbare e-mailarchivering. Alles bewaard, in seconden gevonden.

Een officiële GoBD-certificering bestaat niet, de Duitse belastingdienst geeft geen goedkeurende verklaringen af. Archive ondersteunt archivering volgens de GoBD-regels en levert een vooraf ingevulde procesbeschrijving. Een softwareverklaring volgens IDW PS 880 is in voorbereiding.

Alleen de door de gateway ontsleutelde S/MIME- en PGP-berichten worden daarnaast in leesbare tekst doorzoekbaar gearchiveerd; het versleutelde origineel blijft in de postbus. Andere archieven bewaren vaak alleen de versleutelde omhulling en vinden daarin niets.

Vooraf ingesteld zijn 6 jaar voor handels- en zakelijke brieven, 8 jaar voor boekingsstukken volgens de vierde Duitse wet op de vermindering van administratieve lasten en 10 jaar voor jaarrekeningen. Eigen termijnen per afdeling, groep of postbus zijn mogelijk.

Berichten worden automatisch en vastgelegd verwijderd, telkens bij de jaarwisseling na afloop van de termijn. Een actieve legal hold stelt het verwijderen onderbouwd uit. Elke verwijderronde sluit af met een integriteitsbewijs.

De cloudversie en de versie op eigen apparatuur komen uit hetzelfde product met dezelfde codebasis. Later wisselen tussen beide is mogelijk zonder van product te veranderen.

Exchange Online levert journaalrapporten af op een eigen adres van Archive. De inrichting bestaat uit één journaalregel en kost enkele minuten. Exchange op eigen apparatuur sluit aan via een journaal- of transportregel.

Ja. Met de Conbool Archive-invoegtoepassing zoeken en lezen gebruikers gearchiveerde berichten direct in Outlook klassiek, nieuw en op het web. Voor Thunderbird vanaf versie 128 is er een eigen uitbreiding. Bij postvakken in Microsoft 365 opent de invoegtoepassing de e-mail in het postvak in plaats van een kopie terug te plaatsen. Beide worden centraal verspreid.

Ja, voor postvakken in Exchange Online. Het archief synchroniseert de mappen elke nacht en wijst elk gearchiveerd bericht toe aan zijn map. Verplaatst iemand een bericht, dan legt het archief vast wanneer het in welke map kwam. Berichten die niet meer in het postvak staan, blijven in het archief bewaard en zijn als zodanig herkenbaar. De synchronisatie leest alleen en vraagt eenmalig toestemming van een beheerder van Microsoft 365.

Nee. Het archief bewaart e-mails onveranderbaar voor controle en wetgeving. Een back-up haalt na verwijdering of versleuteling hele postvakken, OneDrive en SharePoint terug.

Ja, in de invoegtoepassing en het portaal, alleen in hun eigen en gedeelde postvakken. Elke toegang wordt vastgelegd.

De weergave Dekking toont per soort verkeer of er de afgelopen dagen e-mails zijn binnengekomen. Ontbreekt een journaalregel, dan valt dat op voordat een controle ernaar vraagt.

Een softwareattest volgens IDW PS 880 en BSI C5 Type 2 zijn in voorbereiding; versie en auditor noemen wij na afgifte. Als tussentijds bewijs dient ISO 27001.

Archive zit vanaf Suite 2 inbegrepen en wordt per gebruiker afgerekend. Elke licentie brengt opslag mee, meer opslag is als pakket te boeken. Alle prijzen staan open op de prijspagina.

Ja. Losse e-mails als EML, grotere hoeveelheden als MBOX. Een export loopt via goedkeuring door een tweede persoon en staat daarna in het logboek.

Voor Microsoft 365 volstaat één journaalregel, dat duurt een paar minuten. Voor het bijwerken van mappen geeft een beheerder eenmalig toestemming. Oude data brengt u daarna in etappes over.

Een legal hold houdt e-mails vast die voor een procedure nodig zijn, ook na de bewaartermijn. Zolang hij geldt, wordt daarvan niets verwijderd. Opheffen kan alleen met goedkeuring van een tweede persoon.

Ja. Via de journaalregel legt het archief inkomende, uitgaande en interne e-mails vast. De weergave Dekking toont per soort verkeer of er de afgelopen dagen e-mails zijn binnengekomen.

Ja. PST-, EML- en MBOX-bestanden levert u aan via upload of netwerkpad, zonder Outlook. Dubbele e-mails vallen weg, en elke batch eindigt met een rapport en een controlesom.