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Feature · Strukturierte Anforderung

Ein Upload-Formular,das die richtigenDokumente einsammelt.

Statt eines nackten Upload-Links definieren Sie eine geführte Checkliste: welche Dokumente Sie brauchen, Pflicht oder optional, in welchem Format. Der Empfänger sieht genau, was noch fehlt, und lädt Dokument für Dokument hoch. Verschlüsselt, DSGVO-konform, ohne Konto.

Demo anfragenSecureFiles im Detail

Dokumente einsammeln ist Handarbeit

Ein Kontaktformular mit Upload-Feld reicht nicht, wenn Sie sieben bestimmte Unterlagen in der richtigen Form brauchen. Vier Gründe, warum das heute nervt.

Generische Formular-Builder sind DSGVO-Risiko

Jotform, Google Forms und Co. speichern Uploads in US-Clouds. Für Mandantenakten, Personalunterlagen oder Gesundheitsnachweise ein Compliance-Problem.

E-Mail-Ping-Pong um fehlende Unterlagen

Fünf von acht Dokumenten sind da, zwei im falschen Format, eins fehlt. Es folgen drei Mails hin und her, bis die Akte vollständig ist.

Unstrukturierte Uploads kosten Sortierzeit

Alles landet als Sammelsurium in einem Ordner. Wer ordnet zu, was zu Vertrag, Ausweis und Nachweis gehört? Sie, von Hand.

Kein Nachweis, was angefordert wurde

Bei Prüfungen und Fristen zählt, was Sie wann angefordert und erhalten haben. Ein loser Upload-Link dokumentiert das nicht.

In drei Schritten zur vollständigen Akte

SecureFiles macht aus dem Upload-Link eine geführte Anforderung: Sie sagen, was Sie brauchen, der Rest läuft strukturiert und DSGVO-konform.

1. Anforderung bauen

Sie legen Gruppen mit erwarteten Dokumenten an, Pflicht oder optional, mit Format-Hinweis. Aus einer Vorlage in Sekunden, für wiederkehrende Fälle wie Onboarding oder Kontoeröffnung.

2. Empfänger füllt die Checkliste

Der Externe öffnet den Link im Browser, ohne Konto. Er sieht eine klare Checkliste, was noch fehlt, und lädt Dokument für Dokument hoch. Verschlüsselt und virengeprüft.

3. Prüfen und freigeben

Sie sehen je Dokument die hochgeladene Datei und akzeptieren sie oder fordern eine Korrektur mit Rückfrage an. Der Empfänger liefert gezielt nach, ohne dass die ganze Anforderung von vorn beginnt.

Alles, was ein strukturiertes Upload-Formular braucht

Kein Bastel-Formular, sondern eine sichere Dokumenten-Anforderung mit Rückkanal.

Geführte Dokumenten-Checkliste

Gruppen und benannte Dokumente statt eines leeren Upload-Felds. Der Empfänger weiß auf einen Blick, was erwartet wird und was noch fehlt.

Pflicht, optional, Formatvorgaben

Pro Dokument festlegbar: Pflicht oder optional, erlaubte Formate, harte Vorgaben wie nur Original, plus ein Kurzhinweis für den Uploader.

Wiederverwendbare Vorlagen

Häufige Anforderungen einmal aufbauen, als Vorlage speichern und jederzeit in Sekunden neu erzeugen. Ideal für Onboarding, Antrag oder Fallakte.

Review mit Korrektur-Rückkanal

Jedes Dokument akzeptieren oder mit einer konkreten Rückfrage zur Korrektur zurückgeben. Kein E-Mail-Ping-Pong, alles an einem Ort dokumentiert.

Ohne Konto, verschlüsselt, virengeprüft

Externe brauchen keine Registrierung. Der Upload ist TLS-gesichert, at-rest AES-256, jede Datei wird vor Freigabe auf Malware geprüft.

DSGVO, EU-Hosting, Audit-Log, Branding

Infrastruktur in der EU, Audit-Log nach DSGVO Art. 30 mit IP-Hash und Zeitstempel, Retention pro Mandant, Upload-Seite in Ihrem Branding.

Strukturiertes Anforderungs-Formular im Vergleich

Was generische Formular-Builder und lose Upload-Links nicht leisten, und wir im Standard liefern.

 
SecureFiles
Formular-Builder und E-Mail
Geführte Dokumenten-Checkliste
Ja, mit Pflicht und optional
Nein, nur ein freies Upload-Feld
DSGVO-konformes EU-Hosting
Ja
Oft US-Cloud (Jotform, Google Forms)
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Ja, optional clientseitig
Selten, meist nur TLS
Große Dateien
Ohne harte Obergrenze
Meist eng limitiert
Korrektur pro Dokument anfordern
Ja, mit Rückfrage
Nein, nur neue E-Mail
Virenscan vor Ablage
Standard
In der Regel nicht

Stand 2026. Vergleichsangaben zu Drittanbietern auf Basis öffentlich verfügbarer Quellen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Ohne Gewähr auf fortdauernde Richtigkeit.

Häufige Fragen zum Datei-Upload-Formular

Was ist ein sicheres Datei-Upload-Formular?
Ein Datei-Upload-Formular ist eine Web-Seite, über die Externe Ihnen Dateien zusenden, ohne ein Konto anzulegen. Bei SecureFiles ist es mehr als ein Upload-Feld: Sie definieren eine geführte Checkliste der Dokumente, die Sie brauchen, Pflicht oder optional. Der Empfänger sieht genau, was noch fehlt, und lädt strukturiert hoch. Verschlüsselt, virengeprüft und DSGVO-konform.
Worin unterscheidet es sich vom sicheren Posteingang?
Der sichere Posteingang ist ein persönlicher Upload-Link ohne feste Struktur, ideal für den schnellen Ad-hoc-Empfang beliebiger Dateien. Das Datei-Upload-Formular geht weiter: Sie legen vorher fest, welche benannten Dokumente Sie erwarten, in welcher Form, und führen den Empfänger durch eine Checkliste. Für vollständige Akten, Onboarding und Antragsstrecken ist die strukturierte Anforderung die bessere Wahl.
Brauchen Empfänger ein Konto?
Nein. Der Empfänger öffnet den Link im Browser, sieht die Checkliste und lädt hoch. Keine Registrierung, keine Software, keine Microsoft- oder Google-Anmeldung. Optional lässt sich das Formular mit einem Passwort schützen, das der Externe vor dem Upload eingibt.
Kann ich Pflicht- und optionale Dokumente definieren?
Ja. Jedes erwartete Dokument lässt sich als Pflicht oder optional markieren, mit erlaubten Formaten, einem Kurzhinweis und harten Vorgaben wie nur Original. Der Empfänger sieht Pflichtdokumente hervorgehoben und erkennt sofort, was zum Abschluss noch fehlt.
Ist das Upload-Formular DSGVO-konform?
Ja. Die Upload-Infrastruktur liegt in der EU, TLS-in-transit und AES-256-at-rest sind Standard. Jede Anforderung ist über das Audit-Log nachvollziehbar (DSGVO Art. 30), IP-Adressen werden gehasht gespeichert, die Retention ist pro Mandant konfigurierbar. Ein AVV-Template ist auf Anfrage verfügbar.
Wie groß dürfen hochgeladene Dateien sein?
Es gibt keine harte Obergrenze pro Datei. Verträge, Scans, CAD-Zeichnungen, DICOM-Befunde oder Video-Nachweise lassen sich direkt hochladen, ohne dass der Empfänger auf einen Split-Workflow ausweichen muss.
Kann ich Anforderungen als Vorlage speichern?
Ja. Wiederkehrende Anforderungen bauen Sie einmal auf und speichern sie als Vorlage. Bei Bedarf erzeugen Sie in Sekunden eine neue, identisch strukturierte Anforderung. Das lohnt sich für Onboarding, Kontoeröffnung, Schadensmeldung oder jede standardisierte Dokumentenstrecke.
Für welche Branchen eignet sich das Upload-Formular?
Überall, wo Externe definierte Unterlagen einreichen: Kanzleien (Mandatsunterlagen), Steuerberater (Belege pro Mandant), Banken und Versicherungen (Onboarding, Schadensmeldung), HR (Bewerber- und Onboarding-Dokumente), Arztpraxen (Befunde und Nachweise), Einkauf (Lieferantendokumente). Überall dort ersetzt die geführte Anforderung das E-Mail-Ping-Pong.

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