Lösung · DSGVO & NIS-2

Dateiversandmit Auftragsverarbeitung.Verschlüsselt und protokolliert.

Art. 32 DSGVO verlangt geeignete Maßnahmen nach dem Stand der Technik. SecureFiles liefert dafür Verschlüsselung, Integritätskontrolle, Zugriffskontrolle und Protokollierung. Speicherung in Deutschland, Vertragspartner in Deutschland.

Demo anfragenSecureFiles im Detail

Wo normaler Dateiversand an Grenzen stößt

Vier Fragen, die sich beim Versand personenbezogener Daten stellen.

Unverschlüsselte E-Mail

Art. 32 DSGVO nennt Verschlüsselung als geeignete Maßnahme. Bei besonderen Kategorien nach Art. 9, etwa Gesundheitsdaten, steigen die Anforderungen. Was im Einzelfall genügt, bewertet der Verantwortliche.

Anbieter und Standort klären

Der Speicherort allein sagt wenig. Wichtig sind auch Vertragspartner, Unterauftragnehmer und Datenflüsse, denn je nach Sitz kann für einen Anbieter fremdes Recht gelten, etwa der US CLOUD Act.

Löschung belegen

Art. 17 DSGVO regelt das Recht auf Löschung. Ohne feste Aufbewahrung und automatische Löschung ist schwer zu belegen, dass Dateien entfernt wurden.

Nachvollziehbarkeit

Wer was wann übertragen hat, lässt sich beim normalen Versand oft nicht nachvollziehen. Das erschwert die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

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DSGVO
Art. 28 · AVV
EU
Deutschland
AES
256 Bit
Audit
Audit-Log
Audit-Log (Auszug)
●10:42anna@kunde.de·download · gutachten.pdf
●10:38martin@ihrefirma.de·upload · kampagne.zip (18 GB)
●10:29system·retention · 12 Dateien gelöscht
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Protokoll, Löschfristen und AVV an einem Ort

Nachvollziehbar und löschbar: SecureFiles protokolliert Downloads und Uploads, löscht automatisch nach Ablauf der Aufbewahrung und liefert AVV und Audit-Exporte.

Server in Deutschland, Datenhaltung in der EU.

AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO) und Zusatzvereinbarungen vorbereitet.

Audit-Log mit Downloads, Uploads, IP-Hash und Retention-Events.

Löschfristen konfigurierbar, automatische Umsetzung statt manueller Pflege.

Was SecureFiles zu Art. 32 beiträgt

Technische und organisatorische Maßnahmen, konkret in Features übersetzt.

1. Verschlüsselung in-transit und at-rest

TLS 1.3 beim Upload und Download, AES-256 im Ruhezustand. Schlüsselverwaltung in der EU, auf Wunsch Ablage im eigenen S3-Bucket in Deutschland.

2. Speicherung in Deutschland

Voreingestellte Speicherung bei der Impossible Cloud GmbH in Frankfurt am Main, zertifiziert nach ISO/IEC 27001. Vertragspartner ist die Conbool GmbH in Hamburg. Alle Unterauftragnehmer und Standorte nennt der AVV, auch solche mit Sitz außerhalb der EU.

3. Audit-Log

Jeder Transfer, jeder Download, jede Policy-Verletzung im zentralen, exportierbaren Audit-Log. IP-Hashing schützt die Protokoll-Privatsphäre.

Compliance-Features im Standard

Nicht als Zusatzpaket, in jeder SecureFiles-Lizenz enthalten.

Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO

Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Integritätskontrolle und Belastbarkeit. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen beschreibt der AVV.

Ausgelegt auf NIS-2

Audit-Log, Zugriffskontrolle und Aufbewahrung unterstützen Maßnahmen nach Art. 21 der NIS-2-Richtlinie. Die Pflichten selbst bleiben bei Ihrer Organisation.

AVV öffentlich einsehbar

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO unter conbool.com/dpa, mit allen Unterauftragnehmern und Standorten.

Aufbewahrung je Regel

Automatische Löschung nach der Aufbewahrung, die die Regel festlegt.

Speicherung in Deutschland

Voreingestellte Speicherung in Deutschland. Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Speicheranbieter Impossible Cloud (Hamburg).

Übersicht je Organisation

Übersicht je Organisation über aktive Übertragungen und die Aufbewahrung je Regel.

Ende-zu-Ende auf Wunsch

Der Browser verschlüsselt Dateien, Dateinamen und Begleittext, bevor sie den Rechner verlassen. Der Server speichert nur Chiffrat und kann es nicht lesen. Dann entfällt die Prüfung auf Schadsoftware.

Regeln und Schutz zentral

Zentrale Vorgaben legt die Verwaltung fest, für alle oder je Benutzer, Gruppe oder Domäne. Dazu gehören Abrufstufe, Passwort, Ende-zu-Ende und Aufbewahrung. Der Server setzt jede Vorgabe bei jedem Versand durch.

Bestätigung und Protokoll

Auf Wunsch bestätigt, wer einen öffentlichen Link öffnet, seine Adresse mit einem Code. Der Absender sieht dann, wer abgerufen hat. Das Protokoll hält jede wesentliche Aktion fest, auch die der Gäste.

Worauf es beim Dateiversand ankommt

Was SecureFiles liefert, und was Sie bei jedem Anbieter prüfen sollten.

 
SecureFiles
Beim Anbieter prüfen
Verschlüsselung
TLS 1.3, AES-256, auf Wunsch Ende-zu-Ende
Auch bei der Ablage? Ende-zu-Ende möglich?
Vertragspartner und Speicherort
Conbool GmbH, Speicherung in Deutschland
Wo liegen die Daten, wer ist Vertragspartner?
AVV nach Art. 28 DSGVO
Öffentlich unter conbool.com/dpa
Liegt ein AVV vor, und passt er zum Einsatz?
Audit-Log
Standardmäßig
Wird jeder Abruf protokolliert, ist das Protokoll exportierbar?
Unterauftragnehmer
Im AVV benannt, auch außerhalb der EU
Sind alle benannt, mit Sitz und Aufgabe?
Aufbewahrung
Je Regel einstellbar
Lässt sich die Frist selbst festlegen?
Drittlandbezug
Im AVV ausgewiesen
Gilt für den Anbieter fremdes Recht, etwa der US CLOUD Act?

FAQ zu DSGVO und Dateiversand

Wie unterstützt SecureFiles bei der DSGVO?
SecureFiles bringt technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO mit: Verschlüsselung (TLS 1.3 beim Transport, AES-256 im Ruhezustand), Pseudonymisierung (IP-Hashing im Audit-Log), Integritätskontrolle (signierte Links), redundante Server und Zugriffskontrolle (Entra-ID-Anmeldung, Rollen). Den AVV nach Art. 28 DSGVO finden Sie unter conbool.com/dpa. Ob der Einsatz im Einzelfall genügt, bewertet Ihre Organisation als Verantwortliche.
Was steht in Art. 32 DSGVO genau?
Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) fordert ‚geeignete technische und organisatorische Maßnahmen' nach Stand der Technik. Explizit genannt werden: (a) Pseudonymisierung und Verschlüsselung, (b) Vertraulichkeit/Integrität/Verfügbarkeit/Belastbarkeit, (c) Wiederherstellbarkeit nach Zwischenfall, (d) regelmäßige Überprüfung und Bewertung. SecureFiles liefert dafür technische Bausteine, die Bewertung bleibt beim Verantwortlichen.
Was regelt der US CLOUD Act?
Der US CLOUD Act von 2018 verpflichtet Anbieter, die US-Recht unterliegen, Daten auf Anordnung von US-Behörden herauszugeben, auch wenn sie außerhalb der USA gespeichert sind. Ob das einen Dienst betrifft, hängt von Anbieter, Konzernstruktur und Unterauftragnehmern ab. Bei SecureFiles liegen die Dateien voreingestellt bei der Impossible Cloud GmbH in Frankfurt am Main. Alle Unterauftragnehmer und Standorte nennt der AVV, auch solche mit Sitz außerhalb der EU.
Reicht ein kostenloser Dienst für den Dateiversand?
Für private Einzelfälle mag das genügen. Organisationen mit DSGVO-Pflichten sollten drei Punkte klären: wer die Schlüssel verwaltet, welchem Recht der Anbieter unterliegt und ob ein AVV nach Art. 28 DSGVO vorliegt. Das gilt für jeden Anbieter, auch für uns.
Was ist ein AVV und brauche ich einen?
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht, sobald Sie personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lassen. Das gilt auch für die geschäftliche Nutzung von SecureFiles. Unseren AVV finden Sie unter conbool.com/dpa.
Muss ich Dateiversand laut DSGVO verschlüsseln?
Das Gesetz schreibt es nicht wörtlich vor, legt es aber oft nahe. Art. 32 DSGVO nennt Verschlüsselung explizit als Beispiel für eine geeignete technische Maßnahme. Bei besonderen Datenkategorien (Art. 9: Gesundheit, Religion, ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung) ist Verschlüsselung in der Praxis meist geboten. Auch die Erwägungsgründe der DSGVO (EG 83) betonen die Rolle von Verschlüsselung zur Risikominimierung.
Wie hilft SecureFiles bei NIS-2?
Die NIS-2-Richtlinie verpflichtet wesentliche und wichtige Einrichtungen in Art. 21 zu Maßnahmen des Risikomanagements. SecureFiles unterstützt dabei mit Zugriffskontrolle (Entra-ID-Anmeldung, Rollen), Kryptografie (Ende-zu-Ende auf Wunsch, AES-256), Audit-Log und einem AVV mit benannten Unterauftragnehmern. Die Pflichten selbst bleiben bei Ihrer Organisation.
Wo finde ich den AVV?
Den gültigen AVV finden Sie öffentlich unter conbool.com/dpa. Er nennt alle Unterauftragnehmer und Standorte. Rückfragen beantworten wir über das Kontaktformular.

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