Feature · Versand aus SharePoint

Dateien ausSharePointextern versenden.

Die Datei liegt bereits in SharePoint, der Empfänger sitzt außerhalb der Organisation. Conbool SecureFiles holt sie direkt aus Microsoft 365 und stellt sie verschlüsselt zu, ohne anonymen Freigabelink, ohne Gastkonto und ohne Umweg über den Rechner des Absenders.

Demo anfragen SecureFiles im Detail

Aus SharePoint gewählt

Verschlüsselt zugestellt

Warum der Versand aus SharePoint scheitert

Die Datei ist da, der Weg nach außen fehlt.

Anonyme Freigabelinks sind gesperrt

In vielen Organisationen hat die IT die externe Freigabe abgeschaltet, weil ein Link ohne Anmeldung unbegrenzt weitergereicht werden kann. Damit ist der bequeme Weg zu, und die Fachabteilung weicht auf private Dienste aus.

Gastkonten sind für einen Versand zu viel

Wer eine einzelne Datei an einen Steuerberater oder Kunden schickt, will keinen Gastzugang im Verzeichnis anlegen, der danach gepflegt und wieder entfernt werden muss.

Herunterladen und neu anhängen kostet doppelt

Der übliche Ausweg führt über den eigenen Rechner: erst aus SharePoint laden, dann an eine Mail hängen. Bei großen Dateien scheitert das an der Anhangsgrenze, und es entsteht eine zweite Kopie außerhalb der Kontrolle.

So läuft der Versand mit Conbool

Vier Schritte, keine Änderung an der SharePoint-Konfiguration.

Datei im gewohnten Dialog wählen

Der Absender wählt die Datei im Dateiwähler von Microsoft, in der Weboberfläche oder direkt im Outlook-Add-in. Sichtbar ist genau das, was er in SharePoint ohnehin sehen darf.

Conbool holt die Datei selbst

Der Abzug läuft zwischen Microsoft 365 und den Servern von Conbool. Die Datei wandert nicht durch den Rechner des Absenders, deshalb spielt weder die Leitung im Büro noch die Anhangsgrenze eine Rolle.

Verschlüsselt zustellen, mit Ablauf

Der Empfänger bekommt einen eigenen Link, auf Wunsch mit Passwort, Ablaufdatum und einmaligem Abruf. Ein Gastkonto braucht er nicht.

Nachweis bleibt im Haus

Jeder Abruf steht im Protokoll, mit Zeitpunkt und Empfänger. Nach Ablauf wird die Kopie automatisch gelöscht.

Was den Weg tragfähig macht

Der Versand aus SharePoint ist ein Betriebsvorgang, kein Umweg.

Keine Freigabeeinstellung wird geöffnet

Die externe Freigabe in Microsoft 365 bleibt so streng, wie die IT sie gesetzt hat. Conbool arbeitet im Namen des angemeldeten Anwenders und nicht mit einem anonymen Link.

Rechte des Anwenders gelten unverändert

Auswählbar ist nur, was der Anwender in SharePoint selbst sieht. Es gibt keinen Zugriff der Anwendung auf fremde Bibliotheken und kein Token, das bei Conbool liegen bleibt.

Große Dateien ohne Anhangsgrenze

Auch Videoschnitte, Pläne und Datenbankauszüge gehen raus. Die Grenze setzt der gebuchte Speicher, nicht das Postfach des Empfängers.

Direkt aus Outlook

Das Add-in bietet denselben Weg im Mailfenster an. Der Link entsteht im Text der Mail, die der Absender ohnehin schreibt.

Europäisch gehostet

Die Kopie liegt auf europäischen Servern, verschlüsselt mit AES-256. Auf Wunsch im eigenen Speicher des Kunden oder auf eigener Hardware.

Teams-Kanäle eingeschlossen

Dateien aus Teams liegen in SharePoint-Bibliotheken und lassen sich genauso versenden, auch wenn sie als Verweis in einer geteilten Bibliothek stehen.

Anonymer Freigabelink oder Versand über Conbool

Beide führen die Datei nach außen. Der Unterschied liegt in der Kontrolle.

	Conbool SecureFiles	Anonymer SharePoint-Link
Externe Freigabe im Mandanten	Bleibt gesperrt	Muss geöffnet werden
Weitergabe des Links	Passwort und einmaliger Abruf möglich	Unbegrenzt weiterreichbar
Ablauf	Fest gesetzt, Kopie wird gelöscht	Optional, Datei bleibt in SharePoint
Nachweis je Empfänger	Protokoll mit Zeitpunkt	Nur im Prüfprotokoll des Mandanten
Gastkonto nötig	Nein	Je nach Richtlinie

Angaben zum üblichen Weg nach den öffentlich dokumentierten Voraussetzungen verbreiteter Signaturdienste, die Personendaten aus Entra ID beziehen.

Häufige Fragen zum Versand aus SharePoint

Muss die externe Freigabe in Microsoft 365 aktiviert werden?

Nein. Conbool erzeugt keinen SharePoint-Freigabelink, sondern holt die Datei im Namen des angemeldeten Anwenders und stellt sie über einen eigenen, geschützten Link zu. Die Freigabeeinstellungen des Mandanten bleiben unverändert.

Welche Berechtigungen bekommt Conbool im Microsoft-365-Mandanten?

Ausschließlich delegierte Rechte, die im Namen des jeweils angemeldeten Anwenders gelten. Es gibt keinen Anwendungszugriff auf Postfächer oder Bibliotheken, und bei Conbool bleibt kein Token liegen. Der Anwender kann genau die Dateien versenden, die er in SharePoint ohnehin sieht.

Wer muss die Freigabe erteilen?

Ein Administrator des Microsoft-365-Mandanten stimmt der Anwendung einmalig zu. Der Vorgang dauert einen Klick und steht in den SecureFiles-Einstellungen bereit.

Lassen sich Dateien aus Teams-Kanälen versenden?

Ja. Kanaldateien liegen in der SharePoint-Website des Teams und erscheinen im Dateiwähler. Auch Verweise aus geteilten Bibliotheken werden aufgelöst.

Wie groß darf eine Datei sein?

Die Anhangsgrenze des Postfachs spielt keine Rolle, weil die Datei nicht an die Mail gehängt wird. Maßgeblich ist der gebuchte Speicher sowie eine optionale Obergrenze je Datei, die der Mandant selbst setzt.

Bleibt die Datei in SharePoint liegen?

Ja. Das Original bleibt unverändert an seinem Platz. Für den Versand entsteht eine verschlüsselte Kopie, die nach Ablauf der eingestellten Frist automatisch gelöscht wird.

Funktioniert das auch aus Outlook heraus?

Ja. Das Outlook-Add-in bietet dieselbe Auswahl an und fügt den Link in die Mail ein, die gerade geschrieben wird.

Den Weg aus SharePoint nach außen einmal sehen

In einer kurzen Demo an der eigenen Bibliothek, ohne Änderung an der Freigabeeinstellung.