Feature · Sicherer Posteingang

Dateiensicher empfangen.Ohne Konto-Zwang.

Jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Upload-Link. Mandanten, Patienten, Bewerber und Lieferanten senden Dateien verschlüsselt, ohne Konto, ohne Software, ohne E-Mail-Größenlimit. DSGVO-konform, europäisch gehostet.

Demo anfragenSecureFiles im Detail

Eingehende Dateien sind das ungelöste Problem

Versenden ist einfach. Empfangen ist das Drama. Vier Gründe, warum heute niemand zufrieden ist.

E-Mail-Anhänge werden abgelehnt

Ihr Empfangs-Postfach kappt bei 25 MB. Der Mandant schickt den Vertrag dreimal, jedes Mal landet er im Bounce-Report.

WeTransfer ist DSGVO-kritisch

Der Kunde sendet über WeTransfer, die Datei cached in den USA. Sie empfangen sie, aber rechtlich bewegen Sie sich im Graubereich.

OneDrive-Freigaben scheitern an Konten

Der Bewerber hat kein Microsoft-Konto. Die Berechtigung läuft ins Leere. Sie telefonieren hin und her, oder bitten um erneute Zusendung per E-Mail.

FTP-Server sind ein Wartungsalbtraum

Die IT will keine weiteren FTP-Credentials pflegen. Patches, Upgrades, Zugangsprotokolle, zu viel Aufwand für einen Datei-Upload.

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EU-Hosting · Ende-zu-Ende-verschlüsseltDSGVO-konform
Highlight · Sicherer Posteingang

Der persönliche Upload-Link, auf dem Externe wirklich ankommen

Jeder Mitarbeiter erhält seinen eigenen Upload-Link. Mandanten, Patienten und Bewerber laden Dateien im Browser hoch, ohne Konto, ohne Software. Verschlüsselt, protokolliert, europäisch gehostet.

Kein Konto für Externe erforderlich, kein Microsoft-Login, kein WeTransfer-Umweg.

Verschlüsselt vom Browser bis in die Ablage, Virenscan vor Ablage in Ihrem Postfach.

Eigene Subdomain und Branding möglich, der Link fühlt sich an wie Ihre Firma.

Vollständiges Audit-Log: Uploader, IP-Hash, Zeitstempel, Retention automatisch.

In drei Schritten zum sicheren Empfang

SecureFiles Sicherer Posteingang macht den Upload so einfach wie eine WeTransfer-Freigabe, aber DSGVO-konform und ohne US-Cloud.

1. Link teilen

Sie kopieren Ihren persönlichen Upload-Link aus SecureFiles oder setzen ihn auf Ihre Signatur, Website oder ein Mandantenschreiben.

2. Externe laden hoch

Der Einsender öffnet den Link im Browser. Kein Konto nötig. Datei auswählen, bei Bedarf Passwort eingeben, hochladen. Verschlüsselt übertragen und auf Schadsoftware geprüft.

3. Sie empfangen

Sie erhalten eine signierte Benachrichtigung per E-Mail. Datei ist in SecureFiles abholbereit. Audit-Log zeigt Herkunft, IP-Hash, Zeitpunkt.

Alles, was ein sicherer Eingang braucht

Ein persönlicher Link für den schnellen Empfang. Für feste Unterlagenlisten gibt es die strukturierte Anforderung.

Persönlicher Upload-Link

Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Link, bindbar an Rolle, Team oder Abteilung. Kein zentrales Sammelpostfach, klare Zuordnung vom ersten Upload an.

Verschlüsselt in Transport und Ablage

Upload-Stream ist TLS-gesichert, Daten at-rest AES-256, Ablage auf Wunsch im eigenen S3-Bucket in Deutschland. Auf Wunsch verschlüsselt der Browser des Einsenders jede Datei und jede Angabe für Ihren eigenen Schlüssel. Dann entfällt die Prüfung auf Schadsoftware.

Malware-Scan vor Freigabe

Jede hochgeladene Datei wird vor Zustellung gescannt. Infizierte Uploads landen in Quarantäne, nicht in Ihrem Postfach.

Audit-Log nach DSGVO Art. 30

Wer hat wann was geladen, inklusive IP-Hash, User-Agent und Dateigröße. Herkunft jederzeit nachweisbar.

Kein Konto für Externe

Der Mandant braucht keinen Microsoft-Account, kein Dropbox-Login, keine Tresorit-Registrierung. Link öffnen, hochladen, fertig.

Branding aus einem Guss

Upload-Seite in Ihrem Logo, Ihren Farben, mit Ihrem Impressum. Der Mandant sieht Ihre Marke, nicht die unsere.

Strukturierte Anforderung

Wenn Sie eine feste Liste erwarteter Unterlagen brauchen, legen Sie Pflichtpunkte an. Der Einsender arbeitet die Liste Punkt für Punkt ab und sieht, was noch fehlt.

Grenzen je Posteingang

Gesamtvolumen und Zahl der Dateien begrenzen Sie je Posteingang. Die Regel Ihrer Verwaltung gibt dafür Obergrenzen vor, und der Server setzt sie durch.

Datenraum für die Zusammenarbeit

Wird aus dem Einsenden eine laufende Zusammenarbeit, nutzen Sie einen Pool als Datenraum. Dort arbeiten Mitglieder und Gäste ohne Konto mit Rollen und Versionen.

Sicherer Posteingang im Vergleich

Was die üblichen Workarounds nicht leisten, und wir im Standard liefern.

 
SecureFiles
Typische Workarounds
Konto für Externe nötig
Nein
Meist ja (OneDrive, Dropbox, Tresorit)
Verschlüsselung und Speicherort
TLS 1.3 und AES-256, eigener Bucket möglich
Nur TLS
Virenscan vor Zustellung
Malware-Scan im Standard, bei Ende-zu-Ende nicht
Selten, oft nachgelagert
DSGVO-europäisches Hosting
Ja
Oft US-Cloud
Audit-Log mit IP-Hash
Standard
Nur begrenzt oder nicht vorhanden
Eigenes Branding
Inklusive
Aufpreis oder nicht möglich

Stand Oktober 2026. Die rechte Spalte beschreibt das übliche Vorgehen ohne Conbool, keinen einzelnen Anbieter.

Häufige Fragen zum Sicheren Posteingang

Was ist ein sicherer Posteingang?
Ein sicherer Posteingang ist das Gegenstück zum sicheren Versand: Statt dass Sie Dateien an Externe senden, erhalten Externe einen Weg, Ihnen verschlüsselt Dateien zuzustellen. Mit SecureFiles bekommt jeder Mitarbeiter einen persönlichen Upload-Link. Der Externe öffnet den Link, lädt die Datei hoch, Sie empfangen eine Benachrichtigung. Verschlüsselt, virengeprüft, DSGVO-konform.
Brauchen Externe ein Konto bei Ihnen?
Nein. Genau das ist der Punkt. Der Mandant, Patient oder Bewerber öffnet den Link im Browser und lädt die Datei hoch. Keine Registrierung, keine Software-Installation, keine OAuth-Kette mit Microsoft oder Google. Optional kann der Mitarbeiter ein Passwort vergeben, das der Externe vor dem Upload eingibt, für sensible Kontexte.
Wie groß dürfen hochgeladene Dateien sein?
Die Größe je Datei legt Ihre Organisation fest, und eine Regel kann eine eigene Höchstgröße setzen. Für jeden Posteingang begrenzen Sie außerdem das Gesamtvolumen und die Zahl der Dateien. Innerhalb dieser Grenzen sind CAD-Baupläne, DICOM-Befunde, Videoaufnahmen und Datenbank-Exporte problemlos empfangbar, ohne dass der Externe einen Split-Workflow bemühen muss.
Ist der Sichere Posteingang DSGVO-konform?
Ja. Die Upload-Infrastruktur liegt in der EU, TLS-in-transit und AES-256-at-rest sind Standard. Jede Datei ist über das Audit-Log nach DSGVO Art. 30 nachvollziehbar, IP-Adressen werden gehasht gespeichert, die Aufbewahrung legt die Verwaltung je Regel fest. Ein AVV-Template ist auf Anfrage verfügbar.
Werden hochgeladene Dateien auf Viren geprüft?
Ja, außer bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Sonst durchläuft jeder Upload einen Malware-Scan, bevor die Datei an den Empfänger-Mitarbeiter freigegeben wird. Infizierte Dateien landen automatisch in Quarantäne. Sie bekommen eine Benachrichtigung, die Originaldatei erreicht Sie nicht.
Wie lange werden empfangene Dateien aufbewahrt?
Die Aufbewahrung wählen Sie je Posteingang, die Regel Ihrer Verwaltung setzt die Obergrenze. Nach Ablauf ist der Link gesperrt und die Dateien werden gelöscht. Was länger bleiben soll, übernehmen Sie vorher in Ihre Aktenablage.
Für welche Branchen eignet sich der Sichere Posteingang besonders?
Überall, wo Externe vertrauliche Dokumente zusenden: Kanzleien (Mandantenverträge), Arztpraxen (MRT-Befunde, Patientendokumente), HR-Abteilungen (Bewerberzeugnisse, Gesundheitsnachweise), Einkauf (CAD-Zeichnungen von Lieferanten), Steuerberater (Belege von Mandanten), Versicherungen (Schadensfotos). Jede Branche mit Art.-9-DSGVO-Datenkategorien gewinnt besonders.
Wie unterscheidet sich das von einem Mandantenportal?
Ein klassisches Mandantenportal ist ein persistentes Dashboard mit Login, Ordnerstruktur und laufender Beziehung. Der Sichere Posteingang ist leichtgewichtiger: ein einmaliger Upload-Flow, ohne dass der Externe sich registriert oder Dateien verwaltet. Für Ad-hoc-Empfang perfekt. Wird daraus eine dauerhafte Zusammenarbeit, bietet der Pool als Datenraum einen gemeinsamen Ort, in den Gäste ohne Konto über einen persönlichen Link eingeladen werden.

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