Post aan cliënten.Dossiers. Processtukken.Communicatie met cliënten versleutelen.
Het beroepsgeheim uit art. 11a Advocatenwet en art. 272 Sr technisch geborgd. Eind-tot-eindversleuteling voor correspondentie met cliënten, processtukken via SecureFiles, een Outlook-add-in voor het hele kantoor, hosting in de EU en een auditlogboek volgens art. 30 AVG. Stand 2026.
Vertrouwelijkheid als uitgangspunt, niet als extraatje.
- Post aan cliënten onversleuteld, of via moeizame S/MIME-projecten waarbij certificaten van ontvangers ontbrekenS/MIME, OpenPGP en een terugval op de webweergave, zonder dat de cliënt een certificaat hoeft te installeren
- Dossierkopieën, bewijsstukken en pakketten met processtukken via WeTransfer, een usb-stick of de postSecureFiles als controleerbare lijn tussen kantoor en cliënt, met verificatie van de ontvanger en een logboek van de toegang
- Vertrouwelijkheid als bewuste inspanning van elke advocaat en secretaresse afzonderlijkVertrouwelijkheid als technisch uitgangspunt in de Outlook van het hele kantoor
Waar het kantoor zich aan houdt
Conbool vervangt het verplichte digitale kanaal met de rechtspraak niet, daar waar dat geldt. Conbool dekt de communicatie met cliënten en derden buiten dat kanaal af.
Vier modules, toegesneden op het kantoor.
SecureMail voor de dagelijkse post aan cliënten, SecureFiles voor het digitale dossier en het pakket met processtukken, MailGuard tegen fraude met een vervalste afzender op het secretariaat, en Disclaimer voor de verplichte vermeldingen.
SecureMail
S/MIME of OpenPGP waar de cliënt of de bedrijfsjurist een certificaat heeft, en een webweergave als terugval voor de meeste particuliere cliënten zonder eigen sleutelbeheer. Een Outlook-add-in voor de klassieke versie, de nieuwe versie en het web. Centraal sleutelbeheer, automatische verspreiding van certificaten via LDAP-directory's en beleid voor het hele kantoor, zonder werk voor het secretariaat of de IT.
SecureMail in detailSecureFilesSecureFiles
Dossierkopieën, pakketten met processtukken, bewijsstukken, rapporten van deskundigen en gegevens van cliënten gaan direct vanuit Outlook naar de beschermde lijn met de cliënt. Verificatie van de ontvanger met een eenmalig wachtwoord, met een wachtwoord van het kantoor of met een geverifieerde identiteit. Een auditlogboek per download, met tijdstempel, land van het IP-adres en gebruikte programmatuur, legt de overdracht aan cliënt, wederpartij of deskundige vast.
SecureFiles in detailMailGuardMailGuard
Fraude met zakelijke e-mail, met een vervalste afzender en gerichte phishing op partners, secretariaat en administratie wordt herkend vóór de aflevering. Beoordeling van spoofing aan de hand van DMARC, SPF en DKIM, vergelijking van de weergavenaam met de eigen identiteiten, analyse van de opbouw en de macro's van Office-bijlagen en van misbruik in pdf's, en een controle van links op het moment van klikken in de correspondentie met cliënten, alles vóór de postbus van het secretariaat.
MailGuard in detailDisclaimerDisclaimer
Verplichte vermeldingen en de gegevens over de beroepsaansprakelijkheidsverzekering worden op de server aan elk uitgaand bericht toegevoegd. Overal gelijk, in Outlook op de desktop, in de nieuwe versie, in de browser en op iPhone en Android. De gegevens van het kantoor, het btw-nummer, de vermelding bij de orde en de verzekeraar houdt u centraal bij, niet in elke handtekening apart.
Disclaimer in detailVier situaties uit de praktijk van het kantoor.
Van het aangaan van een zaak via de behandeling tot de overdracht van het dossier aan de cliënt of aan een opvolgend kantoor.
Een nieuwe zaak van een onbekende cliënt
De mogelijke cliënt schrijft vanaf een gratis e-mailadres over een strafzaak aan het kantoor. Alleen al het antwoord valt onder het beroepsgeheim. De webweergave stelt het versleutelde antwoord beschikbaar, zonder dat de cliënt S/MIME hoeft te installeren; de toegang loopt via een eenmalig wachtwoord of via een wachtwoord dat telefonisch is doorgegeven.
Een processtuk met bijlagen aan de wederpartij
Het processtuk en 80 MB aan bijlagen gaan niet als bijlage bij een e-mail, maar als pakket via SecureFiles. De wederpartij meldt zich aan bij de webweergave, en een auditlogboek legt de toegang vast, zodat die bij betwisting is te tonen. Voor correspondentie met de rechtspraak geldt het verplichte digitale kanaal, daar waar dat van toepassing is.
Fraude met een vervalste afzender aan het secretariaat
Een bericht op naam van de partner draagt het secretariaat op alvast over te maken aan een vermeende derdengeldrekening. MailGuard herkent de aanwijzingen voor spoofing, de afwijkende weergavenaam en het ongebruikelijke gedragspatroon en houdt het bericht tegen voordat het ter tekening komt. De partner krijgt een samenvatting in het quarantaineoverzicht.
Het dossier overdragen aan de cliënt bij het einde van de zaak
Na afronding krijgt de cliënt de dossierkopie digitaal. SecureFiles maakt een pakket met een langere geldigheid en een vastgelegde bewaartermijn, dat de cliënt weken lang kan ophalen. Per keer blijft navolgbaar wanneer de overdracht technisch heeft plaatsgevonden; de bewaartermijn die voor uw kantoor geldt, blijft daarnaast gewoon van kracht.
Hoe Conbool aansluit op het kantoor.
Conbool staat als gateway in de cloud vóór de Microsoft 365-omgeving van het kantoor. De MX is binnen dertig minuten omgezet en de Outlook-add-in wordt via het beheercentrum van Microsoft uitgerold naar alle advocaten en secretariaatsmedewerkers. Bestaande kantoorsoftware blijft onaangeroerd, omdat Conbool uitsluitend aangrijpt op de mailweg.
De MX omzetten en de SMTP-routering
Inkomend SMTP-verkeer loopt via Conbool en doorloopt MailGuard met de controle op spam, phishing en bijlagen. Uitgaande berichten passeren de versleuteling van de Outlook-add-in en worden via de Microsoft 365-omgeving van het kantoor afgeleverd, zonder omweg via derden.
De Outlook-add-in centraal beheerd
Outlook klassiek, de nieuwe versie en het web. Uitrol via het beheercentrum van Microsoft 365 naar advocaten, secretariaat en administratie in één stap. Geen ingreep op het apparaat van de advocaat, geen golf aan trainingen en geen installaties tijdens de lunch.
Entra ID en rechten
Aanmelden met single sign-on via Entra ID, automatisch klaarzetten bij de komst van een nieuwe medewerker en meteen intrekken bij vertrek van een partner of secretaresse. De rollen van partner, senior medewerker, medewerker, stagiair, secretariaat en student zijn apart in te stellen.
Naast het digitale kanaal met de rechtspraak en het documentbeheer
Het verplichte digitale kanaal met de rechtspraak blijft, daar waar het geldt, de aangewezen weg. Systemen voor documentbeheer blijven de berichten van Conbool ontvangen via de gewone mailprotocollen IMAP, POP3 of MAPI, voor de archivering.
Wat het beroepsgeheim technisch verlangt.
Het beroepsgeheim van de advocaat is strafrechtelijk verankerd in art. 272 Sr, tuchtrechtelijk in art. 11a Advocatenwet en in de gedragsregels, en op het gebied van gegevensbescherming in de AVG, met name art. 9 en art. 32. Technisch betekent dat: vertrouwelijk vervoer, een controleerbare ontvanger, vastgelegde toegang en geregelde subverwerkers.
Vertrouwelijk vervoer
Eind-tot-eind met S/MIME of OpenPGP waar de ontvanger sleutels heeft, en anders een webweergave met TLS 1.3 en een sessie op de server, in datacenters in Duitsland of Nederland met een ISO 27001-certificering.
Auditlogboek volgens art. 30 AVG
Per bericht aan een cliënt wordt vastgelegd: afzender, ontvanger, tijdstip van de toegang, land van het IP-adres en gebruikte programmatuur. Op te vragen voor de interne controle en bij een geschil te tonen aan de toezichthouder.
Bewaren en verwijderen
De bewaartermijnen per dossier zijn in te stellen. Welke termijn voor uw kantoor geldt, bepaalt het toepasselijke tuchtrecht en de aard van de zaak; Conbool laat die termijn per dossier vastleggen en verwijdert daarna vastgelegd.
Verwerking in opdracht volgens art. 28 AVG
Een standaard verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG, afgestemd op wat het beroepsgeheim vraagt. De lijst met subverwerkers is inzichtelijk, en er is geen doorgifte naar aanbieders buiten de EU zonder modelcontractbepalingen en een beoordeling van de doorgifte.
Van een pilot bij één sectie naar het hele kantoor.
Conbool wordt gewoonlijk uitgeprobeerd bij één sectie of praktijkgroep, bijvoorbeeld het economisch strafrecht of het familierecht, waar de eis van vertrouwelijkheid het zwaarst weegt. Na twee tot vier weken volgt de uitrol naar het hele kantoor vanuit de beheerconsole.
Pilot bij één praktijkgroep
Eén sectie of praktijkgroep begint, bijvoorbeeld economisch strafrecht, familierecht of ondernemingsrecht, terwijl de rest van het kantoor ongewijzigd blijft. Na drie tot vier weken worden de ervaringen besproken met de IT, de kantoorleiding en een partner die zaken behandelt.
Uitrol via het beheercentrum van Microsoft 365
De Outlook-add-in gaat via het beheercentrum van Microsoft 365 naar alle advocaten, secretariaatsmedewerkers en de administratie. Er is geen inrichting per gebruiker nodig; de add-in verschijnt na de eerstvolgende start van Outlook vanzelf in de werkbalk.
Een duidelijke scheiding met het digitale kanaal van de rechtspraak
Waar het digitale kanaal met de rechtspraak verplicht is, blijft dat de weg voor processtukken. Conbool verzorgt de communicatie met cliënten, de correspondentie en de administratieve post daarbuiten, zonder in de routering van dat kanaal in te grijpen.
Lopende contracten en licenties
De bestaande kantoorsoftware voor dossiers, uren en facturatie loopt ongewijzigd door, net als het systeem voor documentbeheer. Conbool vult de verzendweg en de versleuteling aan en vervangt geen vakapplicatie en geen dossierbeheer.
Veelgestelde vragen vanuit het kantoor
Vervangt Conbool het digitale kanaal met de rechtspraak?
Hoe ondersteunt Conbool het beroepsgeheim concreet?
Wat gebeurt er als de cliënt geen S/MIME-certificaat heeft?
Kunnen wij SecureFiles gebruiken voor het pakket met processtukken en voor de overdracht van het dossier?
Hoe beschermt Conbool het secretariaat tegen fraude met een vervalste afzender en valse betaalopdrachten?
Hoe lang duurt de uitrol bij een kantoor met veertig advocaten?
Hoe verhoudt Conbool zich tot onze bestaande kantoorsoftware?
Verwandte Lösungen
NIS2 im Überblick
Richtlinie, Umsetzungsgesetz und BSIG: wer betroffen ist und was gilt.
SEPPmail-Alternative
SaaS-SecureMail aus der EU, ohne Appliance-Pflege.
NIS-2 E-Mail-Verschlüsselung
S/MIME, PGP und Domain-Verschlüsselung nach NIS-2 angemessen.
NIS-2 E-Mail-Sicherheit
NIS-2-konforme E-Mail-Sicherheit mit Audit-Trail.
PDF-Verschlüsselung
Sensible PDFs verschlüsselt versenden, ohne Empfänger-Konto.
Secure Message Portal
Empfänger-Web-Reader für Schlüssel-lose Empfänger.
Verschlüsselung für Thunderbird
Ohne Add-on und ohne Zertifikate auf den Endgeräten.
Verwandte Branchen
Conbool ist in benachbarten Branchen mit ähnlichem Compliance-Profil im Einsatz.
Communicatie met cliënten versleutelen, zonder drempel voor de cliënt.
Demo in 30 minuten. Pilot bij één praktijkgroep binnen een week. Gelicentieerd per functie en per postbus.
Bronnen en stand
Uitspraken over het beroepsgeheim berusten op art. 272 van het Wetboek van Strafrecht en op art. 11a van de Advocatenwet met de gedragsregels van de Nederlandse orde van advocaten. Uitspraken over het cliëntenonderzoek berusten op de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Uitspraken over gegevensbescherming volgen verordening (EU) 2016/679, in het bijzonder art. 5, art. 9, art. 28, art. 30 en art. 32. Waar de wet of de rechtspraak een digitaal kanaal voorschrijft, geldt dat kanaal onverkort. Stand 2026.
Microsoft, Microsoft 365, Outlook en Entra ID zijn merken van Microsoft Corporation. Conbool is een merk van Conbool GmbH. Uitspraken zijn zonder garantie dat ze blijvend juist zijn.