Post aan cliënten.Dossiers. Processtukken.Communicatie met cliënten versleutelen.
Het beroepsgeheim uit art. 458 Sw. en uit de deontologische codex technisch geborgd. Versleuteling van begin tot eind voor post aan cliënten buiten e-Deposit om, stukken overdragen met SecureFiles, een Outlook-add-in voor het hele kantoor, hosting in Europa en een auditlogboek volgens art. 30 AVG. Stand 2026.
Vertrouwelijkheid als uitgangspunt, niet als extraatje.
- Post aan cliënten onversleuteld, of via moeizame S/MIME-projecten waarbij certificaten van ontvangers ontbrekenS/MIME, OpenPGP en een terugval op de webweergave, zonder dat de cliënt een certificaat hoeft te installeren
- Dossierkopieën, bewijsstukken en pakketten met processtukken via WeTransfer, een usb-stick of de postSecureFiles als controleerbare lijn tussen kantoor en cliënt, met verificatie van de ontvanger en een logboek van de toegang
- Vertrouwelijkheid als bewuste inspanning van elke advocaat en secretaresse afzonderlijkVertrouwelijkheid als technisch uitgangspunt in de Outlook van het hele kantoor
Waar het kantoor zich aan houdt
Conbool vervangt e-Deposit en DPA-Deposit niet. Het verkeer met de rechtbanken loopt over die kanalen. Conbool dekt de communicatie met cliënten daarbuiten af.
Vier modules, toegesneden op het kantoor.
SecureMail voor de dagelijkse post aan cliënten, SecureFiles voor het digitale dossier en de bundel stukken, MailGuard tegen betaalfraude op het secretariaat, en Disclaimer voor de verplichte vermeldingen uit art. III.25 WER en art. 2:20 WVV.
SecureMail
S/MIME of OpenPGP waar de cliënt of de bedrijfsjurist een certificaat heeft, en een webweergave als terugval voor de meeste particuliere cliënten zonder eigen sleutelbeheer. Een Outlook-add-in voor de klassieke versie, de nieuwe versie en het web. Centraal sleutelbeheer, automatische verspreiding van certificaten via LDAP-directory's en beleid voor het hele kantoor, zonder werk voor het secretariaat of de IT.
SecureMail in detailSecureFilesSecureFiles
Dossierkopieën, pakketten met processtukken, bewijsstukken, rapporten van deskundigen en gegevens van cliënten gaan direct vanuit Outlook naar de beschermde lijn met de cliënt. Verificatie van de ontvanger met een eenmalig wachtwoord, met een wachtwoord van het kantoor of met een geverifieerde identiteit. Een auditlogboek per download, met tijdstempel, land van het IP-adres en gebruikte programmatuur, legt de overdracht aan cliënt, wederpartij of deskundige vast.
SecureFiles in detailMailGuardMailGuard
Fraude met zakelijke e-mail, met een vervalste afzender en gerichte phishing op partners, secretariaat en administratie wordt herkend vóór de aflevering. Beoordeling van spoofing aan de hand van DMARC, SPF en DKIM, vergelijking van de weergavenaam met de eigen identiteiten, analyse van de opbouw en de macro's van Office-bijlagen en van misbruik in pdf's, en een controle van links op het moment van klikken in de correspondentie met cliënten, alles vóór de postbus van het secretariaat.
MailGuard in detailDisclaimerDisclaimer
De verplichte vermeldingen, dus het ondernemingsnummer uit art. III.25 WER en de gegevens van de vennootschap uit art. 2:20 WVV, en de aanduiding van de balie komen vanaf de server in elke uitgaande e-mail. Gelijk op Outlook op de computer, op het nieuwe Outlook, in de browser en op een telefoon. De gegevens van het kantoor, het btw-nummer, de balie en de verzekeraar houdt u centraal bij, niet in elke handtekening.
Disclaimer in detailVier situaties uit de praktijk van het kantoor.
Van het aangaan van een zaak via de behandeling tot de overdracht van het dossier aan de cliënt of aan een opvolgend kantoor.
Een nieuwe zaak van een onbekende cliënt
Een mogelijke cliënt schrijft vanaf een privéadres over een strafzaak naar het kantoor. Al het antwoord valt onder het beroepsgeheim uit art. 458 Sw. De webweergave zet het versleutelde antwoord klaar zonder dat de cliënt S/MIME hoeft te installeren; de toegang loopt via een eenmalige code of een telefonisch doorgegeven wachtwoord.
Een processtuk met bijlagen aan de wederpartij
Het processtuk en 80 MB aan bijlagen gaan niet als bijlage bij een e-mail, maar als pakket via SecureFiles. De wederpartij meldt zich aan bij de webweergave, en een auditlogboek legt de toegang vast, zodat die bij betwisting is te tonen. Voor correspondentie met de rechtspraak geldt het verplichte digitale kanaal, daar waar dat van toepassing is.
Fraude met een vervalste afzender aan het secretariaat
Een bericht op naam van de partner draagt het secretariaat op alvast over te maken aan een vermeende derdengeldrekening. MailGuard herkent de aanwijzingen voor spoofing, de afwijkende weergavenaam en het ongebruikelijke gedragspatroon en houdt het bericht tegen voordat het ter tekening komt. De partner krijgt een samenvatting in het quarantaineoverzicht.
Het dossier overdragen aan de cliënt bij het einde van de zaak
Na afloop van het dossier krijgt de cliënt zijn stukken digitaal. SecureFiles maakt een pakket met een vastgelegde bewaartermijn dat weken beschikbaar blijft. Per toegang blijft navolgbaar wanneer de overdracht technisch plaatsvond; de bewaartermijn voor het dossier volgt de deontologische codex.
Hoe Conbool aansluit op het kantoor.
Conbool staat als gateway in de cloud vóór de Microsoft 365-omgeving van het kantoor. De MX is binnen dertig minuten omgezet en de Outlook-add-in wordt via het beheercentrum van Microsoft uitgerold naar alle advocaten en secretariaatsmedewerkers. Bestaande kantoorsoftware blijft onaangeroerd, omdat Conbool uitsluitend aangrijpt op de mailweg.
De MX omzetten en de SMTP-routering
Inkomend SMTP-verkeer loopt via Conbool en doorloopt MailGuard met de controle op spam, phishing en bijlagen. Uitgaande berichten passeren de versleuteling van de Outlook-add-in en worden via de Microsoft 365-omgeving van het kantoor afgeleverd, zonder omweg via derden.
De Outlook-add-in centraal beheerd
Outlook klassiek, de nieuwe versie en het web. Uitrol via het beheercentrum van Microsoft 365 naar advocaten, secretariaat en administratie in één stap. Geen ingreep op het apparaat van de advocaat, geen golf aan trainingen en geen installaties tijdens de lunch.
Entra ID en rechten
Aanmelden met single sign-on via Entra ID, automatisch klaarzetten bij de komst van een nieuwe medewerker en meteen intrekken bij vertrek van een partner of secretaresse. De rollen van partner, senior medewerker, medewerker, stagiair, secretariaat en student zijn apart in te stellen.
Naast het digitale kanaal met de rechtspraak en het documentbeheer
e-Deposit en DPA-Deposit blijven de weg voor het verkeer met de rechtbanken. Systemen voor documentbeheer en kantoorsoftware krijgen de post van Conbool zoals altijd via IMAP, POP3 of MAPI voor de archivering.
Wat het beroepsgeheim technisch verlangt.
Het beroepsgeheim is strafrechtelijk verankerd in art. 458 Sw., tuchtrechtelijk in de deontologische codex en op het vlak van gegevensbescherming in art. 9 en 32 AVG. Technisch betekent dat: vertrouwelijk transport, een toetsbare ontvanger, vastgelegde toegang en geregelde subverwerkers.
Vertrouwelijk vervoer
Van begin tot eind met S/MIME of OpenPGP waar de ontvanger certificaten heeft, en anders de webweergave met TLS 1.3 en een sessie op de server in Duitse of Nederlandse rekencentra met een ISO 27001-certificering.
Auditlogboek volgens art. 30 AVG
Per bericht aan een cliënt vastgelegd: afzender, ontvanger, tijdstip van toegang, land van het IP-adres en programma. Op te vragen voor de interne controle en bij een geschil voor te leggen aan de balie.
Bewaren en verwijderen
Bewaartermijnen per dossier in te stellen. De deontologische codex bepaalt hoe lang het dossier van een cliënt bewaard blijft; bij fiscale strafzaken en vermogensgeschillen zijn langere termijnen gebruikelijk en per dossier in te richten.
Verwerking in opdracht volgens art. 28 AVG
De verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG is gestandaardiseerd en afgestemd op het beroepsgeheim. De lijst met subverwerkers is openbaar, en er gaat geen doorgifte naar een land buiten de EU zonder modelcontractbepalingen en een beoordeling van die doorgifte.
Van een pilot bij één sectie naar het hele kantoor.
Conbool wordt gewoonlijk uitgeprobeerd bij één sectie of praktijkgroep, bijvoorbeeld het economisch strafrecht of het familierecht, waar de eis van vertrouwelijkheid het zwaarst weegt. Na twee tot vier weken volgt de uitrol naar het hele kantoor vanuit de beheerconsole.
Pilot bij één praktijkgroep
Eén sectie of praktijkgroep begint, bijvoorbeeld economisch strafrecht, familierecht of ondernemingsrecht, terwijl de rest van het kantoor ongewijzigd blijft. Na drie tot vier weken worden de ervaringen besproken met de IT, de kantoorleiding en een partner die zaken behandelt.
Uitrol via het beheercentrum van Microsoft 365
De Outlook-add-in gaat via het beheercentrum van Microsoft 365 naar alle advocaten, secretariaatsmedewerkers en de administratie. Er is geen inrichting per gebruiker nodig; de add-in verschijnt na de eerstvolgende start van Outlook vanzelf in de werkbalk.
Een duidelijke scheiding met het digitale kanaal van de rechtspraak
e-Deposit blijft het kanaal voor dagvaardingen, conclusies, verzoekschriften en alle post aan de rechtbank. Conbool verzorgt de communicatie met cliënten, met de tegenpartij en met het kantoor daarbuiten, zonder in die kanalen in te grijpen.
Lopende contracten en licenties
De bestaande kantoorsoftware voor dossiers, uren en facturatie loopt ongewijzigd door, net als het systeem voor documentbeheer. Conbool vult de verzendweg en de versleuteling aan en vervangt geen vakapplicatie en geen dossierbeheer.
Veelgestelde vragen vanuit het kantoor
Vervangt Conbool het digitale kanaal met de rechtspraak?
Hoe ondersteunt Conbool het beroepsgeheim concreet?
Wat gebeurt er als de cliënt geen S/MIME-certificaat heeft?
Kunnen wij SecureFiles gebruiken voor het pakket met processtukken en voor de overdracht van het dossier?
Hoe beschermt Conbool het secretariaat tegen fraude met een vervalste afzender en valse betaalopdrachten?
Hoe lang duurt de uitrol bij een kantoor met veertig advocaten?
Hoe verhoudt Conbool zich tot onze bestaande kantoorsoftware?
Kunnen wij aantonen dat een bericht aan cliënt of wederpartij is aangekomen?
Verwandte Lösungen
NIS2 im Überblick
Richtlinie, Umsetzungsgesetz und Pflichten: wer betroffen ist und was gilt.
SEPPmail-Alternative
SaaS-SecureMail aus der EU, ohne Appliance-Pflege.
NIS-2 E-Mail-Verschlüsselung
S/MIME, PGP und Domain-Verschlüsselung nach NIS-2 angemessen.
NIS-2 E-Mail-Sicherheit
NIS-2-konforme E-Mail-Sicherheit mit Audit-Trail.
PDF-Verschlüsselung
Sensible PDFs verschlüsselt versenden, ohne Empfänger-Konto.
Secure Message Portal
Empfänger-Web-Reader für Schlüssel-lose Empfänger.
Verschlüsselung für Thunderbird
Ohne Add-on und ohne Zertifikate auf den Endgeräten.
PGP-Schlüsselverwaltung
PGP-Schlüssel je Gruppe automatisch erzeugen und verlängern.
Verwandte Branchen
Conbool ist in benachbarten Branchen mit ähnlichem Compliance-Profil im Einsatz.
Communicatie met cliënten versleutelen, zonder drempel voor de cliënt.
Demo in 30 minuten. Pilot bij één praktijkgroep binnen een week. Gelicentieerd per functie en per postbus.
Bronnen en stand
Uitspraken over het beroepsgeheim berusten op art. 458 van het Strafwetboek en op de deontologische codex van de balie. Uitspraken over de organisatie van het beroep berusten op het Gerechtelijk Wetboek. Uitspraken over gegevensbescherming berusten op verordening 2016/679 van de Europese Unie, in het bijzonder art. 5, 9, 28, 30 en 32, met toezicht van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Uitspraken over de bestrijding van witwassen berusten op de wet van 18 september 2017. Uitspraken over het elektronische verkeer met de rechtbanken berusten op de regels rond e-Deposit en DPA-Deposit. Stand 2026.
e-Deposit is een dienst van de federale overheidsdienst Justitie, DPA-Deposit een dienst van de balies. De genoemde kantoorprogramma's zijn merken van de betreffende houders. Microsoft, Microsoft 365, Outlook en Entra ID zijn merken van Microsoft Corporation. Conbool is een merk van Conbool GmbH. Uitspraken zonder garantie op blijvende juistheid.