Mandantenpost.Akten. Schriftsätze.Mandanten-kommunikation verschlüsseln.
Das Anwaltsgeheimnis nach Art. 13 BGFA und Art. 321 StGB technisch abgesichert. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die Klientenkorrespondenz, Übergabe von Rechtsschriften über SecureFiles, Outlook-Add-in für die ganze Kanzlei, Hosting in Europa, Audit-Log als Nachweis. Stand 2026.
Verschwiegenheit als Default, nicht als Add-on.
- Mandantenmail unverschlüsselt oder über umständliche S/MIME-Projekte mit fehlenden EmpfängerzertifikatenS/MIME, OpenPGP und Web-Reader-Fallback, ohne dass der Mandant ein Zertifikat installieren muss
- Aktendoppel, Beweismittel und Schriftsatzpakete über WeTransfer, USB-Stick oder PostSecureFiles als auditierbare Linie zwischen Kanzlei und Mandant, mit Empfänger-Authentifizierung und Zugriffs-Log
- Verschwiegenheit als bewusste Anstrengung jedes einzelnen Anwalts und ReFaVerschwiegenheit als technischer Default im Outlook der gesamten Sozietät
Compliance-Anker für die Kanzlei
Conbool ersetzt die anerkannten Zustellplattformen des elektronischen Rechtsverkehrs nicht. Der Verkehr mit Gerichten und Behörden läuft über diese Plattformen, künftig über die zentrale Plattform nach dem Bundesgesetz über die Plattform für die elektronische Kommunikation in der Justiz. Conbool deckt die Klientenkommunikation daneben ab.
Vier Module, zugeschnitten auf die Sozietät.
SecureMail für die tägliche Klientenpost, SecureFiles für das digitale Dossier und die Beilagenbände, MailGuard gegen Zahlungsbetrug im Sekretariat, Disclaimer für die Angaben nach Art. 954a OR.
SecureMail
S/MIME oder OpenPGP wo der Mandant oder Unternehmensjurist ein Zertifikat hat, Web-Reader als Fallback für die Mehrheit der Privatmandanten ohne PKI. Outlook-Add-in für Classic Outlook, New Outlook und Outlook Web App. Zentrale Schlüsselverwaltung, automatische Zertifikatsverteilung über LDAP-Verzeichnisse und kanzleiweite Policies, ohne Aufwand für die ReFa oder die IT der Kanzlei.
SecureMail im DetailSecureFilesSecureFiles
Aktendoppel, Schriftsatzpakete, Beweismittel, Sachverständigengutachten und Mandanten-Stammdaten direkt aus Outlook in die geschützte Mandanten-Linie. Empfänger-Authentifizierung per Einmal-Passwort, kanzleieigenem Passwort oder verifizierter Identität. Audit-Log je Download mit Zeitstempel, IP-Land und User-Agent dokumentiert die Übergabe an Mandant, Gegenseite oder Sachverständigen.
SecureFiles im DetailMailGuardMailGuard
BEC, CEO-Fraud und Spear-Phishing auf Partner-, Sekretariats- und Buchhaltungsebene werden vor der Zustellung erkannt. Spoofing-Auswertung anhand DMARC, SPF und DKIM, Display-Name-Vergleich gegen interne Identitäten, Struktur- und Makroanalyse von Office-Anhängen und PDF-Exploits, dynamische URL-Prüfung in Mandanten-Korrespondenz, alles vor dem Posteingang der ReFa.
MailGuard im DetailDisclaimerDisclaimer
Die Angaben nach Art. 954a OR, also Firma, Rechtsform und Sitz, sowie der Hinweis auf die Berufshaftpflichtversicherung nach Art. 12 lit. f BGFA werden serverseitig in jede ausgehende Mail eingebunden. Einheitlich auf Outlook am Desktop, im neuen Outlook, im Browser, auf iPhone und Android. Kanzleiangaben, Unternehmens-Identifikationsnummer, kantonale Aufsichtsbehörde und Versicherer pflegen Sie zentral, nicht in jeder Signatur.
Disclaimer im DetailVier Szenarien aus dem Kanzleialltag.
Von der Mandatsanbahnung über die laufende Bearbeitung bis zur Aktenübergabe an den Mandanten oder die Nachfolgekanzlei.
Mandatsanbahnung mit unbekanntem Mandanten
Die mögliche Klientin schreibt von einer privaten Adresse mit einem strafrechtlichen Sachverhalt an die Kanzlei. Bereits die Antwort fällt unter das Anwaltsgeheimnis nach Art. 13 BGFA und Art. 321 StGB. Der Web-Reader stellt die verschlüsselte Antwort bereit, ohne dass die Klientin S/MIME installieren muss; der Zugriff erfolgt über eine Einmalkennung oder ein telefonisch übermitteltes Kennwort.
Schriftsatz mit Anlagen an die Gegenseite
Der Schriftsatz und 80 MB Anlagen gehen nicht über E-Mail-Anhang, sondern als SecureFiles-Paket. Die Gegenseite authentifiziert sich am Web-Reader, ein Audit-Log dokumentiert den Zugriff und kann im Bestreitensfall vorgelegt werden. Bei gerichtlicher Korrespondenz greift weiterhin das beA.
CEO-Fraud an das Sekretariat
Eine Mail im Namen des Partners weist die ReFa zur Vorab-Überweisung an einen vermeintlichen Treuhandempfänger an. MailGuard erkennt die Spoofing-Indikatoren, Display-Name-Anomalien und das untypische Verhaltensprofil und blockiert die Nachricht bevor sie zur Vorlage kommt. Der Partner erhält eine Zusammenfassung im Quarantäne-Report.
Aktenübergabe an den Mandanten am Mandatsende
Nach Mandatsende bekommt die Klientschaft das Dossier digital. SecureFiles erstellt ein langlebiges Paket mit definierter Aufbewahrungsfrist, das über mehrere Wochen abrufbar bleibt. Pro Zugriff bleibt nachvollziehbar, wann die Übergabe technisch erfolgt ist; die Aufbewahrung der Akten richtet sich weiterhin nach den Standesregeln und dem kantonalen Recht.
Wie Conbool sich in die Sozietät einklinkt.
Conbool sitzt als Cloud-Gateway vor dem Microsoft-365-Tenant der Kanzlei. MX-Switch in unter 30 Minuten, Outlook-Add-in über das Microsoft-Admin-Center an alle Anwältinnen, Anwälte und Kanzleimitarbeitenden ausgerollt. Die bestehende Kanzleisoftware und das Dokumentenmanagement bleiben unangetastet, weil Conbool ausschliesslich am Mail-Weg ansetzt.
MX-Switch und SMTP-Routing
Eingehender SMTP läuft über Conbool und durchläuft MailGuard mit Spam-, Phishing- und Anhangsprüfung. Ausgehende Mails passieren die Verschlüsselungslogik des Outlook-Add-ins und werden über das Microsoft-365-Tenant der Kanzlei ausgeliefert, ohne Umweg über Dritte.
Outlook-Add-in zentral verwaltet
Classic Outlook, New Outlook und Outlook Web App. Rollout per Microsoft 365 Admin Center an Anwälte, ReFa, Sekretariate und Buchhaltung in einem Schritt. Kein Eingriff am Anwaltsgerät, keine Schulungswelle, keine Setups in der Mittagspause.
Entra ID und Berechtigungen
SSO über Entra ID, automatische Bereitstellung beim Eintritt eines Referendars oder einer Anwaltsassistenz, sofortiger Entzug beim Ausscheiden eines Sozius oder einer ReFa. Rolle Partner, Senior Associate, Associate, Referendar, ReFa und Praktikant differenziert konfigurierbar.
Koexistenz mit beA und Kanzlei-DMS
Die anerkannten Zustellplattformen bleiben der Weg für den Verkehr mit Gerichten und Behörden. Dokumentenverwaltungen und Kanzleisoftware erhalten Conbool-Mails weiterhin über die Standardprotokolle IMAP, POP3 oder MAPI für die Ablage.
Was Art. 13 BGFA technisch verlangt.
Das Anwaltsgeheimnis ist strafrechtlich mit Art. 321 StGB, berufsrechtlich mit Art. 13 BGFA und datenschutzrechtlich mit dem revidierten DSG abgesichert. Technisch heisst das: vertraulicher Transport, prüfbarer Empfänger, dokumentierbarer Zugriff, geregelte Unterauftragnehmer.
Vertraulicher Transport
Ende-zu-Ende mit S/MIME oder OpenPGP, wo die Gegenseite Zertifikate hat, sonst Web-Reader mit TLS 1.3 und serverseitiger Sitzung in deutschen oder niederländischen Rechenzentren mit ISO 27001.
Bearbeitungsverzeichnis und Audit-Log
Pro Klientenkommunikation protokolliert: Absender, Empfänger, Zugriffszeitpunkt, IP-Land, Programm. Verwendbar für das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten nach Art. 12 DSG und im Streitfall vorlegbar gegenüber der kantonalen Aufsichtsbehörde.
Aufbewahrung und Löschung
Mandatsbezogene Aufbewahrungsfristen konfigurierbar pro Dossier. Die Dauer richtet sich nach den Standesregeln und dem kantonalen Recht; verbreitet sind zehn Jahre ab Mandatsende, und längere Fristen sind in Conbool pro Mandat abbildbar.
Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG
Der Vertrag zur Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG ist standardisiert und auf das Anwaltsgeheimnis abgestimmt; wo die DSGVO anwendbar ist, gilt derselbe Vertrag nach deren Art. 28. Die Liste der Unterauftragnehmer ist offengelegt. Die Bekanntgabe ins Ausland bleibt auf Staaten mit angemessenem Schutz nach Art. 16 DSG beschränkt.
Vom Pilot im Dezernat zum Kanzlei-Rollout.
Conbool wird üblicherweise in einer Praxisgruppe oder einem Dezernat pilotiert, etwa Wirtschaftsstrafrecht oder Familienrecht, wo die Verschwiegenheits-Anforderung besonders hoch ist. Nach 2-4 Wochen Pilot erfolgt der Rollout an die gesamte Sozietät per Admin-Konsole.
Pilot in einer Praxisgruppe
Ein Dezernat oder eine Praxisgruppe startet, beispielsweise Wirtschaftsstrafrecht, Familienrecht oder M&A, der Rest der Sozietät bleibt unverändert. Erfahrungen werden nach drei bis vier Wochen in einer Pilot-Retro mit IT, Kanzleiführung und einem fallführenden Partner ausgewertet.
Rollout über M365 Admin Center
Outlook-Add-in für alle Anwälte, ReFa, Sekretariate und Buchhaltung über das Microsoft 365 Admin Center. Keine User-Setups nötig, das Add-in erscheint nach dem nächsten Outlook-Start automatisch in der Ribbon-Leiste.
Klare beA-Abgrenzung
Der Verkehr mit Gerichten läuft über die anerkannten Zustellplattformen und künftig über die zentrale Justizplattform. Conbool wickelt die Klienten-, Korrespondenz- und Verwaltungskommunikation daneben ab, ohne in diese Abläufe einzugreifen.
Fortbestehende Verträge und Lizenzen
Die Kanzleisoftware, die Zeiterfassung und das Dokumentenmanagement laufen unverändert weiter, ebenso der elektronische Verkehr mit Gerichten und Behörden. Conbool ergänzt den Versandweg und die Verschlüsselung, ersetzt keine Fachsoftware und keine Aktenführung.
Häufige Fragen aus der Kanzlei
Ersetzt Conbool das beA?
Wie unterstützt Conbool das Anwaltsgeheimnis nach Art. 13 BGFA konkret?
Was passiert, wenn der Mandant kein S/MIME-Zertifikat hat?
Können wir SecureFiles für das Schriftsatz-Paket und die Aktenübergabe nutzen?
Wie schützt Conbool das Sekretariat vor CEO-Fraud und falschen Treuhand-Anweisungen?
Wie lange dauert der Rollout an eine Sozietät mit 40 Berufsträgern?
Wie verhält sich Conbool zu unserer bestehenden Kanzlei-Software wie RA-MICRO oder advoware?
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Sensible PDFs verschlüsselt versenden, ohne Empfänger-Konto.
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Empfänger-Web-Reader für Schlüssel-lose Empfänger.
Verschlüsselung für Thunderbird
Ohne Add-on und ohne Zertifikate auf den Endgeräten.
Verwandte Branchen
Conbool ist in benachbarten Branchen mit ähnlichem Compliance-Profil im Einsatz.
Mandantenkommunikation verschlüsseln, ohne Hürde für den Mandanten.
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Quellen und Stand
Aussagen zu Art. 321 StGB beruhen auf dem Strafgesetzbuch in der geltenden Fassung. Berufsrechtliche Aussagen zu Art. 12 und Art. 13 BGFA beruhen auf dem Bundesgesetz über die Freizügigkeit der Anwältinnen und Anwälte und auf den Standesregeln des Schweizerischen Anwaltsverbandes. Datenschutzaussagen beruhen auf dem revidierten Datenschutzgesetz, insbesondere Art. 9, Art. 12 und Art. 16, sowie auf der Verordnung 2016/679 der Europäischen Union, soweit diese anwendbar ist. Aussagen zum elektronischen Rechtsverkehr beruhen auf den Regeln über die anerkannten Zustellplattformen und auf dem Bundesgesetz über die Plattform für die elektronische Kommunikation in der Justiz. Stand 2026.
Die anerkannten Zustellplattformen sind Einrichtungen der jeweiligen Anbieter. Die genannten Kanzleiprogramme sind Marken der jeweiligen Inhaber. Microsoft, Microsoft 365, Outlook und Entra ID sind Marken der Microsoft Corporation. Conbool ist eine Marke der Conbool GmbH. Aussagen ohne Gewähr auf fortdauernde Richtigkeit.