Post aan cliënten.Loongegevens. Bonnen.Cliëntgegevens versleutelen.
Versleutelde communicatie met cliënten, loonverwerking en de overdracht van stukken, aansluitend op het beroepsgeheim van art. 458 Sw. en art. 50 van de wet van 17 maart 2019, op de antiwitwaswet van 18 september 2017 en op de bewaartermijn van art. 315 WIB 92. Een Outlook-add-in, hosting in de EU en een volledig auditlogboek volgens art. 30 AVG. Stand 2026.
Loongegevens, bonnen en post aan cliënten in één geheel.
- WeTransfer, zipbestanden en pdf's met een wachtwoord voor de administratieSecureFiles met een koppeling in Outlook, een ontvangstbevestiging en een volledig auditlogboek
- Bij elke overdracht een nieuw wachtwoord voor de cliënt en een telefoontje om het door te gevenTerugkerende cliënten twaalf maanden zonder wachtwoord, en aan de kant van de cliënt geen verplicht account
- Licenties per editie, met verplichte modules voor functies die niemand gebruiktModules per functie en per postbus, met de salarisadministratie los van de rest
Waar het advieskantoor zich aan houdt
Conbool ondersteunt het beroepsgeheim en de navolgbaarheid technisch. Conbool vervangt uw fiscale software, de aangifteketen naar de FOD Financiën via Tax-on-web, Biztax en Intervat of de eigen procesbeschrijving van het kantoor niet, maar beveiligt de weg waarlangs e-mail en bestanden gaan tussen kantoor, cliënt, FOD Financiën en bank. De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid tegenover het ITAA blijft bij het kantoor.
Vier bouwstenen voor het advieskantoor.
SecureMail voor de post aan cliënten en de loonbrieven, SecureFiles voor pakketten met stukken en voor jaarrekeningen, MailGuard tegen phishing in het aangifteseizoen en Disclaimer voor de verplichte vermeldingen met het ondernemingsnummer.
SecureMail
Post aan cliënten met S/MIME, OpenPGP of een webweergave voor cliënten zonder certificaat. Een Outlook-add-in voor de klassieke versie, de nieuwe versie en het web, zonder dat de cliënt iets hoeft in te richten. Loonstroken in pdf zijn op basis van regels per cliëntgroep te versleutelen, het sleutelbeheer staat in een datacenter binnen de EU en verplichte versleuteling is per groep in te stellen.
SecureMail in detailSecureFilesSecureFiles
Stukken uitwisselen zonder zipbestanden en zonder apart cliëntenportaal. Een auditlogboek per toegang met IP-adres, tijdstempel en gebruikte programmatuur, plus hashes om de integriteit te controleren. Bewaartermijnen per cliënt in te stellen, aansluitend op de tien jaar van art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek en op de zeven jaar die art. III.86 WER voor de boekhouding vraagt.
SecureFiles in detailMailGuardMailGuard
In het jaarrekening- en aangifteseizoen herkent MailGuard pogingen tot phishing en fraude met een vervalste afzender, gericht op het secretariaat en op de loonverwerking. Controle van SPF, DKIM en DMARC als uitgangspunt, opschoning van verdachte bijlagen en gerichte herkenning van nagemaakte berichten die zich voordoen als de FOD Financiën, MyMinfin of het sociaal secretariaat, waarvan er in het seizoen meer rondgaan.
MailGuard in detailDisclaimerDisclaimer
De verplichte vermeldingen, met het ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen zoals art. III.25 WER vraagt, het btw-nummer en de gegevens over de verzekering burgerlijke beroepsaansprakelijkheid uit het reglement van het ITAA, in elk uitgaand bericht. Op de server, met koppeling aan Entra ID, Active Directory en LDAP, met regels voor vervanging bij vakantie en bij een wisseling van dossierbeheerder, en met een automatische aanpassing wanneer het kantoor of de verzekeraar verandert.
Disclaimer in detailVier situaties uit het advieskantoor.
Van de ordner die heen en weer gaat naar versleutelde overdracht van bonnen, en van de loonstrook als bijlage naar een alternatief voor het cliëntenportaal.
Bonnen versleuteld ontvangen
De cliënt krijgt een persoonlijke uploadlink, zet de bonnen erop zonder account of installatie en ziet het overzicht in zijn eigen sessie. De behandelaar ziet de datum van binnenkomst in het auditlogboek en kan die aanhalen in de procesbeschrijving van het kantoor. Voor cliënten met veel bonnen zijn verzamelde uploadlinks per periode in te richten, die de cliënt per maand of per kwartaal hergebruikt.
Loongegevens veilig versturen
Loonstroken in pdf voor het salaris van de directie en voor gevoelige personeelsopbouw gaan op basis van regels via S/MIME of via de webweergave naar de cliënt. Overzichten van bruto naar netto voor de personeelsverantwoordelijke van de cliënt gaan uitsluitend versleuteld de deur uit, en niet meer als zipbestand met een wachtwoord per telefoon. Meldingen aan uitvoeringsinstanties kunnen via aparte regels lopen, zodat de salarisadministratie per cliënt geen handmatige stap meer hoeft te zetten.
De jaarrekening overdragen aan de bank
De jaarrekening gaat met de begeleidende brief van de cliënt als rechtstreekse lijn naar diens bank, met een ontvangstbevestiging in het auditlogboek. De dossierbeheerder bij de bank ziet een betrouwbare afzender en het kantoor ziet het moment van lezen voor in het dossier. Daarmee legt het kantoor de tijdige ontvangst van de cijfers vast bij een lopend krediet en beperkt het de telefoontjes uit de kredietafdeling. De neerlegging bij de Balanscentrale van de Nationale Bank blijft een aparte stap en loopt niet via Conbool.
De druk van phishing in het seizoen opvangen
In de drukke maanden komen er meer nagemaakte berichten binnen die zich voordoen als de FOD Financiën of als MyMinfin. MailGuard filtert op het niveau van de authenticatie met SPF, DKIM en DMARC en markeert gerichte phishing op de kantoorvennoot, op de leiding van de loonverwerking en op de secretariaten uitdrukkelijk. Opvallende bijlagen, zoals een vermeend aanslagbiljet of een aanmaning, worden uitgepakt, op macro's gecontroleerd en opgeschoond voordat ze worden afgeleverd.
Hoe Conbool aansluit op het advieskantoor.
Een laag vóór Microsoft 365 of Exchange Online. Een Outlook-add-in voor de medewerkers in de behandeling en de salarisadministratie, en zelfbediening voor cliënten via de webweergave. Het draait naast uw fiscale werkwijzen, zonder in te grijpen op de aangifteketen. Het kantoor houdt zijn bestaande licenties, zijn fiscale software en zijn vakapplicaties; Conbool legt zich daar als laag voor de verzendweg overheen.
De MX omzetten zonder breuk
Inkomende post van cliënten loopt via Conbool, terwijl de uitgaande verbinding met Microsoft 365 blijft bestaan. Geen omleiding van uw fiscale software en geen aanraking van de weg waarlangs aangiften worden ingediend.
Zelfbediening voor cliënten
Een persoonlijke uploadlink voor cliënten zonder account, zonder installatie en zonder aparte uitleg over een portaal. Een alternatief voor het cliëntenportaal voor kantoren die er geen willen bouwen of een bestaand portaal willen vervangen vanwege het onderhoud.
De Outlook-add-in
Outlook klassiek, de nieuwe versie en het web. Het standaardgedrag voor versleuteling is per cliënt in te stellen, en de behandelaar kan dat altijd handmatig aanpassen. Uitrol via het beheercentrum van Microsoft 365 en via de gebruikelijke verdeling met Intune.
Naast uw fiscale software
Conbool vult de e-mail aan zonder in te grijpen op uw fiscale pakket, uw portaal voor cliëntgegevens of uw documentbeheer. Stukken en jaarrekeningen lopen via Conbool, terwijl de aangiften via de gebruikelijke keten naar de FOD Financiën gaan, met Tax-on-web, Biztax en Intervat.
Wat het beroepsgeheim, de antiwitwaswet en de bewaartermijn technisch verlangen.
Het beroepsgeheim van de accountant en de belastingadviseur volgt uit art. 50 van de wet van 17 maart 2019 en is strafrechtelijk verankerd in art. 458 Sw. De wet van 18 september 2017 vraagt om cliëntenonderzoek, om het vastleggen daarvan en om een melding aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking bij een vermoeden. De bewaartermijn van art. 315 WIB 92 vraagt om beschikbaarheid en navolgbaarheid van boeken en bescheiden, en de AVG stelt het kader voor technische en organisatorische maatregelen. Conbool levert de technische bouwstenen voor die vier punten als standaardinstelling, zodat het kantoor ze niet zelf hoeft samen te stellen.
Eind-tot-eindversleuteling
S/MIME, OpenPGP of de webweergave, afhankelijk van wat de cliënt aankan. Het sleutelbeheer staat in een datacenter binnen de EU, met een back-up van de sleutels en een scheiding van taken tussen de beheerder van het kantoor en de beheerder bij Conbool.
Auditlogboek volgens art. 30 AVG
Per pakket voor een cliënt wordt vastgelegd wie wanneer, vanaf welk IP-adres en met welke programmatuur toegang had. Met hashes om de integriteit te controleren en te exporteren als bewijs voor de procesbeschrijving van het kantoor en voor een controle door de FOD Financiën, die op grond van art. 315bis WIB 92 om elektronische gegevens kan vragen.
Bewaren volgens art. 315 WIB 92 en art. III.86 WER
Bewaartermijnen per cliënt in te stellen, aansluitend op de tien jaar die art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek sinds de wet van 20 november 2022 vragen en op de zeven jaar die art. III.86 WER voor de boekhouding voorschrijft. Verwijderen en blokkeren gebeurt met goedkeuring volgens het vierogenprincipe en met een controleerbare vastlegging van elke verwijdering.
Verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG
Een verwerkersovereenkomst hoort erbij, de subverwerkers staan erin en de hosting blijft binnen de EU. Er is geen doorgifte naar landen buiten de EU zonder uitdrukkelijke instemming en zonder de waarborgen die art. 44 en verder van de AVG vragen.
In drie stappen in gebruik.
Eerst een pilot met één groep cliënten, meestal de salarisadministratie, daarna de uitrol over de behandelaars en tot slot het uitfaseren van de oude oplossing, zoals WeTransfer, FTP of zipbestanden met een wachtwoord. In de regel binnen vier tot acht weken in gebruik, zonder grote instructieronde bij cliënten.
Pilot bij de salarisadministratie
De salarisverwerking begint als eerste, omdat daar de gevoeligste gegevens omgaan. Het salaris van de directie, de personeelsgegevens en de meldingen aan uitvoeringsinstanties gaan vanaf dag één versleuteld naar de cliënt en naar de betrokken contactpersonen.
Uitrol over de behandelaars
De Outlook-add-in gaat via de beheerconsole naar alle adviseurs en assistenten, zonder installatie op het apparaat van de behandelaar. Aan de kant van de cliënt blijft de uitleg beperkt, omdat de webweergave gewoon in de browser draait.
Klaar voor het seizoen
In het jaarrekening- en aangifteseizoen, met de neerlegging bij de Balanscentrale binnen zeven maanden na afsluiting, groeit het platform mee, zonder dat u een nieuwe editie hoeft te kopen. Geen harde bovengrens, geen afknijpen bij pieken in het aantal stukken en geen gedwongen stap naar een hoger pakket.
De oude oplossing uitfaseren
WeTransfer, FTP, zipbestanden met een wachtwoord en opslagdiensten worden vervangen. Lopende overdrachten lopen beheerst af en cliënten gaan over bij een wisseling of aan het begin van het jaar. Het hele cliëntenbestand hoeft niet in één keer te verhuizen.
Veelgestelde vragen uit het advieskantoor
Hoe past Conbool bij onze fiscale werkwijze?
Doorstaat het auditlogboek een controle?
Moeten cliënten een account aanmaken of software installeren?
Hoe versturen wij loongegevens veilig naar cliënten?
Hoe ondersteunt Conbool de geheimhouding?
Wat kost Conbool voor een kantoor met 25 postbussen?
Wat betekent hosting in de EU bij een controle?
Verwandte Lösungen
NIS2 im Überblick
Richtlinie, Umsetzungsgesetz und BSIG: wer betroffen ist und was gilt.
SEPPmail-Alternative
SaaS-SecureMail aus der EU, ohne Appliance-Pflege.
NIS-2 E-Mail-Verschlüsselung
S/MIME, PGP und Domain-Verschlüsselung nach NIS-2 angemessen.
NIS-2 E-Mail-Sicherheit
NIS-2-konforme E-Mail-Sicherheit mit Audit-Trail.
PDF-Verschlüsselung
Sensible PDFs verschlüsselt versenden, ohne Empfänger-Konto.
Secure Message Portal
Empfänger-Web-Reader für Schlüssel-lose Empfänger.
Verschlüsselung für Thunderbird
Ohne Add-on und ohne Zertifikate auf den Endgeräten.
Verwandte Branchen
Conbool ist in benachbarten Branchen mit ähnlichem Compliance-Profil im Einsatz.
Anwaltskanzlei
Anwaltliches Pendant: § 203 StGB und Mandantenkommunikation mit Verschwiegenheits-Pflicht.
Banken & Sparkassen
JAB-Übergaben, Bonitätsunterlagen und KMU-Hausbank-Kommunikation an Firmenkundenbetreuer.
Versicherungen
Berufshaftpflicht, Lohnabwicklung und Schadensbearbeitung in der Steuerkanzlei.
Loongegevens, bonnen en post aan cliënten in één geheel.
Demo in 30 minuten. Pilot met de salarisadministratie of met één groep cliënten. Modules per functie. Hosting in de EU.
Bronnen en stand
Uitspraken over het beroepsgeheim berusten op art. 458 van het Strafwetboek en op art. 50 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur, aangevuld met het reglement van het ITAA. Uitspraken over het cliëntenonderzoek berusten op de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Uitspraken over de bewaartermijn berusten op art. 315 en art. 315bis van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, op art. 60 van het Btw-Wetboek zoals gewijzigd door de wet van 20 november 2022 en op art. III.86 van het Wetboek van economisch recht. Uitspraken over gegevensbescherming berusten op verordening (EU) 2016/679, in het bijzonder art. 5, 28, 30, 32 en 44. Stand 2026.
Microsoft, Microsoft 365 en Outlook zijn merken van Microsoft Corporation. WeTransfer is een merk van WeTransfer B.V. Conbool is een merk van Conbool GmbH. Uitspraken zijn zonder garantie.