Was ist eine Verteilerliste?
Eine Verteilerliste ist eine Adresse, hinter der mehrere Empfänger stehen. Eine Nachricht an team@ landet bei jedem Mitglied im eigenen Postfach. Die Liste selbst speichert nichts.
Zentral verwaltete Verteiler pflegt die IT, nicht die einzelne Person. Tritt jemand ins Team ein oder aus, ändert sich die Liste an einer Stelle und gilt sofort für alle.
Verteiler in Outlook verwenden
Zentrale Verteilerlisten stehen im Adressbuch und lassen sich wie jede Adresse eintragen:
- 1Neue Nachricht öffnen und auf An klicken.
- 2Im Adressbuch den Namen der Liste suchen und auswählen.
- 3Mit dem Pluszeichen vor dem Namen lässt sich die Liste in ihre Mitglieder auflösen, um einzelne zu entfernen.
Verteilerliste oder Funktionspostfach?
Die Verteilerliste informiert, das Funktionspostfach bearbeitet. Geht es darum, dass alle etwas erfahren, ist die Liste richtig.
Muss eine Anfrage von genau einer Person beantwortet werden, führt die Liste zu doppelten oder gar keinen Antworten. Dann gehört die Adresse auf ein geteiltes Postfach.
Funktionspostfach und geteiltes PostfachWas ist ein Raumpostfach?
Ein Raumpostfach steht für einen Besprechungsraum. Wer eine Besprechung plant, lädt den Raum wie eine Person ein. Ist er frei, nimmt er die Einladung an, sonst lehnt er ab.
Dasselbe Prinzip gilt für Geräte wie Beamer oder Fahrzeuge. Mehrere Räume lassen sich zu einer Raumliste zusammenfassen, etwa je Standort.
Einen Raum buchen
Die Buchung läuft über den Kalender:
- 1Im Kalender einen neuen Termin anlegen und die Teilnehmenden eintragen.
- 2Den Raum als weiteren Teilnehmer oder über die Raumauswahl hinzufügen.
- 3Die Frei/Gebucht-Anzeige prüfen und die Einladung senden. Die Zusage des Raums kommt als Antwort.