Funktionspostfach: das geteilte Postfach für info@, vertrieb@ und Co.

Was ist ein Funktionspostfach?

Ein Funktionspostfach ist ein Postfach mit eigener Adresse, auf das mehrere Personen zugreifen. Typisch sind Adressen wie info@, bewerbung@ oder rechnung@. In Microsoft-Umgebungen heißt es Shared Mailbox oder geteiltes Postfach, im Deutschen auch Sammelpostfach.

Wichtig ist, dass niemand sich mit dem Postfach selbst anmeldet. Jede Person nutzt ihr eigenes Konto und erhält das Recht, das geteilte Postfach zu öffnen. So bleibt nachvollziehbar, wer gelesen und geantwortet hat.

Funktionspostfach, Verteilerliste oder Alias?

Ein Alias ist nur eine zweite Adresse für ein bestehendes Postfach. Eine Verteilerliste stellt jede Nachricht allen Mitgliedern in ihr eigenes Postfach zu, danach weiß niemand, wer schon geantwortet hat.

Das Funktionspostfach hält die Nachricht an einem Ort. Antwortet jemand, sehen es alle, und die Antwort geht mit der gemeinsamen Adresse als Absender hinaus. Für Anfragen, die bearbeitet werden müssen, ist es deshalb die bessere Wahl.

Funktionspostfach in Outlook hinzufügen

In vielen Umgebungen erscheint das Postfach von selbst, sobald das Recht vergeben ist. Wenn nicht, geht es von Hand:

1. 1In Outlook auf Datei, dann Kontoeinstellungen und noch einmal Kontoeinstellungen klicken.
2. 2Das eigene Konto wählen und auf Ändern klicken, dann Weitere Einstellungen.
3. 3Im Reiter Erweitert unter Zusätzliche Postfächer die Adresse des Funktionspostfachs eintragen.
4. 4Mit OK bestätigen. Das Postfach steht danach in der Ordnerliste unter dem eigenen.

Braucht ein Funktionspostfach eine Lizenz?

Bei Exchange Online braucht ein geteiltes Postfach bis 50 GB keine eigene Lizenz. Wer darauf zugreift, braucht ein lizenziertes eigenes Postfach.

Conbool Mail hält es genauso: Geteilte Postfächer bis 50 GB sind lizenzfrei. Soll eines größer werden, bekommt es einen Plan und fasst mit Plan 1 bis 100 GB und mit Plan 2 bis 200 GB.

Regeln für die Zusammenarbeit

Ein geteiltes Postfach funktioniert nur mit klaren Absprachen: Wer eine Nachricht übernimmt, markiert sie oder verschiebt sie in einen Ordner mit seinem Namen. Erledigtes wandert in einen eigenen Ordner statt in den Papierkorb.

Scheidet jemand aus, entziehen Sie nur dessen Zugriff. Das Postfach und seine Inhalte bleiben im Unternehmen, es muss kein Kennwort geändert werden.