Eine Abteilung verschickt Angebote mit einem Link ohne Passwort, eine andere verlangt für jede Datei ein Passwort. Jede Abteilung teilt anders. Die Vorgaben stehen in einer Richtlinie, aber nicht in dem Werkzeug, mit dem die Dateien verschickt werden.

Der Beitrag zeigt, wie sich diese Vorgaben in SecureFiles zentral festlegen lassen. Der Server setzt sie bei jedem Versand durch.

Für wen eine Regel gilt

Jede Regel hat eine Geltung, also den Kreis der Absender:

Alle Benutzer umfasst jeden Absender der Organisation.
Benutzer meint genau eine Adresse.
Gruppe umfasst alle Mitglieder einer Gruppe. Die Regel merkt sich die Kennung der Gruppe, eine umbenannte Gruppe bleibt also dieselbe.
Domäne umfasst alle Absender mit einer Adresse dieser Domäne. Gewählt werden kann sie nur, wenn die Organisation sie nachgewiesen hat.

Für jede Geltung gibt es genau eine Regel.

Welche Regel gewinnt

Ohne passende Regel ist der Versand gesperrt. Oben in der Liste steht die erste Regel. Gilt ein Absender für mehrere, gewinnt die erste passende, bei der der Schalter der gewählten Art eingeschaltet ist. Die Arten sind Adressiert, Öffentlicher Download, Sicherer Posteingang und Pool. Ist der Schalter aus, greift die nächste passende Regel. Inaktive Regeln werden nicht ausgewertet.

Ein Beispiel: Steht die Regel für die Gruppe Einkauf über der Regel für alle Benutzer, gilt für Einkäufer die Gruppenregel, solange deren Schalter für die Art eingeschaltet ist. Für Dateien in einem Pool oder Posteingang gilt die Regel, unter der die Freigabe entstanden ist. Mit Nach oben und Nach unten ordnet man die Liste.

Der Assistent in sieben Schritten

Auf der Seite Regeln öffnet Regel hinzufügen den Assistenten. Die Leiste oben springt zu jedem Schritt:

Grundlagen: Name, aktiv oder deaktiviert, Geltung und Empfängerdomains.
Dateien: Größe je Datei, Dateitypen und Archive prüfen.
Empfänger: die Art Adressiert mit Abrufstufe, Schutzprofil und Passwort-Pflicht.
Download: die Art Öffentlicher Download mit Links, Passwort, Bestätigung des Besuchers und Aufbewahrung.
Posteingang: die Art Sicherer Posteingang mit Passwort, Ende-zu-Ende und den Angaben zum Einsender.
Pool: die Art Pool mit Sicherheit, Zugang, Aufbewahrung und Grenzen, dazu die Gäste.
Abschluss: die Zusammenfassung mit Ändern je Teil und dem Knopf zum Speichern.

Ohne eingeschaltete Art lässt sich eine Regel nicht speichern. Duplizieren übernimmt die Werte einer Regel, Name und Geltung setzt man neu.

Was eine Regel vorgibt

Abruf. Für benannte Empfänger wählt die Regel Nur der Link, Link und Bestätigungscode per E-Mail oder Konto mit zweitem Faktor. Die Stufe wird beim Versand eingefroren. Dazu kommen Ablauf, Abrufe je Empfänger und die Bestätigung des Besuchers bei öffentlichen Links.

Passwort und Verschlüsselung. Passwort-Pflicht, Ende-zu-Ende je Art, Wasserzeichen je Abruf oder Nur-Ansicht. Ende-zu-Ende, Wasserzeichen und Nur-Ansicht schließen sich gegenseitig aus.

Dateien. Eine eigene Höchstgröße je Datei und erlaubte Dateitypen. Der Server prüft sie zusätzlich zur Vorgabe der Organisation.

Pools. Hier legt die Verwaltung fest, was sonst der Eigentümer entscheidet: zweiter Faktor für Pools, Nur-Ansicht für Betrachter, eine Höchstdauer für den Zugang der Mitglieder, nur interne Mitglieder, eine feste Papierkorb-Frist, eine höchste Größe und eine höchste Zahl der Mitglieder sowie Gäste ohne Konto.

Posteingang. Höchstes Gesamtvolumen und höchste Zahl der Dateien. Eine höhere Angabe kürzt der Server beim Anlegen auf die Obergrenze.

Die Vorgaben der Organisation

Auf der Seite Schutz legt die Organisation fest, was für alle Übertragungen gilt. Dort stehen die Mindeststufe beim Abruf, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Gäste in Pools erlauben und die Passwortrichtlinie. Eine Regel kann die Mindeststufe nur anheben. Ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erlauben lehnt der Server Ende-zu-Ende ab, auch wenn eine Regel sie verlangt.

Der Server setzt durch

Der Dienst prüft die Vorgaben beim Anlegen und Senden selbst. Das gilt für den Browser, für ein Add-in und für die Schnittstelle gleichermaßen. Verletzt ein Versand eine Vorgabe, wird er abgelehnt, und die Meldung nennt die Regel. Die Formulare für Pool und Posteingang zeigen die Vorgaben schon vor dem Speichern.

Grenzen

Ein Pool, der vor einer Vorgabe entstand, behält seinen Stand, bis jemand ihn ändert.
Die Freischaltung der Organisation kann öffentliche Links und den sicheren Posteingang ausschließen. Dann hilft auch eine Regel nicht.
Nur-Ansicht für Betrachter lässt sich nicht zusammen mit Ende-zu-Ende für Pools setzen.

Die Einzelheiten stehen auf den Seiten Regeln und Schutz, Empfänger-Authentifizierung, Pools und Posteingang. Das Produkt steht unter SecureFiles.