Die Angst vor dem Wechsel ist fast immer dieselbe: Post geht verloren, oder das Team steht einen Tag ohne E-Mail da. Beides lässt sich in der Regel vermeiden, wenn die Schritte in der richtigen Reihenfolge laufen. Diese Checkliste gilt unabhängig davon, von wem und zu wem Sie wechseln.
1. Bestandsaufnahme
Listen Sie Postfächer, Aliase, Verteiler und geteilte Postfächer auf, dazu jede Stelle, die im Namen der Domain sendet: Website, Rechnungsprogramm, Scanner, Newsletter. Was hier fehlt, fällt nach dem Wechsel als Erstes auf.
2. Gültigkeitsdauer im DNS senken
Senken Sie einige Tage vorher die TTL der Einträge für E-Mail. Dann wirkt die spätere Umstellung in der Regel deutlich schneller.
3. Postfächer beim neuen Anbieter anlegen
Legen Sie alle Postfächer mit denselben Adressen an, bevor irgendetwas umgestellt wird. So gibt es für jede Nachricht ein Ziel.
4. Absender vorbereiten
Tragen Sie den DKIM-Schlüssel des neuen Anbieters ein und erweitern Sie den bestehenden SPF-Eintrag um den neuen Anbieter, solange der Empfang noch beim alten liegt. Den alten Anbieter nicht aus dem SPF-Eintrag entfernen, solange er noch sendet. Was die Einträge tun, erklärt der Beitrag zur Einrichtung einer eigenen E-Mail-Domain.
5. Inhalte übernehmen
Starten Sie die Übernahme der alten Postfächer. Sie läuft im Hintergrund, alle arbeiten währenddessen im alten System weiter.
6. Den Empfang umstellen
Stellen Sie den MX-Eintrag um. Ab jetzt kommt neue Post beim neuen Anbieter an.
7. Geräte verbinden
Richten Sie Mailprogramme und Smartphones neu ein. Planen Sie dafür einen festen Tag und eine kurze Anleitung für das Team ein.
8. Nachlauf und Kündigung
Übernehmen Sie, was zwischen Schritt 5 und 6 und in den Tagen nach der Umstellung noch im alten Postfach gelandet ist. Zwischengespeicherte DNS-Antworten lenken einzelne Nachrichten noch eine Weile zum alten Server. Kündigen Sie den alten Vertrag erst, wenn die Post nachweislich ankommt.
Schrittweise statt am Stichtag
Größere Unternehmen ziehen abteilungsweise um. Dafür muss der neue Dienst Nachrichten an Adressen, die noch nicht umgezogen sind, an das alte System weiterreichen. Bei Conbool Mail ist das vorgesehen: Postfächer, die schon dort liegen, stellt Conbool zu, Nachrichten an alle anderen Adressen der Domain reicht Conbool an den bisherigen Server weiter.
So läuft es mit Conbool Mail
Die Migration im Portal übernimmt Postfächer aus Microsoft 365, von Google Workspace, von jedem IMAP-Server und aus PST-Dateien bis 60 GB. Den Ablauf im Einzelnen zeigt die Seite zum E-Mail-Umzug. Wer vom eigenen Exchange Server kommt, findet die Wege auf der Seite Exchange Server ablösen.
Häufige Fragen
Ändert sich beim Anbieterwechsel die E-Mail-Adresse?
Nein, solange die Adresse auf einer eigenen Domain liegt. Umgestellt werden die DNS-Einträge der Domain, die Adressen bleiben.
Wann sollte der alte Vertrag gekündigt werden?
Erst wenn alle Inhalte übernommen sind und die Post nachweislich beim neuen Anbieter ankommt. Ein paar Wochen Überlappung sind die günstigste Absicherung.
Wie kommen alte Nachrichten zum neuen Anbieter?
Über eine Migration, die die Postfächer vom alten Server liest, meist über IMAP, oder über exportierte Dateien wie PST.
