Versionen und PDF-Anmerkungen im Datenraum statt final_v3 per Mail

Die Datei heißt Angebot_final_v3. Die Änderungen kommen per Mail, und nach einer Woche liegen mehrere Fassungen auf verschiedenen Rechnern. Niemand weiß mehr, welche gilt. Das liegt selten an den Beteiligten, sondern am Weg, den die Datei nimmt.

Im Pool löst sich das an der Stelle, an der die Datei liegt. Eine Datei mit gleichem Namen im selben Ordner wird zur neuen Version. PDF-Dateien lassen sich im Browser anmerken. Der Beitrag zeigt, wie das funktioniert und wo die Grenzen liegen.

Gleicher Name wird neue Version

Lädt jemand eine Datei mit demselben Namen in denselben Ordner hoch, wird sie zur neuen Version. Die bisherige wandert als ältere Version in den Papierkorb des Pools. Der Name zählt ohne Unterschied zwischen Groß- und Kleinschreibung. Ersetzen dürfen Verwalter und Bearbeiter jede Datei, ein Einsender nur die eigene.

Ältere Version abrufen oder zurücksetzen

1. Der Eintrag Versionen im Menü einer Datei zeigt den Verlauf mit Nummer, Zeitpunkt, Person und Größe.
2. Abrufen holt eine ältere Version einzeln, solange ihre Frist im Papierkorb läuft.
3. Als aktuelle Version setzen macht sie zur aktuellen. Die bisher aktuelle wandert in den Papierkorb.

Die Nummern bleiben dabei, wie sie sind. Wer auf Version 2 zurückgeht, hat Version 2 als aktuelle Version und Version 3 weiter im Verlauf.

Papierkorb und Frist

Wiederherstellen holt eine gelöschte Datei oder eine ersetzte Version zurück. Die Frist heißt Papierkorb-Frist und steht unter Einstellungen des Pools. Vorgabe sind 30 Tage, der Eigentümer stellt 1 bis 365 Tage ein. Die Verwaltung kann die Frist per Regel fest vorgeben. Endgültig löschen und Papierkorb leeren bleiben dem Verwalter vorbehalten.

PDF im Browser anmerken

Anmerken dürfen Bearbeiter und Verwalter. Die Datei muss ein PDF sein, geprüft oder ungeprüft freigegeben und höchstens 100 MB groß.

1. Mit Markieren, Text oder Freihand setzt man die Anmerkungen. Ein Text hat höchstens 500 Zeichen. Rückgängig nimmt die letzte Anmerkung dieser Sitzung zurück.
2. Speichern legt die Datei unter demselben Namen im selben Ordner als neue Version ab. Die bisherige Fassung bleibt im Verlauf.

Die Anmerkungen sind echte PDF-Anmerkungen. Jeder PDF-Betrachter zeigt sie an, und jede trägt den Verfasser und den Zeitpunkt.

Im verschlüsselten Pool

Der Browser entschlüsselt die Datei, bringt die Anmerkungen an und verschlüsselt das Ergebnis neu. Der Server sieht weiter nur Chiffrat. Auch hier entsteht eine neue Version. Das ist die Ausnahme, denn sonst entstehen im verschlüsselten Pool beim Hochladen keine Versionen. Ältere Versionen lassen sich dort nicht einzeln abrufen. Wer eine öffnen will, setzt sie zuerst als aktuelle Version.

Grenzen

• Höchstens 500 Anmerkungen je Speichern.
• Dateien mit mehr als 500 Seiten, Dateien in Nur-Ansicht sowie verschlüsselte oder beschädigte PDF-Dateien lassen sich nicht anmerken.
• Beim Speichern wird die Datei neu geschrieben. Eine digitale Signatur verliert dadurch ihre Gültigkeit.
• Gespeicherte Anmerkungen lassen sich im Werkzeug nicht wieder entfernen.
• Die Daten einer Version müssen noch im Speicher liegen. Der Verlauf nennt höchstens 200 Versionen.

Das Protokoll hält das Ersetzen durch eine neue Version und das Zurücksetzen auf eine ältere Version fest.

Die Einzelheiten stehen auf den Seiten Versionen und Papierkorb und PDF-Anmerkungen. Zu den Rollen im Pool gibt Pools Auskunft. Das Produkt steht unter SecureFiles.