Datenraum mit Externen ohne Konto: Pool, Gastlink und Bestätigungscode

Ein Projekt mit einer Kanzlei, einem Lieferanten oder einem Kunden braucht schnell einen gemeinsamen Ort für Dateien. Die IT will dafür keine Gastkonten im eigenen Verzeichnis. Die Sicherheit will keine Links, die niemand kontrolliert. Beide Anliegen sind berechtigt.

Ein Pool in SecureFiles verbindet beides. Externe kommen ohne Konto hinein, und die Organisation behält Rollen, Fristen und Protokoll in der Hand.

Was ein Pool ist

Ein Pool ist ein gemeinsamer Datenraum mit Ordnern und Dateien. Mitglieder sehen die Dateien je nach Rolle: Betrachter, Einsender, Bearbeiter oder Verwalter. Rechte legt man je Ordner fest, und der Zugang eines Mitglieds lässt sich auf Zeit begrenzen.

Für Externe gibt es die Art Gäste ohne Konto. Ein Gast öffnet den Pool über seinen persönlichen Link und bestätigt sich mit einem Code, den er per E-Mail bekommt. Gäste sind nie Verwalter.

Was die Verwaltung festlegen muss

Gäste kommen nur hinein, wenn drei Dinge zusammenpassen:

1. Die Organisation erlaubt Gäste. Unter Schutz schaltet die Verwaltung Gäste in Pools erlauben ein.
2. Eine Regel erlaubt Gäste ohne Konto im Reiter Pool. Sie legt Anmeldung, höchste Rolle, Höchstdauer und erlaubte Domänen fest. Ohne Vorgabe ist die höchste Rolle Bearbeiter.
3. Der Einladende hat das Recht Gäste in Pools einladen.

Ablauf für die Einladung

1. Der Eigentümer öffnet den Pool, wählt Freigabe und schaltet mit Gastzugang einschalten den Zugang für Gäste ein. Verlangt die Regel ein Passwort, legt er das Passwort für Gäste fest.
2. Unter Gäste wählt er Gast einladen und trägt Adresse, Rolle und Ende des Zugangs ein.
3. Der Gast bekommt eine E-Mail mit seinem persönlichen Link. Dort lässt er mit Code senden einen sechsstelligen Code an seine Adresse schicken.

Der Code gilt zehn Minuten, nach fünf Fehleingaben ist er gesperrt. Verlangt die Stufe Bestätigungscode und Passwort, fragt die Seite zusätzlich nach dem Passwort. Die Sitzung hält zwölf Stunden.

Ein Gast sieht nur Ordner, in die seine Rolle reicht. Mit Nur Mitglieder mit Konto oder Nur mit zweitem Faktor legt der Verwalter je Ordner fest, dass Gäste gar nicht hineinkommen. Andere Hochlader nennt die Liste nicht.

Verschlüsselter Pool für Gäste

Wer die Dateien besonders schützen will, schaltet beim Anlegen Ende-zu-Ende verschlüsseln ein. Die Schutzart lässt sich danach nicht mehr ändern. Der Gast richtet beim ersten Öffnen einen eigenen Schlüssel im Browser ein, mit einem Kennwort für den Schlüssel und einem Wiederherstellungsschlüssel. Ohne beides sind die Dateien verloren, auch für die Verwaltung.

Bis ein Verwalter den Gast mit Freigeben freigibt, sieht er keine Dateien. Vorher vergleicht der Verwalter die Kennung des Schlüssels, am besten am Telefon. Freigeben darf nur, wer seinen eigenen Schlüssel bereits geöffnet hat.

Grenzen, die man einplanen sollte

• Gäste verwalten nichts und können höchstens Bearbeiter sein.
• Im verschlüsselten Pool gibt es keine Prüfung auf Schadsoftware und beim Hochladen keine Versionen.
• Gastzugang beenden sperrt alle Gäste sofort. Entfernen nimmt einem einzelnen Gast den Zugang.
• Ist der Pool abgelaufen, entfernt ein Hintergrundlauf die Dateien aus dem Speicher.

Im Protokoll

Auch die Handlungen der Gäste stehen im Protokoll: Einladung, erneuerter Link, gesendeter Bestätigungscode, Anmeldung und falsches Passwort. Im Audit-Protokoll filtert man mit dem Feld E-Mail nach einem bestimmten Gast.

Die Einzelheiten stehen auf den Seiten Pools und Gäste in Pools. Welche Vorgaben die Verwaltung setzt, erklärt Regeln und Schutz. Für den verschlüsselten Pool gilt Eigener Schlüssel. Das Produkt steht unter SecureFiles.