Öffentliche Verwaltung · Informationssicherheitshandbuch · E-GovG · NIS2

Verwaltung.Verschlüsselt.Behörden-E-Mail nach dem Informationssicherheitshandbuch.

MailGuard, SecureMail und SecureFiles für Bund, Land und Gemeinde. Bezug zum Österreichischen Informationssicherheitshandbuch, Vorgehen für klassifizierte Information der Stufe EINGESCHRÄNKT, Begleitkommunikation zum E-Government. EU-Hosting, vergabefähig.

Demo anfragenMailGuard im Detail
Auf einen BlickStand 2026

Verschlüsselte Verwaltungskommunikation ohne Eigenbetrieb.

  • Eigenbetrieb von Mail-Sicherheit im RechenzentrumDienst nach dem Informationssicherheitshandbuch mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
  • Verwechslung von Bürgerpost mit DE-Mail oder beBPoKlare Abgrenzung, Conbool ergänzt die Pflichtkanäle
  • Vergabe ohne EVB-IT-Cloud-BezugEVB-IT-Cloud-fähige Vertragsstruktur, Bezug über Rahmenverträge
Conbool deckt die alltägliche Verwaltungs-E-Mail von Bund, Land und Gemeinde ab, mit Bezug zum Österreichischen Informationssicherheitshandbuch und EU-Hosting. Pflichtkanäle wie die elektronische Zustellung nach dem Zustellgesetz, der elektronische Rechtsverkehr und das Unternehmensserviceportal bleiben unverändert. Conbool ist die Schicht für Bürgerpost, Korrespondenz zwischen Behörden und Anlagentransport, die heute noch über unverschlüsselte Standard-Mail läuft.
Geeignet für Sie wenn:Bund, Land, Kommune, AöROZG-Umsetzung & EfAEVB-IT- und Rahmenvertrag-fähig
100 %
EU-Hosting
ISHB
IT-Grundschutz-Bausteine APP.5.3 & NET.1.1
OZG
EfA-konforme Begleitkommunikation
30 Min.
Setup je Fachbereich, Pilot in einem Amt

Compliance-Anker für die Verwaltung

Österreichisches Informationssicherheitshandbuch, Kapitel zu E-Mail-Sicherheit und NetzkommunikationOnlinezugangsgesetz (OZG) und OZG-Änderungsgesetz, Begleitkommunikation zu Online-DienstenNIS2-Richtlinie (EU) 2022/2555 und das Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz für öffentliche StellenInformationssicherheitsgesetz und Informationssicherheitsverordnung für klassifizierte Information

Conbool unterstützt Maßnahmen aus dem Österreichischen Informationssicherheitshandbuch auf Mail- und Datenebene. Conbool ersetzt nicht die elektronische Zustellung nach dem Zustellgesetz, den elektronischen Rechtsverkehr, das Unternehmensserviceportal oder andere gesetzlich vorgeschriebene elektronische Kanäle und ergänzt sie nur in der allgemeinen Verwaltungskommunikation.

Vier Bausteine für Bund, Land und Kommune.

MailGuard für Posteingänge der Behörde, SecureMail für vertrauliche Bürger- und Amtspost, SecureFiles für große Akten und Anlagen, Disclaimer für Pflichtangaben nach E-Government-Gesetz.

MailGuard

MailGuard

BEC-, Phishing- und Anhang-Schutz für Bürgerpost, Pressestellen und Funktionspostfächer. Erkennt Lookalike-Domains, gefälschte Bürgeranfragen und Ransomware-Dropper, bevor sie das Fachverfahren erreichen. SIEM-Anbindung an das Behörden-SOC oder an das zuständige Computer-Notfallteam möglich.

MailGuard im Detail
SecureMail

SecureMail

S/MIME und OpenPGP für Korrespondenz zwischen Behörden, an Anwältinnen, Notare, Sachverständige und Bürger. Web-Reader für Empfänger ohne Zertifikat, damit die alte Frau Müller den Bescheid lesen kann, ohne Software zu installieren oder ein Konto anzulegen.

SecureMail im Detail
SecureFiles

SecureFiles

Sicherer Transport für Bauakten, Vergabeunterlagen, Voranschläge und große Anlagen jenseits der Outlook-Größenlimits. Audit-Log pro Zugriff, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, EU-Hosting. Löst die händischen USB-Stick- und WeTransfer-Umwege im Amt ab.

SecureFiles im Detail
Disclaimer

Disclaimer

Server-seitige Signaturen mit den Angaben nach § 5 ECG und den Vorgaben des E-Government-Gesetzes, je nach Amt, Fachbereich und Sachgebiet. Anbindung an das Behördenverzeichnis über AD oder LDAP, einheitliche Darstellung über Outlook Classic, New und Web.

Disclaimer im Detail

Außerdem in der Suite

Typische Workflows aus der Verwaltung

Vier Szenarien aus dem Amtsalltag.

Vom Bürger-Posteingang im Bürgeramt über die Bescheidzustellung im Sozialamt und die Bauaktenübergabe zwischen Stadt und Landkreis bis zur vergaberechtskonformen Korrespondenz mit Bietern und Sachverständigen.

1

Bürgerpost und Pressestelle absichern

Phishing-Wellen an info@stadt.de und presse@landratsamt.de mit gefälschten Bürgeranfragen, Bewerbungsanhängen und Rechnungsmaschen fängt MailGuard auf SPF-, DKIM- und DMARC-Ebene ab. Backpressure-Schutz verhindert, dass das Funktionspostfach durch Massenmails kippt. Erkannt werden auch Homoglyph-Angriffe auf Domains wie stadt-muenster.de versus stadt-muenste.rde, die heute regelmäßig in Kommunalverwaltungen ankommen.

2

Verschlüsselte Bescheid-Zustellung an Bürger

Sozialamt, Fremdenbehörde und Abgabenstelle versenden Bescheide an Bürger ohne S/MIME-Zertifikat und ohne Teilnahme an der elektronischen Zustellung. Der Web-Reader liefert die Nachricht über einen Einmal-Link mit Out-of-Band-Passwort per Telefon oder Brief, ohne Account, ohne App, mit Lesebestätigung für den Sachbearbeiter. Damit lassen sich auch sensible Erledigungen datenschutzkonform digital übermitteln, statt sie weiter per Briefpost zu versenden. Die förmliche Zustellung nach dem Zustellgesetz bleibt davon unberührt.

3

Behörden-zu-Behörden-Akten und EfA-Begleitkommunikation

Bauamt, Standesamt und Jugendamt tauschen große Akten zwischen Stadt, Landkreis und Land. SecureFiles ersetzt das Brennen auf CD und das ungesicherte WeTransfer in der Verwaltung. EfA-Begleitkommunikation, etwa Rückfragen zu einem Online-Antrag aus dem OZG-Portal, läuft verschlüsselt über SecureMail mit Bezug zur Vorgangsnummer. Anlagen über 25 MB, etwa Baupläne oder Gutachten, gehen über SecureFiles mit Audit-Log und Ablauf-Datum.

4

Vergabe- und Bieterkorrespondenz parallel zur eVergabe

Anfragen, Aufklärungsgespräche und Zuschlagsmitteilungen im Vergabeverfahren erfordern dokumentierte, manipulationssichere Kommunikation. SecureMail mit Audit-Log läuft parallel zu den Vergabeplattformen, über die nach dem Bundesvergabegesetz 2018 kommuniziert wird. Für Aufklärungsgespräche unterhalb der Schwellenwerte, für interne Vergabevermerke und für den vertraulichen Austausch mit der internen Revision oder dem Rechnungshof liefert Conbool die belegbare Spur.

Architektur und Integration

Conbool als unabhängige Schicht vor M365 oder Exchange.

Conbool sitzt im EU-Rechenzentrum als vorgeschalteter MX und SMTP-Smarthost. Fachverfahren wie der elektronische Akt im Bund, die Verfahren für das Meldewesen, die Sozialverwaltung, das Finanz- und Rechnungswesen der Gemeinden oder die Vorgangsbearbeitung der Sicherheitsbehörden bleiben unverändert. Die Behörden-IT muss keine Mail-Filter mehr selbst pflegen und verlagert den Wartungsaufwand vom eigenen Rechenzentrum in einen Dienst mit definierter Verfügbarkeit und durchgehender Erreichbarkeit.

MX-Switch und ausgehender Smarthost

Eingehender SMTP läuft über Conbool, Microsoft 365 oder On-Prem-Exchange bleibt Mailbox-Backend. Ausgehende Mail signiert und verschlüsselt automatisch.

Fachverfahren bleiben unberührt

Conbool greift nicht in Fachverfahren wie OS, EWO, ProSoz, Avviso oder POLIKS ein und beschränkt sich auf die Office-Kommunikation neben den Verfahren.

DE-Mail, beBPo, EGVP, OZG-Portal

Pflichtkanäle nach De-Mail-G, ERVV und OZG laufen unverändert weiter. Conbool deckt die Mail-Schicht ab, die heute noch über Standard-SMTP transportiert wird.

SIEM- und SOC-Anschluss

Audit-Log per Syslog, CEF oder API ans Behörden-SIEM, an ein Landes-CERT oder an das zuständige Computer-Notfallteam. Meldewege nach dem Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz abbildbar.

Compliance-Mapping

Informationssicherheitshandbuch, NIS2 und klassifizierte Information technisch belegt.

Das Österreichische Informationssicherheitshandbuch beschreibt die Maßnahmen für den E-Mail-Verkehr und die Netzkommunikation der Verwaltung, aufbauend auf ISO 27001 und ISO 27002. Conbool deckt die Maßnahmen dieser Kapitel für den Bereich SMTP, S/MIME, Filterung und Transport ab und liefert Nachweise für den Informationssicherheitsbeauftragten.

APP.5.3 und NET.1.1 mappen

Maßnahmen aus APP.5.3.A1 bis A14 und NET.1.1.A1 bis A28 werden im Conbool-Maßnahmenkatalog abgebildet, inklusive Verschlüsselung, Spam- und Schadprogrammschutz, Protokollierung und Notfallvorsorge. Dokumentation als PDF-Export für die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt und den behördlichen IT-Sicherheitsbeauftragten.

Schutzbedarfsfeststellung normal bis hoch

Conbool ist für normalen und erhöhten Schutzbedarf dokumentierbar. Für Information der Stufe EINGESCHRÄNKT nach dem Informationssicherheitsgesetz greift ein erweitertes Verfahren mit dedizierter Schlüsselverwaltung, Hardware-Token und separater Mandanteninstanz, das im Pilot mit dem Informationssicherheitsbeauftragten abgestimmt wird.

NIS2 für öffentliche Stellen

Mit dem Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz fallen Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung und bestimmte Anstalten öffentlichen Rechts unter die Pflichten für wesentliche oder wichtige Einrichtungen. Conbool liefert die geforderten Maßnahmen auf der Mail-Schicht und unterstützt die Frühwarnung binnen 24 Stunden.

Audit-Trail nach Art. 5 und Art. 30 DSGVO

Audit-Log mit Empfänger, Zeitstempel, Schlüssel, Malware-Verdikt und Status für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO. Aufbewahrung konfigurierbar nach den Skartierungsordnungen der Gebietskörperschaft und nach den Vorgaben der Bundes- und Landesarchive.

Vergabe, EVB-IT und Migration

Pilot im Fachbereich, dann ausrollen über das ganze Amt.

Conbool ist EVB-IT-Cloud-fähig und kann über bestehende Rahmenverträge bezogen werden, etwa über die Kommunale Datenverarbeitung Sachsen (KDS), Dataport, ekom21, KRZN, KDO Niedersachsen oder das BMI-Rahmenvertragsportal Kdo. Die typische Einführung startet mit einem Fachbereich, üblicherweise dem Bürgeramt oder Sozialamt, bleibt vier Wochen im Probebetrieb mit aktiver Beobachtung durch den IT-Sicherheitsbeauftragten und wird dann wochenweise über die anderen Aemter ausgerollt. Schulung der Sachbearbeiter erfolgt remote in 60-Minuten-Einheiten pro Fachbereich.

EVB-IT-Cloud-Vertrag

Die Vertragsstruktur ist auf die Beschaffung durch Gebietskörperschaften ausgelegt, inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und Service-Level-Vereinbarung.

Rahmenvertrag oder UVgO/VgV-Vergabe

Bezug über Landes-Rahmenverträge oder Direktauftrag unter dem UVgO-Schwellenwert, EU-weite Ausschreibung nach VgV oberhalb des EU-Schwellenwerts.

Pilot in einem Amt, dann Rollout

Bürgeramt startet mit MailGuard und SecureMail, Funktionspostfach info@ wird umgezogen. Andere Aemter folgen wochenweise, das Rechnungsprüfungsamt erhält jederzeit Lese-Zugang fürs Audit-Log.

OZG- und EfA-Begleitkommunikation

Conbool unterstützt OZG-Anforderungen auf der Mail-Ebene bei Rückfragen, Bescheidversand und Anlagenversand. Das OZG-Portal und die EfA-Dienste werden nicht ersetzt.

Häufige Fragen aus Behörden und Kommunen

Ersetzt Conbool DE-Mail, beBPo, EGVP oder das OZG-Portal?
Nein. DE-Mail nach De-Mail-Gesetz, beBPo, EGVP und die OZG-Portale (etwa der Bund- und Länder-Online-Dienst-Verbund nach EfA) sind gesetzlich vorgeschriebene Kanäle für rechtsverbindliche Zustellung beziehungsweise für den Antragsprozess selbst. Conbool deckt die allgemeine Verwaltungskommunikation ab, also Rückfragen, Begleitschreiben, Bescheidversand an Bürger ohne DE-Mail-Konto, Behörden-zu-Behörden-Korrespondenz und Anlagentransport. Diese Mail-Schicht lief in vielen Aemtern bisher über unverschlüsseltes SMTP und wird durch Conbool auf S/MIME, OpenPGP und Web-Reader für Empfänger ohne Zertifikat gehoben, ohne dass an den Pflichtkanälen etwas geändert wird.
Wie passt Conbool zum Österreichischen Informationssicherheitshandbuch?
Conbool adressiert primär die Kapitel zur E-Mail-Sicherheit und zur Netzkommunikation des Österreichischen Informationssicherheitshandbuchs. Die Plattform liefert eine Maßnahmenbeschreibung, die im Sicherheitskonzept der Behörde dokumentiert werden kann und zur Modellierung im Informationsverbund passt. Für die Schutzbedarfsfeststellung lassen sich Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Mail-Strecke separat ausweisen. Ein Nachweis über die ISO-27001-Zertifizierung der zugrundeliegenden Infrastruktur wird im Vergabeverfahren als Anlage zur Leistungsbeschreibung bereitgestellt. Damit wird die Migration von einer eigenbetriebenen Mail-Filter-Lösung auf einen Dienst auch für die Aufsicht und die interne Revision nachvollziehbar.
Eignet sich Conbool für VS-NfD-Korrespondenz?
Klassifizierte Information nach dem Informationssicherheitsgesetz und der Informationssicherheitsverordnung verlangt geeignete Verschlüsselungsverfahren, ein klar definiertes Schlüsselmanagement und eine dokumentierte organisatorische Einbettung. Conbool bietet S/MIME-Verschlüsselung mit zertifikatsbasierten Schlüsseln, Hardware-Token-Anbindung und mandantengetrennte Instanzen an. Ob der Einsatz für Information der Stufe EINGESCHRÄNKT geeignet ist, hängt von der eingesetzten Zertifizierungsstelle, der Schlüsselverwaltung und der organisatorischen Maßnahme im Amt ab und wird im Pilot mit dem Informationssicherheitsbeauftragten geklärt, bevor produktiv geschaltet wird. Für höhere Klassifizierungsstufen ist Conbool nicht vorgesehen.
Wie sieht der EVB-IT-Bezug und die Vergabe aus?
Die Vertragsstruktur ist auf die öffentliche Beschaffung ausgelegt und enthält den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Liste der Unterauftragsverarbeiter, eine Service-Level-Vereinbarung mit Verfügbarkeits- und Reaktionszeiten und ein Löschkonzept nach Vertragsende. Der Bezug ist über Rahmenvereinbarungen der Bundesbeschaffung, über eine Direktvergabe unterhalb der Schwellenwerte des Bundesvergabegesetzes 2018 oder über ein EU-weites Verfahren oberhalb der Schwellenwerte möglich. Die Leistungsbeschreibung für das Vergabeverfahren stellen wir bei Bedarf bereit.
Was bedeutet OZG und EfA für die Mail-Schicht der Behörde?
Das E-Government-Gesetz und das Zustellgesetz regeln, wie Behörden Verwaltungsleistungen elektronisch anbieten und rechtswirksam zustellen; die ID Austria und das Unternehmensserviceportal tragen die Identifikation. Die Mail-Schicht trägt die Begleitkommunikation: Eingangsbestätigungen, Rückfragen, Übermittlung von Erledigungen ohne Zustellwirkung, Anlagentransport, Klärung von Identifikationsdaten. Conbool liefert dafür verschlüsselte E-Mail mit Audit-Log und EU-Hosting, ohne die elektronische Zustellung, die ID Austria oder das Unternehmensserviceportal selbst zu ersetzen.
Wie greift NIS2 für öffentliche Stellen in Österreich, und was deckt Conbool davon ab?
Mit dem Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz fallen Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung und bestimmte Anstalten öffentlichen Rechts unter die Pflichten für wesentliche oder wichtige Einrichtungen. Sie müssen Risikomanagement, Meldepflichten mit einer Frühwarnung binnen 24 Stunden und einer Meldung binnen 72 Stunden sowie geeignete technische Maßnahmen umsetzen. Conbool deckt die Mail-Schicht mit mehrstufiger Filterung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Audit-Log, SIEM-Anbindung an das Landes-CERT oder das zuständige Computer-Notfallteam sowie dokumentierten Incident-Prozessen ab und liefert die Belege für den Informationssicherheitsbeauftragten und die Leitung.
Wie läuft die Migration vom alten Mail-Gateway zur Conbool-Schicht im laufenden Amtsbetrieb?
Pilot in einem Fachbereich, typisch Bürgerservice oder Sozialamt. Zwei Wochen Beobachtung im Monitor-Modus parallel zum bestehenden Gateway, MailGuard-Verdikte werden mitgeloggt, aber noch nicht durchgesetzt. Danach MX-Switch in einem Wartungsfenster, üblich am Wochenende. Die Funktionspostfächer werden zuerst migriert, die personenbezogenen Postfächer der Sachbearbeiter folgen wochenweise. Die interne Revision und der Datenschutzbeauftragte erhalten jederzeit lesenden Zugriff auf das Audit-Log für aufsichtliche Prüfungen und turnusmäßige Berichte.
Ersetzt der Zustellnachweis eine förmliche Zustellung?
Nein. Wo das Verfahrensrecht eine förmliche Zustellung vorschreibt, gelten die dafür vorgesehenen Wege weiter. Für die übrige Kommunikation mit Bürgern, Unternehmen und anderen Behörden schafft SecureMail Nachvollziehbarkeit: SecureMail hält zu jeder Nachricht die Übergabe an den Mailserver des Empfängers fest, mit dessen Antwortcode und Vorgangsnummer, der Art der Verbindung und dem Hashwert der übergebenen Bytes, in einer verketteten, viertelstündlich gesiegelten Protokollierung. Läuft die Nachricht über das Nachrichtenportal, ist auch das Öffnen mit Zeitpunkt und IP-Adresse belegt.

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Quellen und Stand

Aussagen zum Informationssicherheitshandbuch basieren auf dem Österreichischen Informationssicherheitshandbuch in der geltenden Fassung sowie auf ISO 27001 und ISO 27002. Aussagen zum E-Government basieren auf dem E-Government-Gesetz und dem Zustellgesetz. Aussagen zu NIS2 basieren auf der Richtlinie (EU) 2022/2555 und dem Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz. Aussagen zu klassifizierter Information beziehen sich auf das Informationssicherheitsgesetz und die Informationssicherheitsverordnung. Aussagen zur Vergabe basieren auf dem Bundesvergabegesetz 2018 in der jeweils geltenden Fassung. Stand 2026.

ID Austria, das Unternehmensserviceportal und die elektronische Zustellung sind Bezeichnungen staatlicher oder gesetzlich definierter Kanäle und Verfahren. Bundesrechenzentrum und Bundesbeschaffung sind Bezeichnungen von Einrichtungen des Bundes. Microsoft, Microsoft 365, Outlook und Exchange sind Marken der Microsoft Corporation. Conbool ist eine Marke der Conbool GmbH.