Aanmelden
Archive · vergelijking

MailStore en Conbool Archive vergeleken.

MailStore is een gevestigde standaard voor e-mailarchivering. Zoekt u archivering die de toets doorstaat, met gegevens die binnen de EU blijven en met versleuteling erbij, dan loont het de verschillen naast elkaar te leggen. Deze pagina vergelijkt punten die openbaar te controleren zijn, stand september 2026.

Demo aanvragenArchive in detailStand: september 2026

In drie zinnen

Waar het op aankomt.

MailStore is een gericht, volwassen product voor archivering met een grote geïnstalleerde basis, sinds december 2019 onderdeel van OpenText. Conbool Archive is een e-mailarchief dat de toets doorstaat en dat draait in dezelfde suite als de filtering, de versleuteling, de bestandsverzending, de handtekeningen en het uitlezen van DMARC. Welke opzet past, hangt ervan af of u een gespecialiseerd archief nodig hebt of een archief als deel van een platform.

De vijf meestgestelde vragen naast elkaar.

Uitspraken over MailStore verwijzen naar openbare bronnen, elke aanspraak van Conbool is in een demo na te gaan.

Waar staan mijn gegevens en wie is de contractpartij?

Conbool Archive

Contractpartij en verwerker is Conbool GmbH in Duitsland. In de cloud draait alles uitsluitend in datacenters binnen de EU op infrastructuur met een ISO 27001-certificering; als alternatief draait u hetzelfde product volledig op eigen apparatuur. De locatie van de gegevens staat in de verwerkersovereenkomst.

MailStoreMailStore

MailStore Server draait bij u zelf, dus de gegevens staan in uw eigen omgeving. MailStore Cloud en de editie voor dienstverleners draaien via partners. MailStore Software GmbH, gevestigd in Viersen, hoort sinds eind 2014 bij Carbonite en kwam met de overname daarvan in december 2019 bij OpenText, een concern met het hoofdkantoor in Canada.

Bron: de productpagina's van MailStore over Server, Cloud en de editie voor dienstverleners en de berichten over de overname door Carbonite in 2014 en over de afronding van de overname van Carbonite door OpenText in december 2019, openbaar te raadplegen. Laat de locatie van de gegevens voor uw eigen situatie bevestigen.

Waarom dat van belang is: voor het register van verwerkingsactiviteiten onder de AVG en voor beoordelingen onder NIS2 en voor vitale sectoren telt naast de fysieke locatie ook bij welk concern de aanbieder hoort, met het oog op de Amerikaanse CLOUD Act. Draaien op eigen apparatuur lost de vraag over de locatie op, maar verlegt het beheer en de WORM-opslag naar u.

Een gericht product of een samenhangende suite?

Conbool Archive

Archive maakt deel uit van een geheel: in dezelfde console draaien MailGuard voor de bescherming van inkomende post, SecureMail voor versleuteling, SecureFiles voor het versturen van grote bestanden, Disclaimer en DMARC. Eén contractpartij, één beheerportaal, één auditlogboek. De archivering grijpt rechtstreeks aan op de mailstroom in de gateway.

MailStoreMailStore

MailStore richt zich bewust op archivering en doet dat al vele jaren zeer goed. Versleuteling, bescherming van inkomende post en het beheer van handtekeningen horen volgens het openbare productoverzicht niet bij de omvang en worden zo nodig via andere aanbieders afgedekt.

Bron: het productoverzicht van MailStore, openbaar. MailStore positioneert zich als gespecialiseerd product voor archivering.

Waarom dat van belang is: een gericht product is sterk in zijn eigen onderdeel, maar levert meer contracten, consoles en auditlagen op wanneer u toch al versleuteling en bescherming van inkomende post nodig hebt. Een suite brengt dat samen, maar is breder van opzet.

Zijn ook versleutelde berichten doorzoekbaar?

Conbool Archive

S/MIME- en PGP-berichten die de gateway van Conbool ontsleutelt, en SecureMail hoort bij de suite, worden daarnaast in leesbare tekst doorzoekbaar gearchiveerd. Het versleutelde origineel blijft ongewijzigd in de postbus. Zonder ontsleuteling in de gateway belandt het bericht als geheimschrift in het archief en is het niet in de volledige tekst te vinden, zoals in elk archief.

MailStoreMailStore

MailStore archiveert de berichten zoals het ze uit de postbus of uit het journaal ophaalt. Versleutelde inhoud blijft versleuteld, tenzij die al eerder ontsleuteld beschikbaar is.

Bron: de documentatie van MailStore over archivering. MailStore brengt geen eigen laag voor het ontsleutelen van S/MIME of PGP mee.

Waarom dat van belang is: in gereguleerde sectoren met veel S/MIME- of PGP-verkeer bepaalt de doorzoekbaarheid of eDiscovery in de praktijk bruikbaar is. Het voordeel geldt alleen voor post die de gateway ontsleutelt.

Hoe komen de berichten in het archief?

Conbool Archive

Twee wegen: de eigen aftakking op de gateway legt elk bericht direct in de mailstroom vast, en journaling neemt de journaalrapporten van Exchange en Microsoft 365 aan op een eigen adres, met meerdere bronnen per organisatie en met een eigen goedkeuring van de afzender. Journaling legt ook zuiver interne post vast. Oude bestanden komen binnen via een import in PST-, MBOX- of EML-formaat.

MailStoreMailStore

MailStore biedt een breed aanbod aan manieren van ophalen: journaling, het rechtstreeks ophalen uit postbussen via IMAP, Exchange en Microsoft 365, en daarnaast import vanuit het bestandssysteem en uit PST- en EML-bestanden, plus een Outlook-add-in om te zoeken. Het ophalen is een kernkracht van het product.

Bron: de productpagina van MailStore Server, het hoofdstuk over de manieren van archiveren, openbaar.

Waarom dat van belang is: beide dekken journaling en de import van bestanden af. Het ophalen uit postbussen via IMAP en Exchange is bij MailStore breder; de aftakking van Conbool zit dichter op de levende mailstroom en vult journaling aan met de interne post.

Hoe zit het met certificering en volwassenheid?

Conbool Archive

Conbool Archive is opgezet voor bewaren dat de toets doorstaat volgens de Duitse GoBD-regels naar HGB en AO: WORM met object lock in het compliancetarief, een extern verankerde reeks hashes, een geautomatiseerd verwijderbeleid en eDiscovery met goedkeuring volgens het vierogenprincipe. Een toetsing volgens IDW PS 880 is in voorbereiding.

MailStoreMailStore

MailStore is gevestigd in de markt, beschikt over een softwarecertificering volgens IDW PS 880 en heeft een koppeling met DATEV. Voor belastingadviseurs en advocatenkantoren is dat een sterk vertrouwenspunt.

Bron: de website van MailStore over de certificering volgens IDW PS 880 en de samenwerking met DATEV, openbaar.

Waarom dat van belang is: eerlijk gezegd heeft MailStore hier een voorsprong bij de formele certificering en de nabijheid van DATEV. Is een verklaring volgens IDW PS 880 vandaag verplicht, dan pleit dat voor MailStore; wegen gegevens die in de EU blijven en het samenbrengen in één suite zwaarder, dan voor Conbool.

Checklist voor de migratie

Wat er bij een overstap van MailStore concreet moet gebeuren.

Een overstap van MailStore verloopt als migratie in vijf stappen, met een periode waarin beide naast elkaar draaien. Het bestand wordt geëxporteerd en overgenomen voordat MailStore wordt uitgezet.

  1. 1. De omvang en het contract bij MailStore nagaan

    Leg het aantal postbussen vast, de omvang van het archief, de gebruikte manieren van ophalen, dus journaling, IMAP of Exchange, en de looptijd van de licentie en het onderhoud. Dat bepaalt het werk van de import en het moment waarop dubbele kosten te vermijden zijn.

  2. 2. Het MailStore-bestand exporteren

    Exporteer het bestaande archief uit MailStore als EML of PST. MailStore biedt daarvoor een exportwizard. Die export is de basis voor de import van het oude bestand in Conbool, zodat de geschiedenis bewaard blijft.

  3. 3. Journaling naar Conbool omzetten

    Maak in Conbool Archive een journaalbron aan en zet de journaalregel van Exchange of Microsoft 365 op het nieuwe adres. Vanaf dat moment komt de nieuwe post in Conbool binnen, terwijl MailStore tijdens de overgang blijft draaien.

  4. 4. Het oude bestand importeren en ernaast controleren

    Lees de export in EML- of PST-formaat op de server in Conbool in. De bewaartermijnen worden berekend vanaf de verzenddatum van de berichten. Controleer in die fase het zoeken, de volledigheid en de termijnen aan de hand van een representatieve steekproef.

  5. 5. MailStore beheerst uitzetten

    Loopt de nieuwe post via Conbool en is het oude bestand volledig geïmporteerd en gecontroleerd, dan wordt MailStore beheerst buiten gebruik gesteld. Houd u tijdens de overgang aan de bewaarplichten en beëindig de licentie tijdig.

Deze stappen zijn een ervaringsraamwerk en vervangen geen migratieadvies op maat. De omvang en de volgorde stemmen wij in een gesprek af op uw situatie.

Hulp bij de keuze

Wanneer Conbool Archive, wanneer MailStore.

Conbool Archive past wanneer …

  • u moet vastleggen dat de gegevens binnen de EU blijven, met een Duitse contractpartij, en u de cloud of eigen apparatuur uit één codebasis wilt.
  • u archivering, bescherming van inkomende post, versleuteling en handtekeningen in één suite wilt samenbrengen in plaats van meerdere leveranciers aan te houden.
  • veel S/MIME- of PGP-verkeer in leesbare tekst doorzoekbaar moet zijn, voor post die de gateway heeft ontsleuteld.
  • u ook interne post van postbus naar postbus sluitend wilt vastleggen via journaling en een moderne eDiscovery met goedkeuring volgens het vierogenprincipe nodig hebt.

MailStore past wanneer …

  • u een archief nodig hebt dat vandaag al is gecertificeerd volgens IDW PS 880, als harde eis.
  • de koppeling met DATEV centraal staat in de processen van uw kantoor.
  • u een puur archiefproduct zoekt zonder andere modules en het ophalen uit postbussen via IMAP en Exchange breed gebruikt.
  • een zeer grote, jarenlang beproefde geïnstalleerde basis voor u een gunningscriterium is.

Past hierbij

Conbool Archive per branche en toepassing.

Archivering voor Microsoft 365

Een journaalregel in plaats van een koppelstuk, voor Exchange Online en een eigen server.

Meer weten

Archivering volgens de bewaarplicht

Zeven jaar bewaren, onveranderbaar, met een geautomatiseerd beleid voor verwijderen.

Meer weten

Voor accountants- en advieskantoren

De bewaarplicht nakomen en de communicatie met cliënten controleerbaar bewaren.

Meer weten

E-mailarchivering

Onveranderbaar bewaren volgens de bewaarplicht.

Meer weten

E-mailbeveiliging

Spam, phishing en fraude centraal tegenhouden.

Meer weten

Versleuteling van e-mail

S/MIME, PGP en een portaal voor ontvangers zonder sleutel.

Meer weten

Ook van belang

Archivering in een breder verband.

E-mailarchivering wordt vaak samen met de koppeling aan Microsoft 365, met de GoBD-regels en met e-mailbeveiliging afgewogen. Hier staan de bijbehorende pagina's.

Veelgestelde vragen

Conbool Archive bekijken in uw eigen situatie.

30 minuten demo. Archivering die de toets doorstaat, met hosting in de EU, zoeken in de leesbare tekst van versleutelde post en één samenhangende suite.

Demo aanvragenArchive in detail

Bronnen en opmerking over eerlijkheid

Uitspraken over MailStore op deze pagina berusten uitsluitend op openbaar toegankelijke bronnen: de productpagina's van MailStore over Server, Cloud en de editie voor dienstverleners, de documentatie van MailStore, de openbaar gecommuniceerde certificering volgens IDW PS 880 en de samenwerking met DATEV, en de openbaar bekendgemaakte overname van Carbonite door OpenText in december 2019, waarmee MailStore bij de OpenText-groep kwam. MailStore is een erkend, volwassen product; beweringen die niet openbaar zijn onderbouwd, blijven achterwege. Uitspraken over Conbool berusten op de eigen productdocumentatie en op certificeringen van de infrastructuur.

Stand: september 2026. Voor de uiteindelijke keuze raden wij aan beide aanbieders rechtstreeks naar de voor u belangrijke punten te vragen en uitspraken schriftelijk te laten bevestigen.

MailStore is een merk van MailStore Software GmbH respectievelijk de OpenText-groep. Conbool is een merk van Conbool GmbH. Deze pagina is een redactionele vergelijking en geen officieel materiaal van MailStore.