E-mailarchiveringvoor Microsoft 365die standhoudt.
Archive legt alle inkomende, uitgaande en interne post uit Exchange Online en uit een eigen Exchange vast. Controleerbaar, doorzoekbaar en zonder verplicht koppelstuk.
Onveranderbare e-mailarchivering voor Microsoft 365 en Exchange
Archive archiveert het hele mailverkeer uit Exchange Online en uit een eigen Exchange op een manier die een controle doorstaat. Eén journaalregel volstaat, versleutelde berichten worden leesbaar en doorzoekbaar bewaard, en alles draait uitsluitend in rekencentra in de EU.
Waarom de eigen middelen van Microsoft niet volstaan
Hoe Microsoft 365 op Archive wordt aangesloten
Eén journaalregel volstaat. De overdracht loopt versleuteld en zonder verplicht koppelstuk naar een eigen archiefbestemming buiten Microsoft 365.
Een journaalregel in plaats van een koppelstuk
Exchange Online levert de journaalberichten via een journaalregel af op een eigen ontvangstadres van Archive. Een extra koppelstuk is niet nodig.
Een eigen archiefbestemming buiten de omgeving
Exchange Online levert journaalberichten alleen af aan een archiefsysteem buiten de eigen omgeving. Een postbus in Exchange Online kan geen journaalbestemming zijn. Precies die rol vervult Archive.
Versleuteld transport
De journaalberichten gaan versleuteld over de lijn met TLS en met moderne verificatie. De mailstroom zelf blijft daarbij onaangeroerd.
Wat Archive doet
Volledig vastleggen, onveranderbaar bewaren en zoeken in de volledige tekst, voor Microsoft 365 en voor een eigen Exchange.
Alles vastgelegd
Inkomende, uitgaande en interne post wordt zonder gaten vastgelegd, of die nu via Exchange Online of via een eigen Exchange loopt.
Controleerbaar en niet te wijzigen
Elk bericht wordt onveranderbaar opgeslagen en is achteraf niet te wijzigen en niet te verwijderen. Het archief is gebouwd om een controle te doorstaan.
Versleutelde post doorzoekbaar
Inhoud met S/MIME die de gateway ontsleutelt, wordt in leesbare tekst gearchiveerd. Zo blijft communicatie die de gateway heeft geopend in de volledige tekst vindbaar.
Een gemengde opzet naast elkaar
Exchange Online en een eigen Exchange worden naast elkaar vastgelegd en ontdubbeld. Elk bericht staat uiteindelijk precies één keer in het archief.
Overname van oude verzamelingen
Oude bestanden en archiefpostbussen worden begeleid overgenomen, zonder dat er een installatie van Outlook nodig is.
Draaien in rekencentra in de EU
Alles draait uitsluitend in rekencentra in de EU bij een Duitse aanbieder, zonder afhankelijkheid van aanbieders buiten de EU.
Wat Archive onderscheidt van de eigen middelen van Microsoft
De archieffuncties van Microsoft vullen een andere taak in. Archive is een apart archief dat een controle doorstaat.
Een echt archief in plaats van extra opslag
Het archief binnen Exchange Online is vooral extra opslag bij een postbus. Archive is een daarvan losstaand archief voor de hele organisatie, gebouwd om te bewaren.
Een toegestane bestemming voor het journaal
Een journaal naar een postbus in Exchange Online is niet toegestaan. Archive dient met een eigen ontvangstadres als toegestane bestemming buiten de omgeving.
Versleutelde inhoud doorzoekbaar
In de eigen zoekfunctie van Microsoft wordt inhoud met S/MIME niet ondersteund. Archive bewaart de leesbare tekst die de gateway heeft ontsleuteld en maakt die post doorzoekbaar.
De gegevens binnen de EU
De Amerikaanse CLOUD Act raakt Microsoft ook bij een rekencentrum in de EU. Archive draait uitsluitend in rekencentra in de EU bij een Duitse aanbieder.
In drie stappen naar archivering die standhoudt
De journaalregel inrichten
In Exchange Online komt een journaalregel naar het eigen ontvangstadres van Archive. Het transport loopt versleuteld met TLS.
Oude verzamelingen overnemen
Bestaande bestanden en archiefpostbussen worden begeleid overgezet en ontdubbeld, zonder installatie van Outlook.
Doorzoeken en aantonen
Alle post staat controleerbaar en doorzoekbaar in de volledige tekst klaar, ook post die eerder versleuteld was.
Wat de wet van een archief bij Microsoft 365 verlangt
De plicht rust op de organisatie, niet op wie de postbus draait. Of de postbussen in Exchange Online of op eigen apparatuur staan, verandert niets aan de termijnen en niets aan de onveranderbaarheid.
Zeven jaar, en tien voor onroerende zaken
De administratie moet zeven jaar worden bewaard op grond van art. 52 AWR en art. 2:10 BW, met de ontvangen en verzonden zakelijke correspondentie die erbij hoort. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar, vanwege de herzieningstermijn in de Wet op de omzetbelasting. Een e-mail telt mee zodra zij een zaak voorbereidt, afsluit of terugdraait; op de bijlage komt het daarbij niet aan. De termijn begint niet op de dag van binnenkomst, maar na afloop van het boekjaar waarin het bericht is ontstaan.
Onveranderbaar betekent aantoonbaar onveranderd
De regels verlangen dat een bericht waarvoor een bewaarplicht geldt volledig, juist en onveranderbaar bewaard blijft, en dat elke wijziging zichtbaar wordt. Een postbus voldoet daar niet aan: wie erbij kan, kan een bericht verplaatsen, bewerken of verwijderen, en het archief binnen Exchange Online deelt die toegang. Archive neemt het bericht in de mailstroom aan en slaat het onveranderbaar op voordat het in de postbus komt. Elke latere toegang wordt vastgelegd.
Volledig betekent ook intern
De bewaarplicht geldt niet alleen voor wat de organisatie verlaat. Een intern bericht tussen twee postbussen van hetzelfde domein kan dezelfde inhoud dragen als een zakelijke brief en valt dan onder dezelfde plicht. Een journaalregel in Exchange Online legt inkomende, uitgaande en interne post in één keer vast. Een opzet die alleen op het overdrachtspunt naar buiten zit, ziet het interne verkeer nooit.
De beschrijving van de werkwijze hoort erbij
De regels verlangen een beschrijving waaruit blijkt hoe de werkwijze verloopt en hoe de onveranderbaarheid is geborgd. Zij beschrijft de weg van het bericht, van het ontstaan via het vastleggen en het opslaan tot het verwijderen na afloop van de termijn. Een archief dat die weg volledig vastlegt, levert de bewijsstukken; de beschrijving schrijft de organisatie zelf.
FAQ
Kan een postbus in Exchange Online als journaalbestemming dienen?
Hoe wordt Microsoft 365 op Archive aangesloten?
Waarin verschilt Archive van de archieffuncties van Microsoft?
Wordt versleutelde post doorzoekbaar gearchiveerd?
Werkt dit ook bij een gemengde opzet met Exchange Online en een eigen server?
Waar staan de gearchiveerde gegevens?
Is het archief binnen Exchange Online voldoende om een controle te doorstaan?
Hoe lang moet post uit Microsoft 365 bewaard blijven?
Voldoet Microsoft 365 uit zichzelf aan de bewaarplicht?
Vervangt bewaarbeleid in Microsoft 365 een archief?
Archivering die standhoudt voor Microsoft 365.
Archive legt het hele mailverkeer uit Exchange Online en uit een eigen Exchange vast, maakt versleutelde inhoud doorzoekbaar en draait in rekencentra in de EU.