E-mailarchiveringvolgens de bewaarplicht.Met Archive.
Archive van Conbool bewaart elke zakelijke e-mail onveranderbaar, volledig en navolgbaar. De bewaartermijnen uit het Burgerlijk Wetboek en de belastingwet worden daarbij vanzelf nageleefd.
E-mailarchivering volgens de administratieplicht en de fiscale bewaarplicht
Archive van Conbool ondersteunt het archiveren van zakelijke e-mail op een manier die een controle doorstaat. Berichten worden onveranderbaar vastgelegd, volledig bewaard en blijven gedurende de wettelijke termijnen machinaal te analyseren.
Waarom e-mailarchivering verplicht is
Wat de fiscale eisen van een archief vragen
De regels voor een ordelijke administratie in elektronische vorm stellen duidelijke eisen aan elk e-mailarchief.
De fiscale eisen zijn één kant van de zaak. Het bredere begrip en de zes eisen daarvan staan onder onveranderbare e-mailarchivering.
Onveranderbaarheid
Eenmaal gearchiveerde post mag daarna niet meer worden gewijzigd of verwijderd. Elk bericht wordt met programmatuur onveranderbaar opgeslagen en met een buiten het systeem verankerde keten van controlegetallen tegen manipulatie beschermd, zodat elke wijziging zichtbaar en aantoonbaar blijft. Een hard slot op elk object hoort bij het niveau voor naleving.
Volledigheid
Elke zakelijk relevante e-mail moet zonder gaten worden vastgelegd. Dat gebeurt in de mailstroom zelf, nog voordat een bericht een postbus bereikt.
Navolgbaarheid
De hele verzameling blijft doorzoekbaar en machinaal te analyseren. Een logboek dat u kunt aanzetten, legt elke keer dat iemand meeleest vast.
Wat Archive kenmerkt
Archivering die standhoudt, zonder extra programmatuur in de postbus. Archive werkt in de mailstroom zelf en dekt de hele wettelijke bewaartermijn af.
Vastleggen in de mailstroom
Inkomende en uitgaande post wordt op de gateway gearchiveerd. Een koppelstuk naar de mailserver of de postbus is niet nodig.
Versleutelde post leesbaar archiveren
Berichten die met S/MIME of PGP zijn versleuteld, worden ontsleuteld gearchiveerd en blijven zo blijvend in leesbare tekst doorzoekbaar.
Zoeken in de volledige tekst
De hele verzameling is doorzoekbaar op afzender, onderwerp, inhoud en bijlage. Treffers staan er in seconden.
Geautomatiseerd verwijderen
Na afloop van de bewaartermijn worden berichten volgens de AVG vanzelf en met een logboek verwijderd.
Begeleide overname van oude bestanden
Bestaande archieven en bestanden worden ingelezen zonder omweg via Outlook. De historische verzameling blijft volledig bewaard.
Gegevens binnen de EU
Alle gegevens staan in rekencentra binnen de EU. Toegang op grond van Amerikaans recht is uitgesloten.
Met en zonder archivering die standhoudt
Wie zakelijke post alleen in de postbus laat staan, riskeert gaten bij een controle. Archive dicht die gaten.
Zonder nette archivering
- Post staat te wijzigen in de postbus
- Verwijderde berichten zijn onherroepelijk weg
- Versleutelde post blijft onvindbaar
- Bewaartermijnen worden met de hand bewaakt
- Een beschrijving van de werkwijze ontbreekt bij de controle
Met Archive
- Onveranderbare opslag met een keten van controlegetallen buiten het systeem
- Sluitend vastleggen in de mailstroom zelf
- Leesbare index van post met S/MIME en PGP
- Geautomatiseerd verwijderen na afloop van de termijn
- De beschrijving van de werkwijze hoort erbij
In drie stappen naar een archief dat standhoudt
Aansluiten
Archive komt als gateway in de mailstroom. Bestaande postbussen en mailservers blijven ongewijzigd.
Archiveren
Elke inkomende en uitgaande e-mail wordt onveranderbaar vastgelegd en van een controlespoor voorzien.
Aantonen
Bij een controle staan de verzameling, de beschrijving van de werkwijze en de analyses meteen machinaal klaar.
Hoe lang moet een e-mail bewaard blijven?
Niet elke zakelijke e-mail valt onder dezelfde termijn. Bepalend is wat het bericht inhoudelijk is, niet dat het een e-mail is.
| Termijn | Wat eronder valt | Grondslag |
|---|---|---|
| 10 jaar | Gegevens over onroerende zaken en de rechten daarop | De herzieningstermijn in de Wet op de omzetbelasting |
| 7 jaar | Facturen en boekingsstukken, ontvangen en verzonden | Art. 52 AWR en de Wet op de omzetbelasting |
| 7 jaar | De basisgegevens van de administratie en de zakelijke correspondentie die erbij hoort | Art. 52 AWR · art. 2:10 BW |
Een e-mail met een factuur als bijlage is een boekingsstuk. Een offerte of een bevestiging van een opdracht zonder dat karakter hoort bij de zakelijke correspondentie. Beide vallen onder de termijn van zeven jaar, die niet begint op de dag van het bericht, maar na afloop van het boekjaar waarin het is ontstaan.
Voor gegevens buiten de basisgegevens van de administratie kan met de Belastingdienst een kortere bewaartermijn worden afgesproken. Die afspraak geldt niet voor de basisgegevens zelf, zoals het grootboek, de administratie van debiteuren en crediteuren, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie.
De termijnen in detail: zeven of tien jaarWat de kosten van archivering bepaalt
Vier dingen bepalen wat archivering die standhoudt in de praktijk kost.
Het aantal postbussen
Er wordt per postbus afgerekend, niet per gigabyte. Wie de postbus van een vertrokken medewerker als archief laat staan, betaalt daarvoor door. Spreek vooraf af hoe stilgelegde postbussen worden behandeld.
De bewaartermijn
Tien jaar bewaren betekent tien keer zoveel gegevens als één jaar. Een archief dat termijnen per soort stuk scheidt, houdt fors minder vast dan een archief dat alles standaard tien jaar bewaart.
De plek en het rechtsgebied
Rekencentra in Duitsland en opslag die niet te overschrijven is, kosten meer dan willekeurige opslag. Dat is geen toeslag voor gemak, maar de voorwaarde om de onveranderbaarheid bij een controle ook te kunnen aantonen.
Het werk bij invoering en controle
De journaalregel, de beschrijving van de werkwijze en het aantonen van de volledigheid zijn eenmalig werk, maar worden graag vergeten. Reken ze mee wanneer u offertes vergelijkt.
FAQ
Wat vragen de fiscale eisen van e-mailarchivering?
Bestaat er een officiële certificering hiervoor?
Welke bewaartermijnen gelden voor e-mail?
Wat is een beschrijving van de werkwijze?
Hoe wordt versleutelde e-mail gearchiveerd?
Wat gebeurt er na afloop van de bewaartermijn?
Archiveren dat standhoudt met Archive.
Archive van Conbool ondersteunt het archiveren van zakelijke e-mail volgens de bewaarplicht. Onveranderbaar, volledig en met de gegevens binnen de EU.