E-mailarchiveringvolgens de bewaarplicht.Met Archive.
Archive van Conbool bewaart elke zakelijke e-mail, met de facturen en verantwoordingsstukken die erin zitten, onveranderbaar, volledig en navolgbaar. De bewaartermijnen uit het Wetboek van economisch recht en uit de belastingwetgeving worden daarbij vanzelf nageleefd.
E-mailarchivering volgens de boekhoudplicht en de fiscale bewaartermijn
Archive van Conbool ondersteunt Belgische ondernemingen bij het archiveren van zakelijke e-mail op een manier die een controle door de FOD Financiën doorstaat. Berichten worden onveranderbaar vastgelegd, volledig bewaard en blijven gedurende de wettelijke termijnen, voor de meeste stukken zeven jaar, machinaal te analyseren.
Waarom e-mailarchivering verplicht is
Wat het Belgische recht van een e-mailarchief vraagt
Art. III.84 en art. III.87 WER vragen boekingen die zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde gebeuren en onveranderlijk blijven. Een e-mailarchief met verantwoordingsstukken meet u best aan dezelfde maatstaf.
Het Wetboek van economisch recht en de fiscale wetgeving zijn één kant van de zaak. Wat onveranderbaar archiveren los van het Belgische recht inhoudt, met de zes eisen daarvan, staat onder onveranderbare e-mailarchivering.
Onveranderbaarheid
Volgens art. III.87 WER moet de onveranderlijkheid van de boekingen verzekerd zijn, en art. III.88 WER vraagt dat bij een correctie het oorspronkelijk geschrevene leesbaar blijft. Archive slaat elk bericht daarom met programmatuur onveranderbaar op en verankert het in een keten van controlegetallen buiten het systeem, zodat elke wijziging zichtbaar wordt. Wie daarnaast een hard slot op elk object wil, krijgt dat in het niveau voor naleving.
Volledigheid
Art. III.84 WER verlangt dat alle verrichtingen volledig en naar tijdsorde worden ingeschreven, en elke boeking steunt volgens art. III.86 WER op een gedagtekend verantwoordingsstuk. Archive legt daarom elke zakelijke e-mail vast in de mailstroom zelf, nog voordat een bericht een postbus bereikt en daar verwijderd kan worden.
Navolgbaarheid
Een fiscale controle kan stukken opvragen tot het einde van de bewaartermijn, jaren na de afsluiting van het boekjaar. De hele verzameling blijft daarom doorzoekbaar en machinaal te analyseren, en een logboek dat u kunt aanzetten, legt elke keer dat iemand meeleest vast.
Wat Archive kenmerkt
Archivering die een Belgische controle doorstaat, zonder extra programmatuur in de postbus. Archive werkt in de mailstroom zelf en dekt de zeven jaar uit het Wetboek van economisch recht af, net als langere termijnen zoals die voor onroerende goederen.
Vastleggen in de mailstroom
Zonder koppelstuk naar mailserver of postbus archiveert de gateway inkomende en uitgaande post, met de facturen en verantwoordingsstukken in bijlage.
Versleutelde post leesbaar archiveren
Berichten die met S/MIME of PGP zijn versleuteld, worden ontsleuteld gearchiveerd en blijven zo blijvend in leesbare tekst doorzoekbaar.
Zoeken in de volledige tekst
Vraagt de FOD Financiën bij een controle naar een bepaalde factuur of briefwisseling, dan zoekt u op afzender, onderwerp, inhoud en bijlage en hebt u de treffers in seconden.
Geautomatiseerd verwijderen
Na afloop van de bewaartermijn worden berichten vanzelf en met een logboek verwijderd, zoals de AVG en het toezicht van de Gegevensbeschermingsautoriteit verwachten.
Begeleide overname van oude bestanden
Bestaande archieven en bestanden worden ingelezen zonder omweg via Outlook. Zo reikt het archief terug tot de boekjaren van vóór de overstap die nog binnen de bewaartermijn vallen.
Gegevens binnen de EU
Belgische bedrijfsgegevens blijven in rekencentra binnen de EU, in Duitsland. Toegang op grond van de Amerikaanse CLOUD Act is daarmee uitgesloten.
Met en zonder archief bij een Belgische controle
Wie zakelijke post alleen in de postbus laat staan, riskeert gaten zodra de FOD Financiën stukken opvraagt. Archive dicht die gaten.
Zonder nette archivering
- Post staat te wijzigen in de postbus
- Verwijderde berichten zijn onherroepelijk weg
- Versleutelde post blijft onvindbaar
- Bewaartermijnen worden met de hand bewaakt
- Een beschrijving van de werkwijze ontbreekt bij de controle
Met Archive
- Onveranderbare opslag met een keten van controlegetallen buiten het systeem
- Sluitend vastleggen in de mailstroom zelf
- Leesbare index van post met S/MIME en PGP
- Geautomatiseerd verwijderen na afloop van de termijn
- De beschrijving van de werkwijze hoort erbij
In drie stappen naar een archief dat standhoudt
Aansluiten
Archive komt als gateway in de mailstroom. Bestaande postbussen en mailservers blijven ongewijzigd.
Archiveren
Elke inkomende en uitgaande e-mail wordt onveranderbaar vastgelegd, met een controlespoor dat helpt de onveranderlijkheid uit art. III.87 WER aan te tonen.
Aantonen
Komt de FOD Financiën langs, dan staan de verzameling, de beschrijving van de werkwijze en de analyses meteen machinaal klaar.
Hoe lang moet een e-mail in België bewaard blijven?
Het Wetboek van economisch recht, het WIB 92 en het Btw-Wetboek kennen elk hun eigen regels. Voor de termijn telt welk stuk het bericht is: verantwoordingsstuk, factuur of gewone briefwisseling.
| Termijn | Wat eronder valt | Grondslag |
|---|---|---|
| 15 jaar | Stukken over onroerende goederen en de rechten daarop | De herzieningstermijn voor onroerende goederen in het Btw-Wetboek |
| 7 jaar | Facturen en fiscale stukken, ontvangen en uitgereikt | Art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek, zoals gewijzigd bij de wet van 18 december 2025 |
| 7 jaar | Boeken en verantwoordingsstukken, met de zakelijke correspondentie die erbij hoort | Art. III.86 WER |
Een e-mail met een factuur als bijlage is een verantwoordingsstuk in de zin van art. III.86 WER. Een offerte of opdrachtbevestiging zonder dat karakter hoort bij de zakelijke briefwisseling; stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, moeten volgens hetzelfde artikel slechts drie jaar bewaard blijven. Voor de boeken loopt de termijn volgens art. III.88 WER vanaf de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.
De wet van 20 november 2022 had de fiscale bewaartermijn op tien jaar gebracht. De wet van 18 december 2025 zette art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek terug op zeven jaar, voor de inkomstenbelastingen vanaf aanslagjaar 2023, zodat de fiscale en de boekhoudkundige termijn uit art. III.86 WER weer gelijk lopen. Wie nog op tien jaar is ingesteld, bewaart fiscale stukken langer dan de wet vraagt; wie korter bewaart, riskeert gaten bij een controle.
De termijnen in detail: zeven, tien of vijftien jaarWat de kosten van archivering bepaalt
Vier dingen bepalen wat archivering volgens de Belgische bewaarplicht in de praktijk kost.
Het aantal postbussen
Er wordt per postbus afgerekend, niet per gigabyte. Wie de postbus van een vertrokken medewerker zeven jaar laat staan om aan de bewaarplicht te voldoen, betaalt al die tijd door. Leg daarom vooraf vast hoe stilgelegde postbussen worden behandeld.
De bewaartermijn
Vijftien jaar bewaren betekent vijftien keer zoveel gegevens als één jaar. Een archief dat termijnen per soort stuk scheidt, houdt fors minder vast dan een archief dat alles standaard vijftien jaar bewaart.
De plek en het rechtsgebied
Rekencentra in Duitsland, binnen de EU en dus onder de AVG, en opslag die niet te overschrijven is, kosten meer dan willekeurige opslag. Dat is geen toeslag voor gemak, maar de voorwaarde om de onveranderlijkheid die art. III.87 WER vraagt, bij een controle ook te kunnen aantonen.
Het werk bij invoering en controle
De journaalregel, de beschrijving van de werkwijze en het aantonen van de volledigheid zijn eenmalig werk dat u best met uw boekhouder afstemt, maar ze worden graag vergeten. Reken ze mee wanneer u offertes vergelijkt.
FAQ
Wat vraagt het Belgische recht van e-mailarchivering?
Bestaat er in België een officiële certificering voor e-mailarchieven?
Welke bewaartermijnen gelden in België voor e-mail?
Wat is een beschrijving van de werkwijze?
Hoe wordt versleutelde e-mail gearchiveerd?
Wat gebeurt er na afloop van de bewaartermijn?
Is het archief genoeg om aan te tonen dat een e-mail is afgeleverd?
Archiveren volgens de Belgische bewaarplicht met Archive.
Archive van Conbool ondersteunt Belgische ondernemingen bij het bewaren van zakelijke e-mail volgens het Wetboek van economisch recht en de fiscale wetgeving. Onveranderbaar, volledig, over de hele termijn doorzoekbaar en met de gegevens binnen de EU.