De afspraak stondin het gesprek.Het gesprek is weg.
Een groot deel van de dagelijkse afstemming loopt tegenwoordig via een persoonlijk gesprek of een groepsgesprek, niet via een kanaal en niet via de postbus. Conbool stelt die verlopen per gebruiker veilig op een vast schema en geeft ze als leesbaar bestand af wanneer ze nodig zijn.
Waarom gesprekken sneller weg zijn dan gedacht
Vier manieren waarop afspraken uit Teams verdwijnen.
Verwijderde berichten hebben een korte termijn
Wat in Teams wordt verwijderd, blijft maar enkele weken terug te halen. Een afspraak wordt echter meestal pas gemist wanneer erover wordt gesteggeld.
Een medewerker verlaat de organisatie
Met het account verdwijnt het verloop van de gesprekken. De opvolger en de afdeling staan zonder de context waarin de besluiten zijn genomen.
Het gesprek is de werkplek geworden
Toezeggingen, goedkeuringen en kortingen staan in het gespreksvenster in plaats van in een e-mail. Bij een controle en bij een geschil telt juist dat verloop.
Een overgenomen account ruimt op
Wie een account overneemt, wist eerst de sporen. Na afloop van de korte termijnen zijn die in het platform definitief weg.
Verlopen blijven in de veiliggestelde momenten leesbaar, ook wanneer het account in uw omgeving niet meer bestaat.
Het deel dat nooit in de postbus stond.
Gesprekken hangen aan de deelnemers en niet aan een team. Daarom wordt er per gebruiker veiliggesteld, en wordt er een samenhangend verloop afgegeven.
Persoonlijke gesprekken en groepsgesprekken per gebruiker
Gedeelde bestanden bij het verloop
Oudere momenten, ook na afloop van de termijnen
Uitgifte als leesbaar verloop
Hoe gesprekken worden veiliggesteld
Bij de gebruiker, niet bij het team. In hetzelfde schema als de postbus en OneDrive.
1. Gebruikers kiezen
Persoonlijke gesprekken en groepsgesprekken hangen aan de deelnemers en niet aan een team. Daarom wordt er per gebruiker veiliggesteld, als eigen beschermde eenheid naast de postbus en OneDrive.
2. Veiligstellen op schema
Elke ronde legt het volledige verloop vast als eigen moment. Ongewijzigde gesprekken kosten daarbij geen extra opslag, omdat gelijke inhoud maar één keer wordt bewaard.
3. Het verloop afgeven
Het verloop wordt afgegeven als leesbaar bestand, met afzender, tijdstip en de gedeelde bestanden. Zonder dat daarvoor iets naar uw omgeving hoeft te worden teruggeschreven.
Wat daarbij telt
Zes punten die op het moment zelf het verschil maken.
Persoonlijke gesprekken en groepsgesprekken
Niet alleen de kanalen van een team, maar de gesprekken tussen twee mensen en in groepen. Dat is het deel waarin de meeste afspraken staan.
Gedeelde bestanden bij het verloop
Een bericht draagt zijn bijlagen alleen als verwijzing. Die verwijzing wordt al bij het veiligstellen opgelost, zodat het bestand er later nog bij zit, ook als het origineel allang is verwijderd.
Leesbaar voor mensen, niet voor hulpmiddelen
De uitgifte is een samenhangend verloop dat de afdeling, de interne controle of een jurist zonder extra programmatuur kan openen.
Ook na vertrek
De veiliggestelde momenten blijven volgens de afgesproken termijnen bewaard, ook wanneer het account en de licentie bij Microsoft allang zijn ingetrokken.
Los van Microsoft
De kopie staat buiten de omgeving van Microsoft, versleuteld met een eigen sleutel per organisatie, in Duitse rekencentra.
De toegang blijft geregeld
Gespreksverlopen zijn bijzonder gevoelig. Wie ze mag afgeven, bepalen rollen, en elke handeling wordt vastgelegd. Voor het terugzetten naar Microsoft is daarnaast een goedkeuring volgens het vierogenprincipe te verlangen.
Ingebouwde middelen en een eigen kopie
Wat er met Microsoft 365 alleen blijft en wat erbij komt.
Met Conbool | Alleen Microsoft 365 | |
|---|---|---|
| Een verloop terughalen na afloop van de termijnen | ja | nee |
| Het verloop van een vertrokken gebruiker bekijken | ja | alleen zolang het account en het bewaarbeleid bestaan |
| Het verloop als leesbaar bestand afgeven | ja | alleen via Purview met het bijbehorende plan |
| Gedeelde bestanden bij het verloop | ja | apart te zoeken in OneDrive |
| Opslag buiten de omgeving van Microsoft | ja | nee |
De gegevens over Microsoft 365 volgen de openbaar beschreven termijnen voor verwijderde berichten in Teams en de functies voor bewaren. Het plan en de instellingen van uw eigen omgeving gelden.
Veelgestelde vragen
Worden werkelijk de persoonlijke gesprekken veiliggesteld en niet alleen de kanalen?
Wat gebeurt er met het gesprek van een vertrokken medewerker?
Welk recht is daarvoor in Microsoft 365 nodig?
Is een gesprek terug te schrijven naar Teams?
Mag een werkgever gespreksverlopen eigenlijk wel veiligstellen?
Horen gedeelde bestanden bij het verloop?
Verwante oplossingen
Microsoft 365 Backup
Acht Quellen in einem Zeitplan, Rückholung einzelner Elemente.
Exchange Online Backup
Postfächer sichern, wenn die Aufbewahrungsfrist nicht reicht.
Teams und SharePoint sichern
Kanäle, Dateien und Dokumentbibliotheken wiederherstellbar halten.
Microsoft Planner Backup
Pläne, Buckets und einzelne Aufgaben sichern und zurückholen.
Entra ID Backup
Benutzer, Gruppen, Rollen und Richtlinien als Änderungsplan.
Backup oder Archivierung
Zwei verschiedene Aufgaben, und was das Gesetz jeweils verlangt.
GoBD-konforme Archivierung
Die gesetzliche Aufbewahrung, die ein Backup nicht erfüllt.
Een gespreksverloop laten zien op uw eigen omgeving
Wij sluiten een testomgeving aan, stellen een gesprek veilig en geven het verloop samen af.