E-Mail-Archivierungfür Steuerberaterund Kanzleien.
Mandantenkommunikation und Belege unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten. Conbool Archive legt jede geschäftliche E-Mail revisionssicher nach Art. 958f OR ab, stützt die Geheimhaltung aus Art. 398 OR und läuft in europäischen Rechenzentren, als Cloud oder vollständig On-Premise.
E-Mail-Archivierung für Steuerberater und Kanzleien
Revisionssichere Archivierung der Mandantenkommunikation nach den Anforderungen der Steuerberatung.
Warum Kanzleien archivieren müssen.
Worauf es in der Kanzlei ankommt
Drei Punkte, die für Steuerberater und Rechtsanwälte besonders zählen.
Prüfungssicherheit nach Art. 958f OR
Jede Mandanten-E-Mail und jeder Beleg unveränderbar abgelegt, mit automatischer Frist und lückenlosem Nachweis für die Revision und für eine Bücherprüfung der Steuerverwaltung.
Mandantengeheimnis
Verschlüsselte Mandantenkommunikation bleibt geschützt. Zugriffe laufen kontrolliert, mit Vier-Augen-Freigabe für sensible Herausgaben und einem aktivierbaren Zugriffsprotokoll.
Europäischer Anbieter
Europäische Rechenzentren, europäischer Vertragspartner und ein im Vertrag zur Auftragsbearbeitung benannter Datenstandort, für Büros mit hohen Vertraulichkeitsanforderungen ein Muss.
Alles, was die Kanzlei-Archivierung braucht
Von der Erfassung bis zur Bücherprüfung.
Lückenlose Erfassung
Ein- und ausgehende sowie interne Mandantenkommunikation, direkt im Mailfluss oder per Journaling aus Microsoft 365.
Fristen automatisch
Aufbewahrungsklassen nach Art. 958f OR und GeBüV, regelbasiert je Postfach oder Abteilung, mit protokollierter Löschung nach Ablauf.
Revisionssicher (WORM)
Unveränderbare Ablage, im Compliance-Tarif mit Object-Lock, gesichert über eine extern verankerte Hash-Kette.
Schnelle Recherche
Volltextsuche über Betreff, Inhalt und Anhänge – auch über verschlüsselte Mandantenmail, die das Gateway entschlüsselt.
Kontrollierte Herausgabe
eDiscovery mit Fällen, Sperren und Vier-Augen-Freigabe, für Anfragen von Mandanten, Gerichten oder der Steuerverwaltung.
Altbestand übernehmen
Bestehende Archive aus PST, MBOX und EML serverseitig einlesen, Integritätsnachweis per SHA-256.
Warum Conbool für Kanzleien
Vier Gründe, die für die Steuerberatung den Ausschlag geben.
EU-Souveränität statt US-Konzern
Europäischer Vertragspartner und europäische Rechenzentren. Bei hoher Vertraulichkeit ein echter Unterschied gegenüber Anbietern mit US- oder Kanada-Mutter.
Verschlüsselte Mail durchsuchbar
Vom Gateway entschlüsselte S/MIME- und PGP-Mandantenmail wird zusätzlich im Klartext durchsuchbar archiviert – das Original bleibt verschlüsselt im Postfach.
Interne Mail lückenlos
Auch die interne Abstimmung im Team wird über Journaling erfasst, nicht nur der Mandantenverkehr.
Cloud oder On-Premise
Dieselbe Lösung in der EU-Cloud oder im eigenen Haus – die Kanzlei entscheidet, ohne die Architektur zu wechseln.
In drei Schritten startklar
1. Anbindung
Microsoft 365 per Journalregel oder das Gateway anbinden. Die Erfassung startet ohne Eingriff in die Zustellung.
2. Fristen setzen
Standardfrist und Regeln nach Art. 958f OR und GeBüV festlegen. Neue Mandanten-Mail erhält automatisch die passende Klasse.
3. Altbestand übernehmen
Bestehende Archive importieren, Vollständigkeit prüfen, alte Lösung ablösen.
FAQ
Müssen Steuerberater E-Mails archivieren?
Wie lange gelten die Fristen?
Bleibt das Mandantengeheimnis gewahrt?
Funktioniert das mit den Prozessen unserer Treuhandsoftware?
Cloud oder eigener Server?
Wie schnell ist die Einführung?
Kanzlei-Archivierung, die die Prüfung besteht.
Conbool Archive: revisionssicher, Hosting in Europa, Klartext-Suche verschlüsselter Mail und integrierte Suite. Sehen Sie es in 30 Minuten in Ihrem Setup.