Branche · Steuerberatung

E-Mail-Archivierungfür Steuerberaterund Kanzleien.

Klientenkommunikation und Belege unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten. Conbool Archive legt jede geschäftliche E-Mail revisionssicher nach § 132 BAO ab, wahrt die Verschwiegenheitspflicht nach § 80 WTBG 2017 und läuft in EU-Rechenzentren, als Cloud oder vollständig On-Premise.

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E-Mail-Archivierung für Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder in Österreich

Revisionssichere Archivierung der Klientenkommunikation nach BAO und UGB, unter Wahrung der Verschwiegenheitspflicht aus § 80 WTBG 2017.

Warum Kanzleien archivieren müssen.

7 Jahre
Aufbewahrung für Belege und Geschäftsbriefe nach § 132 BAO und § 212 UGB
§ 132
BAO als Rechtsgrundlage für abgabenrechtliche Unterlagen
§ 121
StGB: Berufsgeheimnis wahren
BAO
Unveränderbarkeit nach § 131 und Prüfungssicherheit bei der Außenprüfung

Worauf es in der österreichischen Steuerberatungskanzlei ankommt

Drei Punkte, die für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer als Berufsberechtigte nach dem WTBG 2017 besonders zählen.

Prüfungssicherheit nach § 132 BAO

Jede Klienten-E-Mail und jeder Beleg unveränderbar abgelegt, mit automatischer Frist und lückenlosem Nachweis für die Außenprüfung.

Verschwiegenheitspflicht

Berufsberechtigte sind nach § 80 Abs. 1 WTBG 2017 zur Verschwiegenheit über die ihnen anvertrauten Angelegenheiten verpflichtet, verschlüsselte Klientenkommunikation bleibt daher auch im Archiv geschützt. Zugriffe laufen kontrolliert, mit Vier-Augen-Freigabe für sensible Herausgaben und einem aktivierbaren Zugriffsprotokoll, das den Umgang mit Klientendaten belegt.

Europäischer Anbieter

EU-Rechenzentren, europäischer Vertragspartner und ein im Auftragsverarbeitungsvertrag benannter Datenstandort, für Kanzleien mit hohen Vertraulichkeitsanforderungen ein Muss.

Was die Kanzlei für BAO, UGB und WTBG braucht

Von der Erfassung bis zur Außenprüfung.

Lückenlose Erfassung

Ein- und ausgehende sowie interne Klientenkommunikation, direkt im Mailfluss oder per Journaling aus Microsoft 365, unabhängig davon, ob die Kanzlei mit BMD NTCS, RZL oder DATEV Österreich arbeitet.

Fristen automatisch

Aufbewahrungsklassen nach § 212 UGB und § 132 BAO, regelbasiert je Postfach oder Abteilung, mit protokollierter Löschung nach Ablauf.

Revisionssicher (WORM)

Unveränderbare Ablage nach § 131 Abs. 1 Z 8 BAO, im Compliance-Tarif mit Object-Lock, gesichert über eine extern verankerte Hash-Kette.

Schnelle Recherche

Volltextsuche über Betreff, Inhalt und Anhänge, auch über verschlüsselte Klientenmail, die das Gateway entschlüsselt, etwa wenn das Finanzamt bei einer Außenprüfung nach § 147 BAO einzelne Belege anfordert.

Kontrollierte Herausgabe

eDiscovery mit Fällen, Sperren und Vier-Augen-Freigabe, für Anfragen von Klienten, Gerichten oder der Abgabenbehörde.

Altbestand übernehmen

Bestehende Archive aus PST, MBOX und EML serverseitig einlesen, Integritätsnachweis per SHA-256, damit auch die Jahrgänge vollständig vorliegen, die nach § 132 Abs. 1 BAO noch in der Frist liegen.

Warum Conbool für österreichische Kanzleien

Vier Gründe, die für Wirtschaftstreuhänder in Österreich den Ausschlag geben.

EU-Souveränität für Klientendaten statt US-Konzern

Europäischer Vertragspartner und EU-Rechenzentren. Für die Verschwiegenheit nach § 80 WTBG 2017 ein echter Unterschied gegenüber Anbietern mit US- oder Kanada-Mutter.

Verschlüsselte Mail durchsuchbar

Vom Gateway entschlüsselte S/MIME- und PGP-Klientenmail wird zusätzlich im Klartext durchsuchbar archiviert und bleibt so nach § 132 Abs. 3 BAO lesbar, das Original bleibt verschlüsselt im Postfach.

Interne Mail lückenlos

Auch die interne Abstimmung zwischen Sachbearbeitung, Lohnverrechnung und Kanzleileitung wird über Journaling erfasst, nicht nur der Verkehr mit Klienten.

Cloud oder On-Premise

Dieselbe Lösung in der EU-Cloud oder im eigenen Haus – die Kanzlei entscheidet, ohne die Architektur zu wechseln.

In drei Schritten zum Kanzleiarchiv nach BAO

1

1. Anbindung

Microsoft 365 per Journalregel oder das Gateway anbinden, parallel zu BMD NTCS, RZL oder DATEV Österreich. Die Erfassung startet ohne Eingriff in die Zustellung und ohne Berührung des Übermittlungswegs über FinanzOnline.

2

2. Fristen setzen

Standardfrist und Regeln nach UGB und BAO festlegen. Neue Klienten-Mail erhält automatisch die passende Klasse.

3

3. Altbestand übernehmen

Bestehende Archive importieren, die Vollständigkeit für die laufende Frist nach § 132 BAO prüfen, alte Lösung ablösen.

FAQ

Müssen Steuerberater in Österreich E-Mails archivieren?
Ja. Abgaben- und unternehmensrechtlich relevante E-Mails wie Klientenbelege, Geschäftsbriefe und Rechnungen unterliegen den Aufbewahrungspflichten nach § 132 BAO und § 212 UGB, mit den Anforderungen der §§ 131 und 132 BAO an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
Wie lange gelten die Fristen nach BAO und UGB?
In der Regel sieben Jahre nach § 212 UGB und § 132 Abs. 1 BAO, bis zu 22 Jahre für Unterlagen zu Grundstücken nach § 18 Abs. 10 UStG. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Unterlage gilt.
Bleibt die Verschwiegenheit nach § 80 WTBG 2017 gewahrt?
Ja. Zugriffe laufen kontrolliert und lassen sich über ein aktivierbares Zugriffsprotokoll dokumentieren; sensible Herausgaben an Klienten, Gerichte oder die Abgabenbehörde können eine Freigabe durch eine zweite Person verlangen. Verschlüsselte Klientenmail bleibt im Postfach als Chiffre erhalten. Die berufsrechtliche Verantwortung gegenüber der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bleibt bei der Kanzlei.
Funktioniert das mit den Prozessen unserer Kanzleisoftware?
Conbool Archive archiviert die E-Mail-Kommunikation revisionssicher und ergänzt so Dokumentenmanagement und Kanzleisoftware wie BMD NTCS, RZL oder DATEV Österreich, ohne in die Übermittlung über FinanzOnline einzugreifen. Für die konkrete Einbindung in die Abläufe der Kanzlei beraten wir individuell. Im Kanzleialltag finden Sachbearbeitung und Lohnverrechnung archivierte Nachrichten direkt im Add-in für Outlook oder Thunderbird.
Cloud oder eigener Server?
Beides. Conbool Archive läuft als EU-Cloud oder vollständig On-Premise aus derselben Codebasis, passend zu den Vorgaben der Kanzlei aus § 80 WTBG 2017, DSGVO und DSG.
Wie schnell ist die Einführung?
Die Anbindung per Journalregel oder Gateway ist in kurzer Zeit erledigt; die Erfassung startet sofort. Der Altbestand wird parallel importiert, damit die Jahrgänge in der Frist nach § 132 BAO bis zur nächsten Außenprüfung vollständig sind.

Kanzleiarchiv nach BAO, das die Prüfung besteht.

Conbool Archive: revisionssicher nach § 132 BAO, EU-Hosting, Verschwiegenheit gewahrt. In 30 Minuten in Ihrer Kanzlei gezeigt, von der Journalregel bis zur Anfrage der Abgabenbehörde.

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