Ordening · reservekopie en archief

Twee woordendie vaak hetzelfdezouden moeten betekenen.

Een reservekopie haalt terug wat verloren is. Een archief toont aan wat er is geweest. Wie het ene voor het andere gebruikt, merkt dat bij het verlies van gegevens of bij een controle, en beide momenten komen ongelegen.

Advies aanvragen 365 Backup bekijken

Terughalen tegenover aantonen

Beide uit één hand

Vier misverstanden die duur uitpakken

Ze klinken alle vier aannemelijk en zijn toch onjuist.

Wij maken dagelijks een kopie, dus wij voldoen aan de bewaarplicht

Een kopie wordt overschreven, samengevoegd en na termijnen verwijderd. Juist daarom is zij geen bewijs dat een bepaald bericht onveranderd aanwezig was.

Het archief is toch onze achtervang

Een archief legt de correspondentie vast, niet de bestanden, kanalen en mappenstructuren. Na een aanval met gijzelsoftware krijgt u daarmee de werkstand niet terug.

Het bewaarbeleid volstaat als archief

Beleid houdt inhoud vast zolang het geldt, en is te wijzigen. Onveranderbaar bewaren verlangt juist dat wijzigen niet kan.

Eén hulpmiddel kan allebei

Technisch sluiten de eisen elkaar uit. Het ene moet gewijzigd en overschreven kunnen worden, het andere mag dat uitdrukkelijk niet.

Inkomend en uitgaand bericht

365 Backup

Haalt terug wat verloren is.

Duur door de organisatie bepaald

Hetzelfde bericht, twee taken.

Uit dezelfde mailstroom ontstaan twee gescheiden verzamelingen. De ene dient om terug te halen en mag rouleren, de andere om aan te tonen en mag niet veranderen.

Reservekopie: te wijzigen, roulerend, door de organisatie gestuurd

Archief: onveranderbaar, aan termijnen gebonden, bestand tegen controle

Beide uit één contract en één omgeving

Geen dubbele vastlegging in de mailstroom

Zo plaatst u het

Drie vragen die de keuze maken.

1. Wat is de aanleiding?

Ontbreekt er iets dat er weer moet zijn, dan is het een zaak voor de reservekopie. Vraagt iemand wat wanneer is geschreven, dan is het een zaak voor het archief.

2. Wie vraagt het?

Vraagt de eigen afdeling het, dan gaat het om doorwerken. Vraagt een controleur, een rechter of de FOD Financiën het, dan gaat het om aantoonbaarheid.

3. Wat moet onveranderbaar zijn?

Wat u aan een derde overlegt, moet aantoonbaar onveranderd zijn. Wat u zelf terugzet, moet vooral volledig en actueel zijn.

De verschillen op een rij

Zes punten waarop de twee taken uit elkaar lopen.

Doel

De reservekopie zet een toestand terug. Het archief toont een gebeurtenis aan. Daaruit volgt al het andere.

Omvang

De reservekopie omvat postbussen, bestanden, kanalen en bibliotheken. Het archief omvat de correspondentie, maar dan sluitend.

Te wijzigen

Momenten uit een reservekopie mogen rouleren en aflopen. Gearchiveerde berichten mogen niet worden gewijzigd en niet vroegtijdig verwijderd.

Bewaartermijn

Bij de reservekopie bepaalt de organisatie de duur, meestal weken tot maanden. Bij het archief bepaalt de wet die, in België zeven jaar voor de boekhouding en tien jaar voor de fiscale bewaartermijn.

Toegang

Uit de reservekopie haalt het beheer iets terug. In het archief zoeken de afdeling en de interne controle zelf, met een logboek van elke toegang.

Verwijderen

De reservekopie verwijdert na afloop vanzelf. Het archief verwijdert pas na afloop van de termijn en moet een blokkering voor lopende procedures kennen.

Naast elkaar

Dezelfde vraag, twee antwoorden.

	365 Backup	Conbool Archive
Een verwijderd bestand uit OneDrive terughalen	ja	nee
Bewijs over een bericht van zeven jaar geleden	nee	ja
Bescherming tegen wijziging van de inhoud	nee	ja
De werkstand na een aanval met gijzelsoftware	ja	nee
Vervult de bewaarplicht uit het WER en de belastingwetgeving	nee	ja

Dit overzicht vervangt geen juridisch advies. Welke termijnen en plichten voor uw organisatie gelden, hangt af van de rechtsvorm, de sector en de aard van de stukken.

Veelgestelde vragen

Kunnen wij ons niet tot de reservekopie beperken?

Alleen als er geen bewaarplicht geldt, en bij zakelijke correspondentie is dat vrijwel nooit zo. Bij een controle telt niet dat het bericht er nog is, maar dat het aantoonbaar onveranderd is.

Volstaat omgekeerd het archief?

Niet om door te kunnen werken. Een archief geeft u de correspondentie terug, maar niet de mappenstructuur van een postbus en niet de bestanden uit SharePoint of Teams.

Hoe lang moet er worden gearchiveerd?

In België geldt voor de boekhouding doorgaans zeven jaar volgens art. III.86 WER, en tien jaar voor de fiscale bewaartermijn van art. 315 WIB 92 en art. 60 van het Btw-Wetboek. Welke termijn bij welk stuk hoort, stemt u het beste af met uw accountant.

Wat is er met de bewaarfuncties van Microsoft?

Die houden inhoud een ingestelde tijd vast en zijn te wijzigen. Voor terughalen na afloop van de termijn en voor het aantonen van onveranderbaarheid zijn ze niet bedoeld.

Hebben wij werkelijk allebei nodig?

In de meeste organisaties wel, omdat de twee vragen los van elkaar opkomen. Ze zijn wel samen te brengen in één contract en één omgeving.

Wat komt eerst?

De archivering, omdat daar een wettelijke plicht geldt en een achterstand niet meer is in te halen. Een reservekopie is later aan te vullen zonder dat er iets ontbreekt.