Der teure Fehlergeht hinaus,nicht herein.
Ein Buchstabendreher in der Empfängerdomäne, eine Kontoliste im Anhang, ein übernommenes Konto, das über Nacht Rechnungen verschickt. Der Eingang ist bei den meisten Häusern geschützt, der Ausgang nicht. MailGuard prüft beide Richtungen im selben Gateway.
Vier Wege, auf denen etwas hinausgeht, das drinbleiben sollte
Keiner davon setzt böse Absicht voraus. Drei sind schlicht Versehen.
Die Domäne mit dem Dreher
Die automatische Vervollständigung schlägt eine Adresse vor, die einer bekannten zum Verwechseln ähnlich sieht. Zwei vertauschte Buchstaben genügen, und der Anhang liegt bei einem Fremden.
Schützenswerte Angaben im Anhang
Eine Tabelle mit Kontonummern, ein Ausweisscan, ein Schlüssel im Klartext. Im Anhang sieht das niemand, und in einer verschlüsselten Datei erst recht nicht.
Das übernommene Konto
Wer die Zugangsdaten eines Mitarbeiters hat, verschickt aus dessen Postfach. SPF, DKIM und DMARC bestehen dabei einwandfrei, denn die Post kommt wirklich von Ihnen.
Der Anhang, der beim Empfänger blockiert wird
Ein Makro in einer Office-Datei oder ein ausführbares Archiv landet beim Gegenüber im Filter. Sie erfahren davon erst, wenn jemand anruft und sagt, er habe nichts bekommen.
Geprüft wird, bevor die Nachricht das Haus verlässt
Dieselbe Kette wie im Eingang, nur in der anderen Richtung — und mit Aktionen, die zum Ausgang passen.
Empfängerprüfung gegen Verwechslung
Eine Empfängerdomäne, die einer Ihrer eigenen oder einer bekannten Partnerdomäne ähnelt und selbst noch nie benutzt wurde, wird gemeldet oder geblockt. Erkannt wird auch die reine Vertauschung zweier Nachbarzeichen, der häufigste Tippfehler überhaupt.
Abflusskontrolle mit Regelsätzen
Kontonummern, Kreditkarten, Ausweis- und Sozialversicherungsnummern, technische Geheimnisse. Erkannt in Text, Anhang und über Texterkennung auch im Bild. Neue Mandanten starten mit einem fertigen Regelsatz im Meldemodus.
Anhänge und Links im Ausgang
Anhangskategorien, die Ihr Haus nicht hinauslassen will, und die Reputationsprüfung für Links. Ein gelisteter Link im Ausgang ist keine Ermessensfrage; die Kategorien entscheidet das Haus selbst.
Was der Ausgangsschutz kann
Zehn Aktionen stehen zur Wahl. Blockieren ist nur eine davon.
Melden statt blockieren
Jeder Regelsatz läuft wahlweise im Meldemodus. So sehen Sie eine Woche lang, was greifen würde, bevor Sie durchsetzend stellen. Neue Mandanten starten genau so.
Schwärzen statt abweisen
Statt die Nachricht zurückzuweisen, lässt sich die betroffene Angabe entfernen oder unkenntlich machen — auch in einem PDF, samt Metadaten der Datei.
Verschlüsseln statt verbieten
Trifft eine Regel, kann die Nachricht automatisch verschlüsselt hinausgehen statt gar nicht. Der Absender muss dafür nichts wissen und nichts anklicken.
Erkennung auch in schwierigen Fällen
Verschlüsselte Archive, Dateien mit falscher Endung, Text in Bildern, Muster über mehrere Bedingungen hinweg und ein Abgleich gegen eigene Dokumente und Datenbestände.
Absenderzähler und Blockschwelle
Ein Konto, das plötzlich hundertfach verschickt, fällt auf. Die Grenze je Stunde und die Blockschwelle im Ausgang stellt der Mandant ein.
Weiterleitungen im Postfach sichtbar machen
Eine Weiterleitung, die direkt am Postfach hängt, steht in keiner Regel und ist in Outlook unsichtbar. Der tägliche Lauf liest sie aus und meldet auffällige Ziele.
Im Vergleich
Warum die Richtung nach draußen andere Werkzeuge braucht als die nach innen.
Conbool MailGuard | Übliche Gateways | |
|---|---|---|
| Fehlversand an ähnliche Domänen | Erkannt, einschließlich reiner Buchstabenvertauschung. | Selten. Meist nur eine Warnung bei externen Empfängern. |
| Abflusskontrolle im Standard | Fertiger Regelsatz beim Einrichten, im Meldemodus. | Vorhanden, aber leer. Wer nichts einträgt, hat nichts. |
| Erkennung in Bildern | Texterkennung im Anhang, mit Deckel für Zeit und Größe. | Aufpreis oder gar nicht. |
| Reaktion bei einem Treffer | Zehn Aktionen, darunter schwärzen, verschlüsseln, umleiten. | Meist blockieren oder in Quarantäne. |
| Linkreputation im Ausgang | Vorgabe an. Ein gelisteter Link ist keine Ermessensfrage. | Häufig nur eingehend. |
| Erkennung übernommener Konten | Absenderzähler, Posteingangsregeln und Weiterleitungen am Postfach. | Zählt oft nur das Sendevolumen. |
Angaben zum üblichen Weg nach den öffentlich dokumentierten Voraussetzungen verbreiteter Signaturdienste, die Personendaten aus Entra ID beziehen.
Häufige Fragen
Blockiert der Ausgangsschutz sofort?
Was passiert mit einer Nachricht, die gegen eine Regel verstößt?
Erkennt die Prüfung auch Daten in Bildern und in verschlüsselten Archiven?
Wie unterscheidet die Empfängerprüfung einen echten neuen Kunden von einem Tippfehler?
Sieht der Absender, dass seine Nachricht geprüft wurde?
Gilt das auch für automatische Antworten?
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Der Regelsatz ist beim Einrichten fertig und verhindert zunächst nichts. Sie sehen die Zahlen, bevor Sie entscheiden.