Programmatuur voore-mailarchiveringgoed kiezen.
Voor elke zakelijke e-mail geldt een bewaarplicht. Deze leidraad laat zien waar het bij de keuze van een archief op aankomt, van juridische houdbaarheid via de manier van draaien tot de overname, en hoe Conbool Archive die eisen invult.
Programmatuur voor e-mailarchivering: keuze, aanbieders en eisen
Een praktische leidraad bij het kiezen van een archief dat een controle doorstaat, met de eisen die in de praktijk tellen.
Waarom archiveren verplicht is.
De drie kernvragen
Voordat u aanbieders vergelijkt, beantwoordt u deze drie punten; die wegen het zwaarst.
Juridische houdbaarheid
Slaat de oplossing onveranderbaar op volgens het beginsel eenmaal schrijven en vaak lezen, en toont zij de integriteit sluitend aan? Past zij de termijnen uit de wet vanzelf toe en verwijdert zij navolgbaar na afloop?
Manier van draaien
In de cloud, op eigen apparatuur of allebei? Van belang is wie de partij in het contract en de verwerker is en in welke rekencentra de gegevens staan, met het oog op de AVG en op NIS2.
Doorzoekbaarheid
Is de hele verzameling in de volledige tekst doorzoekbaar, ook de post met S/MIME en PGP die de gateway heeft ontsleuteld? Zonder doorzoekbaarheid wordt elk onderzoek stroperig.
Wat goede programmatuur voor archivering moet kunnen
De functies waar het bij de keuze werkelijk om gaat.
Sluitend vastleggen
Inkomende, uitgaande en interne post, in de mailstroom zelf of via een journaal. Volledigheid geborgd met een controle op de reeks en met opnieuw afleveren.
Termijnen en verwijderen
Klassen voor bewaren met regels per postbus, per richting en per groep, plus verwijderen dat vanzelf en met een logboek gebeurt na afloop.
Niet te overschrijven opslag
Onveranderbaar met programmatuur, in het niveau voor naleving met een slot op elk object, geborgd met een keten van controlegetallen die buiten het systeem is verankerd.
Zoeken in de volledige tekst
Zoeken op onderwerp, inhoud, bijlagen en postbus, ook over post die de gateway heeft ontsleuteld.
Onderzoek en bevriezen
Dossiers, blokkeringen en vrijgave volgens het vierogenprincipe voor beheerste afgifte, met een geketend auditlogboek en uitvoer naar SIEM.
Overname en export
Oude verzamelingen uit de gangbare bestandsvormen op de server inlezen, export als losse berichten of als bestand, met een controlegetal als bewijs van integriteit.
Waar u bij de keuze op moet letten
Vier punten die goede archivering van middelmatige onderscheiden.
De gegevens binnen de EU
Een Europese partij in het contract, rekencentra in de EU en een in de verwerkersovereenkomst genoemde plaats van opslag. Conbool Archive vult dat in en draait ook op eigen apparatuur vanuit dezelfde broncode.
Zoeken in versleutelde post
Veel archieven bewaren post met S/MIME alleen versleuteld. Conbool archiveert de door de gateway ontsleutelde tekst er daarnaast bij, doorzoekbaar voor onderzoek.
Interne post vastleggen
Post die alleen intern gaat, ziet een aftap op de gateway niet. Met een journaal legt Conbool ook het verkeer tussen postbussen volledig vast.
Alles bij elkaar
Archivering, bescherming op inkomende post, versleuteling en handtekeningen in één suite in plaats van bij meerdere aanbieders: één portaal, één auditlogboek en één licentiemodel.
In drie stappen naar de passende oplossing
1. De eisen scherp krijgen
Het aantal postbussen, de regels die gelden, de manier van draaien en de hoeveelheid versleutelde post bepalen de vorm.
2. Aanbieders toetsen
Vergelijk de juridische houdbaarheid, de plaats van de gegevens, de doorzoekbaarheid, de manier van vastleggen en het pad voor overname. Beproef het zoeken op echte gegevens.
3. Overzetten zonder gat
Voer de oude verzameling uit en neem haar over, zet het vastleggen er parallel naast en schakel de oude oplossing pas uit nadat de volledigheid is getoetst.
FAQ
Is e-mailarchivering wettelijk verplicht?
Hoe lang moet post bewaard blijven?
Cloud of eigen apparatuur, wat is beter?
Kan archivering versleutelde post doorzoekbaar maken?
Wat kost programmatuur voor e-mailarchivering?
Hoe stap ik over van een bestaand archief?
Archivering die aan de eisen voldoet.
Conbool Archive: controleerbaar, gehost in de EU, met zoeken in versleutelde post en als onderdeel van één suite. Bekijk het in 30 minuten in uw eigen opzet.