Disclaimer onder e-mail: de verplichte vermeldingen vanzelf erbij

Volgens § 37a HGB moeten kooplieden in zakelijke e-mails de firmanaam, de vestigingsplaats, de registerrechtbank en het handelsregisternummer vermelden. Voor een GmbH komen daar volgens § 35a GmbHG de bestuurders en eventueel de voorzitter van de raad van commissarissen bij. Conbool Disclaimer houdt deze gegevens centraal bij en voegt ze automatisch in.

Ontbrekende vermeldingen kunnen tot een waarschuwingsbrief leiden; of dat een schending van het mededingingsrecht is, beoordelen rechtbanken niet eenduidig. Los daarvan kan de registerrechtbank een dwangsom tot 5.000 euro opleggen.

De AVG vereist geen verwijzing in elke e-mail. Worden persoonsgegevens verzameld, dan gelden wel informatieplichten, en een verwijzing naar de privacyverklaring in de handtekening is een gebruikelijke manier om daarop te wijzen. Conbool voegt zo’n verwijzing desgewenst automatisch toe.

Een aantekening over vertrouwelijkheid heeft beperkte rechtskracht, maar kan wel dienen als aanwijzing dat u geheimhouding wilde, en zij is in veel sectoren gebruikelijk. Bij een geschil, en zeker bij een bericht dat per ongeluk bij de verkeerde persoon terechtkwam, versterkt zij de positie van de afzender.

Een handtekening dient vooral de uitstraling, met contactgegevens en huisstijl. Een disclaimer vult juridische eisen in: de verplichte vermeldingen, de uitsluiting van aansprakelijkheid en de aantekening over vertrouwelijkheid. Conbool beheert beide apart, zodat u ze los van elkaar kunt bijwerken.

Ja. Uitgaande berichten uit Microsoft 365 en Exchange, ook Exchange in eigen huis, lopen via een connector naar Conbool en krijgen daar de disclaimer, ongeacht het mailprogramma. Zonder wijziging van de mailroute gaat het via de Outlook-invoegtoepassing, dan alleen voor postvakken in Exchange Online.

Voor de volledige mogelijkheden wel: de server hangt de disclaimer bij het versturen aan het bericht, en alleen die weg is niet te omzeilen, kent de regels met banners en campagnes en werkt voor elk programma en elk apparaat. Wie de mailroute niet wil wijzigen, kan het beheer van handtekeningen alleen via de Outlook-add-in draaien, zonder omzetting van de MX, zonder SPF-record en zonder DKIM-sleutel van Conbool. Voor verplichte vermeldingen die op elk uitgaand bericht moeten staan, is die werkwijze niet de juiste: de handtekening ontstaat in de postbus en is daar aan te passen.