Eén handtekening.Elk apparaat.Centraal gestuurd.
Conbool Disclaimer past e-mailhandtekeningen aan serverzijde toe, ongeacht apparaat, mailprogramma of besturingssysteem. Eenduidig, centraal beheerd en zonder ingreep van de gebruiker.
De centrale e-mailhandtekening: vanaf de server op elk apparaat
Wanneer medewerkers hun handtekening zelf bijhouden, ontstaan verschillen, ontbreken verplichte vermeldingen en loopt de huisstijl schade op. Handtekeningen centraal vanaf de server zetten lost dat bij de wortel op: de handtekening komt er pas bij het versturen op de server bij, of het bericht nu uit Outlook, van een telefoon of uit de browser komt.
Waarom losse handtekeningen misgaan
Iedereen houdt zijn eigen handtekening bij
Richt elke medewerker zijn eigen handtekening in, dan ontstaan er tientallen varianten. Verouderde telefoonnummers, verkeerde logo's en ontbrekende vermeldingen zijn eerder regel dan uitzondering.
Verplichte vermeldingen ontbreken
Zakelijke e-mails vereisen volgens Duits handels- en vennootschapsrecht en andere regels bepaalde vermeldingen. Ontbreken ze, dan dreigen waarschuwingsbrieven en dwangsommen, vooral als niet elk mailprogramma goed is ingericht.
Medewerkers vergeten of wijzigen
Nieuwe mensen richten hun handtekening verkeerd in en anderen wijzigen haar naar believen. Op een telefoon ontbreekt zij vaak helemaal. De IT heeft geen grip op de uitkomst.
Hoe de centrale handtekening technisch werkt
Conbool Disclaimer zet handtekeningen vanaf de server, nadat de gebruiker heeft verstuurd maar vóór de aflevering bij de ontvanger.
Toepassen op de server
De handtekening wordt in de mailroute toegepast, niet in de client. Deze weg vraagt geen Outlook-invoegtoepassing, geen GPO-uitrol en geen lokale instellingen. Desgewenst verschijnt ze ook in de eigen kopie in Verzonden items.
Los van het apparaat
Of het nu Outlook op de computer, Apple Mail, webmail of een telefoon is: de handtekening komt er altijd hetzelfde bij, omdat zij pas op de server wordt toegevoegd.
Op het apparaat niet te wijzigen
Medewerkers kunnen de aan serverzijde geplaatste handtekening op hun apparaat niet wijzigen of verwijderen. Uitzonderingen legt het beheer vast via regels.
Synchronisatie met de directory
Naam, afdeling, telefoonnummer en functie komen automatisch uit Entra ID, de lokale Active Directory of LDAP. Geen handmatige updates nodig.
Werkt ook op mobiel
Op een telefoon gaat post vaak zonder handtekening de deur uit. Doordat de server haar toevoegt, krijgt ook mobiele post de volledige, juiste handtekening.
Meteen uitgerold
Nieuwe handtekeningen of wijzigingen gelden voor alle medewerkers, zonder client-update, zonder Outlook opnieuw te starten en zonder training.
Waarom vanaf de server in plaats van sjablonen in Outlook?
Handtekeningen die in het mailprogramma worden bijgehouden, hebben zwakke punten die de weg aan serverzijde vermijdt.
Geen installatie op het apparaat
Voor de weg aan serverzijde hoeft op geen enkel apparaat iets te worden geïnstalleerd of onderhouden. Een Outlook-invoegtoepassing is er aanvullend, als de handtekening al tijdens het schrijven zichtbaar moet zijn.
Werkt op elk apparaat
Een in Outlook vastgelegde handtekening geldt alleen in dat programma op dat apparaat. Webmail, smartphone en andere apps blijven zonder. Aan serverzijde wordt elk uitgaand bericht via de mailroute meegenomen.
Geen ingreep op het apparaat
Bij handtekeningen in het mailprogramma kunnen medewerkers ze verwijderen, wijzigen of een eigen gebruiken. De handtekening aan serverzijde ontstaat pas na het verzenden.
Mailstroom in plaats van groepsbeleid
Uitgaande berichten lopen via een connector naar Conbool en krijgen daar de handtekening. Dat werkt zonder groepsbeleid, in cloud- en hybride omgevingen.
Opbouw van een bericht
Vier bouwstenen, apart beheerd.
Marketing beheert de campagne, juridische zaken de tekst, IT de regels. Niemand raakt het sjabloon van een ander aan, en een beursbanner verloopt vanzelf op de einddatum.
Berichttekst
Geciteerde thread
- 1
Banner
Staat altijd bovenaan. Ruimte voor een evenement of een melding over externe afzenders.
- 2
Handtekening
Naam, functie, direct nummer en foto uit de directory. Lege velden verbergen hun regel.
- 3
Campagne
Eigen blok met eigen periode. Volgt de bouwsteen ervoor, bovenaan onder de banner of onderaan onder de handtekening.
- 4
Juridische tekst
Verplichte vermeldingen uit de centrale bedrijfsgegevens, direct na de handtekening of na de hele thread.
Verzonden items
Uw eigen kopie ziet eruit als die van de ontvanger.
Exchange slaat de kopie op bij het verzenden, voordat een handtekening aan serverzijde kan ontstaan. Dat geldt voor elke handtekening aan serverzijde, van welke aanbieder ook. Conbool vult de handtekening daarom na aflevering aan in het postvak.
- 1
Verzenden in Outlook
- 2
Exchange slaat de kopie op in Verzonden items, nog zonder handtekening
- 3
Conbool plaatst de bouwstenen en levert af
- 4
De kopie krijgt dezelfde handtekening
Vereist Microsoft 365 met gekoppelde organisatie en een apart verleende toestemming. Plaatst de Outlook-invoegtoepassing de handtekening, dan staat die al tijdens het schrijven in de kopie.
FAQ
Wat betekent een centrale e-mailhandtekening?
Werkt de centrale handtekening ook op een telefoon?
Kunnen medewerkers de centrale handtekening omzeilen?
Hoe komen de gegevens van medewerkers in de handtekening?
Wat is het verschil met beheer van e-mailhandtekeningen?
Werkt de centrale handtekening met Microsoft 365?
Kan centraal beheer ook zonder de MX om te zetten?
Handtekeningen centraal sturen, op elk apparaat.
Probeer Conbool Disclaimer dertig dagen gratis en ervaar hoe eenvoudig centrale handtekeningen kunnen zijn.