Beheer van handtekeningen

Handtekeningen beheren.De huisstijl borgen.Voor de hele organisatie.

Conbool Disclaimer beheert e-mailhandtekeningen centraal voor uw hele bedrijf. Eenduidige branding, centraal beheerde vermeldingen en automatische verdeling onder alle medewerkers.

Nu gratis uitproberenDemo aanvragen

Beheer van e-mailhandtekeningen: programmatuur voor één vaste vorm

Uiteenlopende handtekeningen schaden uw uitstraling en brengen de naleving in gevaar. Conbool Disclaimer beheert handtekeningen centraal, rolt ze vanzelf uit en zorgt voor één huisstijl in elk mailprogramma.

De drie grootste knelpunten bij e-mailhandtekeningen

Een rommelige huisstijl

Elke medewerker maakt zijn handtekening anders. Verschillende lettertypen, kleuren en logo's wekken een slordige indruk en verwateren uw merk.

Veel handwerk in het beheer

Aanpassingen bij personeelswisselingen, bij een campagne of bij nieuwe contactgegevens moeten met de hand op elk apparaat en in elk programma apart worden doorgevoerd.

Het merk verwatert

Zonder één vaste vorm laat elke medewerker een andere merkidentiteit zien. Dat verzwakt de uitstraling en ondermijnt de indruk bij klanten en partners.

Hoe Conbool Disclaimer handtekeningen beheert

Centrale sturing en een uitrol die vanzelf gaat, voor eenvormige handtekeningen in de hele organisatie.

Eén plek voor de sjablonen

Maak handtekeningsjablonen in de visuele editor en wijs ze via regels toe aan afdelingen, groepen of personen. Wijzigingen gelden daarna in het hele bedrijf.

Sjablonen in de huisstijl

Maak handtekeningsjablonen met uw logo, kleuren en lettertypen, eenduidig in elke uitgaande e-mail via de mailroute.

Regels per afdeling

Leg verschillende handtekeningen vast voor afdelingen, vestigingen of rollen. De marketing krijgt een andere handtekening dan de verkoop of de directie.

Voorbeeld

Controleer handtekeningen vóór activering in het voorbeeld, als HTML en als platte tekst, met een voorbeeldafzender uit de directory.

Campagnes en kliks

Voeg marketingbanners en calls-to-action toe aan handtekeningen. Kliks zijn per sjabloon in het portaal te tellen, zonder trackingpixel.

Koppeling met de directory

Medewerkergegevens komen automatisch uit Entra ID, de lokale Active Directory of LDAP. Naam, titel, telefoonnummer en afdeling worden in de handtekeningen overgenomen.

Waarom centraal beheer beter uitpakt dan sjablonen in Outlook

Sjablonen in Outlook en handmatige handtekeningen groeien niet mee. Conbool Disclaimer neemt het hele proces uit handen.

Geen handwerk

Wijzigingen worden centraal doorgevoerd en gaan vanzelf naar iedereen. Geen medewerker hoeft zijn eigen handtekening aan te passen.

Gelijk in elk mailprogramma

Via de mailroute krijgt elk bericht dezelfde handtekening, of het nu uit Outlook desktop, Outlook op het web, Apple Mail of een smartphone komt. Een platte-tekstversie wordt meegemaakt.

Altijd actueel

Personeelswisselingen en nieuwe telefoonnummers neemt de synchronisatie met de directory over, gewijzigde bedrijfsgegevens gelden na het opslaan in alle handtekeningen.

Vermeldingen centraal beheerd

Verplichte vermeldingen volgens Duits handels- en vennootschapsrecht komen uit de centrale bedrijfsgegevens in elke handtekening. Wat één keer juist is vastgelegd, staat in elk bericht via de mailroute.

Opbouw van een bericht

Vier bouwstenen, apart beheerd.

Marketing beheert de campagne, juridische zaken de tekst, IT de regels. Niemand raakt het sjabloon van een ander aan, en een beursbanner verloopt vanzelf op de einddatum.

Aan
Onderwerp
1Banner

Berichttekst

2Handtekening
3Campagne
Periode per bouwsteen
4Juridische tekst

Geciteerde thread

  1. 1

    Banner

    Staat altijd bovenaan. Ruimte voor een evenement of een melding over externe afzenders.

  2. 2

    Handtekening

    Naam, functie, direct nummer en foto uit de directory. Lege velden verbergen hun regel.

  3. 3

    Campagne

    Eigen blok met eigen periode. Volgt de bouwsteen ervoor, bovenaan onder de banner of onderaan onder de handtekening.

  4. 4

    Juridische tekst

    Verplichte vermeldingen uit de centrale bedrijfsgegevens, direct na de handtekening of na de hele thread.

Periode per bouwsteenPositie per bouwsteenKorte versie voor antwoordenSjabloon per taal

Verzonden items

Uw eigen kopie ziet eruit als die van de ontvanger.

Exchange slaat de kopie op bij het verzenden, voordat een handtekening aan serverzijde kan ontstaan. Dat geldt voor elke handtekening aan serverzijde, van welke aanbieder ook. Conbool vult de handtekening daarom na aflevering aan in het postvak.

  1. 1

    Verzenden in Outlook

  2. 2

    Exchange slaat de kopie op in Verzonden items, nog zonder handtekening

  3. 3

    Conbool plaatst de bouwstenen en levert af

  4. 4

    De kopie krijgt dezelfde handtekening

Het origineel wordt nooit verwijderd
Aparte toestemming, los van de koppeling
Alleen afgeleverde berichten worden aangevuld

Vereist Microsoft 365 met gekoppelde organisatie en een apart verleende toestemming. Plaatst de Outlook-invoegtoepassing de handtekening, dan staat die al tijdens het schrijven in de kopie.

FAQ

Werkt het beheer van handtekeningen met Microsoft 365?
Ja. Handtekeningen worden aan serverzijde toegepast, zodat ze eenduidig verschijnen in Outlook desktop, Outlook op het web en de mobiele Outlook-app.
Hoe komen de handtekeningen bij de medewerkers?
Handtekeningen worden vanzelf op de server aan uitgaande post toegevoegd. Medewerkers hoeven niets te installeren of in te stellen. De uitrol gebeurt meteen nadat een sjabloon is aangezet.
Kunnen verschillende afdelingen een eigen handtekening hebben?
Ja. U maakt zoveel sjablonen als u wilt en wijst ze met regels toe aan afdelingen, vestigingen, rollen of personen. Die toewijzing kan ook vanzelf op grond van groepen in Active Directory.
Hoe snel werken wijzigingen door?
Na het opslaan geldt het nieuwe sjabloon voor de volgende berichten via de mailroute. In de Outlook-invoegtoepassing kan het enkele minuten duren voordat de nieuwe versie verschijnt.
Kan ik banners voor een campagne meesturen?
Ja. U kunt campagnebanners met een eigen periode invoegen en via regels sturen op afzendergroep, domein of ontvanger. Kliks worden per sjabloon in het portaal geteld, openingen niet, omdat Conbool geen trackingpixel plaatst.
Welke verplichte vermeldingen komen er vanzelf in?
De centrale bedrijfsgegevens bevatten velden voor bedrijfsnaam, rechtsvorm, zetel, registerrechtbank, registernummer, vertegenwoordigers en de beherende vennoot. Eenmaal ingevuld voegen de sjablonen ze automatisch in. Welke vermeldingen uw rechtsvorm vereist, controleert u het beste vooraf.
Kunnen wij de handtekeningen beheren zonder de mailroute om te zetten?
Ja. Naast de weg via de server is er de werkwijze met alleen de Outlook-add-in. Die komt zonder omzetting van de MX, zonder SPF-record en zonder DKIM-sleutel van Conbool; het domein wordt vrijgegeven zonder rechten om af te leveren, bewezen via de gekoppelde omgeving in Microsoft 365 of via een TXT-record. De handtekening ontstaat tijdens het schrijven in de postbus en de inhoud van het bericht blijft in Microsoft 365. Goed om te weten: deze werkwijze werkt alleen in Outlook en alleen bij postbussen in Exchange Online, zij kent geen regels met banners en campagnes, en zij is in de postbus aan te passen. Voor onveranderlijke verplichte vermeldingen blijft de weg via de server de keuze, en later overstappen kan zonder alles opnieuw op te bouwen.

E-mailhandtekeningen netjes beheren, vanaf vandaag.

Probeer Conbool Disclaimer dertig dagen gratis en breng uw e-mailhandtekeningen op één lijn.

Nu gratis uitproberenDemo aanvragen
De centrale handtekeningDisclaimer onder e-mailHet product Conbool Disclaimer