Centraledie juridisch klopt.Automatisch toegevoegd.
Conbool Disclaimer voegt het ondernemingsnummer, de vermeldingen uit art. 2:20 WVV, vertrouwelijkheidsteksten en aansprakelijkheidsbeperkingen via de mailroute automatisch toe aan elke zakelijke e-mail van uw Belgische onderneming. Centraal beheerd, per taal instelbaar en navolgbaar gelogd.
Disclaimer onder e-mail: de Belgische verplichte vermeldingen vanzelf erbij
Ondernemingen moeten in zakelijke post bepaalde gegevens vermelden. Art. III.25 van het Wetboek van economisch recht verlangt het ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen op alle akten, facturen, brieven, bestelbonnen en e-mails, en art. 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen verlangt van een vennootschap de naam, de rechtsvorm, de zetel, het ondernemingsnummer en de vermelding van het rechtsgebied waar zij is ingeschreven. Ontbreken die gegevens, dan kan wie namens de vennootschap optreedt daarvoor persoonlijk worden aangesproken. Conbool Disclaimer neemt het beheer daarvan uit handen en zorgt dat elk uitgaand bericht eraan voldoet.
Bekende risico's rond de disclaimer onder e-mail
Ontbrekend ondernemingsnummer of RPR-vermelding
Zakelijke post zonder de wettelijk vereiste gegevens gaat in tegen art. III.25 WER en art. 2:20 WVV. Handhaving kan lopen via de strafbepalingen uit boek XV van het Wetboek van economisch recht, en wie namens de vennootschap optreedt kan persoonlijk worden aangesproken voor de aangegane verbintenis.
Uiteenlopende disclaimers
Houden medewerkers de disclaimer met de hand bij, dan duiken versies op met een oude zetel, een verkeerde rechtsvorm of zonder de rechtbank van het rechtspersonenregister. Wie zo'n bericht namens de vennootschap verstuurt, kan volgens art. 2:22 WVV naar gelang van de omstandigheden aansprakelijk worden gesteld.
Ontbrekende privacyverwijzing
Wie persoonsgegevens verwerkt, moet betrokkenen volgens de AVG informeren, en de Gegevensbeschermingsautoriteit ziet daarop toe. Een eenduidige verwijzing naar de privacyverklaring onder elke e-mail maakt die informatie in de briefwisseling met Belgische klanten en leveranciers makkelijk vindbaar.
Functies voor centrale disclaimers in Belgische zakelijke e-mail
Conbool Disclaimer beheert de vermeldingen uit het Wetboek van economisch recht en het Wetboek van vennootschappen en verenigingen centraal, eenduidig en navolgbaar.
Startsjablonen per Belgische rechtsvorm
Kant-en-klare sjablonen die aansluiten bij het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, bij het Wetboek van economisch recht en bij de AVG. Bij een wetswijziging worden ze bijgewerkt.
Beheer van sjablonen
Centraal beheer van alle disclaimersjablonen, ook als een groep meerdere Belgische vennootschappen met elk een eigen ondernemingsnummer en zetel heeft. Afdelingen en toepassingen krijgen waar nodig hun eigen sjabloon.
Disclaimers in het Nederlands, Frans en Duits
Het sjabloon volgt de herkende taal van het bericht, zodat een bericht in het Frans aan een klant in Wallonië ook de vermeldingen in het Frans draagt. Per taal legt u een eigen versie vast.
Velden die zich vullen
Persoonlijke velden zoals naam, afdeling en telefoonnummer komen uit de directory, de gegevens van de rechtspersoon met haar ondernemingsnummer uit de centrale bedrijfsgegevens.
Voorbeeld vóór activering
Disclaimers vóór activering in het voorbeeld controleren, als HTML en als platte tekst, met een voorbeeldafzender.
Wijzigingslog
Wijzigingen aan sjablonen en regels worden met tijdstip en gebruiker gelogd, zodat u later kunt aantonen welke vermeldingen op een bepaalde dag onder uw e-mails stonden, bijvoorbeeld na een nieuwe zetel in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Waarom een disclaimer met de hand in België een risico is
Veel Belgische ondernemingen vertrouwen op handmatig ingevoegde disclaimers of Outlook-handtekeningen. Bij een nieuwe zetel, een omzetting van rechtsvorm of een extra taal ontstaan dan snel gaten.
De vermeldingen uit WER en WVV in elk bericht
Conbool zorgt dat elk uitgaand bericht de gegevens bevat die art. III.25 WER en art. 2:20 WVV verlangen, ongeacht het mailprogramma of het apparaat van de medewerker.
Overal hetzelfde
Met de hand ontstaat wildgroei: een verouderde rechtsvorm, een ontbrekend ondernemingsnummer of uiteenlopende formuleringen. Conbool haalt die verschillen er volledig uit.
Meteen voor de hele organisatie
Verhuist de zetel, wijzigt de rechtsvorm of komt de vennootschap in vereffening, dan past u de disclaimer één keer centraal aan en geldt hij meteen voor iedereen, zonder werk voor de IT en zonder opleiding.
Bewijs voor toezicht en controle
Het wijzigingslog toont per datum welk sjabloon en welke regel actief waren. Wordt iemand op grond van art. 2:22 WVV aangesproken, dan is zo na te gaan welke vermeldingen op dat moment onder de e-mail stonden.
Opbouw van een bericht
Vier bouwstenen, apart beheerd.
Marketing beheert de campagne, de juridische dienst de wettelijke vermeldingen, IT de regels. Niemand raakt het sjabloon van een ander aan, zodat het ondernemingsnummer niet verdwijnt wanneer een beursbanner vanzelf verloopt.
Berichttekst
Geciteerde thread
- 1
Banner
Staat altijd bovenaan. Ruimte voor een evenement of een melding over externe afzenders.
- 2
Handtekening
Naam, functie, direct nummer en foto uit de directory. Lege velden verbergen hun regel.
- 3
Campagne
Eigen blok met eigen periode. Volgt de bouwsteen ervoor, bovenaan onder de banner of onderaan onder de handtekening.
- 4
Juridische tekst
Ondernemingsnummer, rechtsvorm, zetel en RPR met de rechtbank uit de centrale bedrijfsgegevens, direct na de handtekening of na de hele thread.
Verzonden items
Uw eigen kopie ziet eruit als die van de ontvanger.
Exchange slaat de kopie op bij het verzenden, nog voor een handtekening aan serverzijde ontstaat, bij welke aanbieder ook. Zonder aanvulling toont Verzonden items dan een bericht zonder de vermeldingen uit art. III.25 WER, terwijl de ontvanger ze wel kreeg. Conbool vult de handtekening daarom na aflevering aan in het postvak, zodat uw kopie overeenkomt met wat de klant ontving.
- 1
Verzenden in Outlook
- 2
Exchange slaat de kopie op in Verzonden items, nog zonder handtekening
- 3
Conbool plaatst de bouwstenen en levert af
- 4
De kopie krijgt dezelfde handtekening
Vereist Microsoft 365 met gekoppelde organisatie en een apart verleende toestemming. Plaatst de Outlook-invoegtoepassing de handtekening, dan staat die al tijdens het schrijven in de kopie.
FAQ
Welke gegevens moeten in België in zakelijke e-mail staan?
Wat riskeert een Belgische onderneming als die gegevens ontbreken?
Vraagt de AVG een verwijzing naar de privacyverklaring onder elke e-mail?
Heeft een vertrouwelijkheidsclausule onder e-mail in België juridisch effect?
Waarin verschilt dit van een e-mailhandtekening?
Werkt Conbool Disclaimer met Microsoft 365 en Exchange?
Moeten wij daarvoor de mailroute omzetten?
De Belgische disclaimer onder e-mail centraal automatiseren
Beheer het ondernemingsnummer en de vermeldingen uit het WVV op één plek en voeg ze automatisch toe aan elke zakelijke e-mail van uw onderneming. Start nu met Conbool Disclaimer voor uw Belgische vennootschappen.