Email Disclaimer for Business: Automate Legal Compliance

Art. III.25 van het Wetboek van economisch recht verlangt dat een onderneming op alle akten, facturen, aankondigingen, brieven, bestelbonnen en e-mails haar ondernemingsnummer vermeldt. Voor een vennootschap verlangt art. 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen daarnaast de naam, de rechtsvorm, de nauwkeurige aanduiding van de zetel, het ondernemingsnummer en de vermelding van het rechtsgebied waar zij is ingeschreven, en waar van toepassing het btw-nummer. Conbool Disclaimer zorgt dat die gegevens vanzelf en juist meekomen.

Het niet vermelden van de voorgeschreven gegevens kan worden gehandhaafd via de strafbepalingen uit boek XV van het Wetboek van economisch recht. Daarnaast bepaalt art. 2:20 WVV dat wie namens de vennootschap een stuk laat uitgaan zonder de vereiste vermeldingen, persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld voor de daarin aangegane verbintenis. Bij een controle geeft het bovendien een slechte indruk.

De AVG schrijft geen vaste tekst in een e-mail voor, maar een verwijzing naar de privacyverklaring is gebruikelijk en zinvol, zeker wanneer er persoonsgegevens worden verwerkt. Conbool voegt zo'n verwijzing vanzelf toe.

Een aantekening over vertrouwelijkheid heeft beperkte rechtskracht, maar kan wel dienen als aanwijzing dat u geheimhouding wilde, en zij is in veel sectoren gebruikelijk. Bij een geschil, en zeker bij een bericht dat per ongeluk bij de verkeerde persoon terechtkwam, versterkt zij de positie van de afzender.

Een handtekening dient vooral de uitstraling, met contactgegevens en huisstijl. Een disclaimer vult juridische eisen in: de verplichte vermeldingen, de uitsluiting van aansprakelijkheid en de aantekening over vertrouwelijkheid. Conbool beheert beide apart, zodat u ze los van elkaar kunt bijwerken.

Ja, Conbool Disclaimer werkt met alle gangbare mailsystemen, waaronder Microsoft 365, een eigen Exchange en Google Workspace. De disclaimer komt er op de server bij, zodat hij ongeacht het programma van de medewerker in elk uitgaand bericht staat.

Voor de volledige mogelijkheden wel: de server hangt de disclaimer bij het versturen aan het bericht, en alleen die weg is niet te omzeilen, kent de regels met banners en campagnes en werkt voor elk programma en elk apparaat. Wie de mailroute niet wil wijzigen, kan het beheer van handtekeningen alleen via de Outlook-add-in draaien, zonder omzetting van de MX, zonder SPF-record en zonder DKIM-sleutel van Conbool. Voor verplichte vermeldingen die op elk uitgaand bericht moeten staan, is die werkwijze niet de juiste: de handtekening ontstaat in de postbus en is daar aan te passen.