Gruppen
Gruppen – Benutzer und Mailboxen effizient organisieren
Mit der Gruppenfunktion können Sie Benutzer oder Mailboxen logisch zusammenfassen und in Ihren E-Mail-Regeln verwenden.
So behalten Sie auch bei komplexen Umgebungen den Überblick und können Regeln effizienter anwenden.
Warum Gruppen wichtig sind
- Effizienz
Statt einzelne Empfänger oder Absender manuell zu verwalten, können Gruppen direkt in Regeln eingebunden werden. - Flexibilität
Gruppen lassen sich jederzeit anpassen, um auf neue Anforderungen oder organisatorische Änderungen zu reagieren. - Klarheit
Strukturieren Sie Benutzer nach Teams, Abteilungen oder Projekten und halten Sie Ihre Konfiguration übersichtlich.
Schritt-für-Schritt: Gruppe erstellen
- Zum Gruppenbereich navigieren
- Menü → „Gruppen“
- Übersicht der bestehenden Gruppen öffnen
- Neue Gruppe anlegen
- Klicken Sie auf „+“
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und optional eine Beschreibung
- Beispiel: „Marketing-Team“ oder „Externe Partner“
- Domain spezifizieren
- Legen Sie fest, für welche Domain die Gruppe gelten soll
- Mitglieder hinzufügen
- Tragen Sie die gewünschten E-Mail-Adressen ein
- Mitglieder werden automatisch in die Gruppe aufgenommen
- Speichern
- Einstellungen prüfen
- Mit „+“ bestätigen → Gruppe erscheint in der Übersicht und steht in Routing-Regeln zur Verfügung
Nutzung von Gruppen in Routing-Regeln
Gruppen können direkt in eingehenden oder ausgehenden Routing-Regeln verwendet werden:
- Routing-Regel im Bereich „Routing“ erstellen oder bearbeiten
- Bei der Definition von Sendern oder Empfängern die gewünschte Gruppe aus dem Dropdown auswählen
Beispiel:
- Eine eingehende Regel greift nur für Nachrichten, die an Mitglieder der Gruppe „Sales-Team“ gesendet werden und verschlüsselt sind.