Gruppen

Gruppen – Benutzer und Mailboxen effizient organisieren

Mit der Gruppenfunktion können Sie Benutzer oder Mailboxen logisch zusammenfassen und in Ihren E-Mail-Regeln verwenden.
So behalten Sie auch bei komplexen Umgebungen den Überblick und können Regeln effizienter anwenden.

Warum Gruppen wichtig sind

• Effizienz
  Statt einzelne Empfänger oder Absender manuell zu verwalten, können Gruppen direkt in Regeln eingebunden werden.
• Flexibilität
  Gruppen lassen sich jederzeit anpassen, um auf neue Anforderungen oder organisatorische Änderungen zu reagieren.
• Klarheit
  Strukturieren Sie Benutzer nach Teams, Abteilungen oder Projekten und halten Sie Ihre Konfiguration übersichtlich.

Schritt-für-Schritt: Gruppe erstellen

1. Zum Gruppenbereich navigieren
   • Menü → „Gruppen”
   • Übersicht der bestehenden Gruppen öffnen
2. Neue Gruppe anlegen
   • Klicken Sie auf „+”
   • Ein Assistent führt Sie durch die folgenden Schritte
3. Schritt 1: Name
   • Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen
     • Beispiel: „Marketing-Team” oder „Externe Partner”
4. Schritt 2: Beschreibung
   • Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu
5. Schritt 3: Mitglieder (E-Mails)
   • Tragen Sie die gewünschten E-Mail-Adressen ein
   • Mitglieder werden automatisch in die Gruppe aufgenommen
6. Schritt 4: Sync (Zertifikatssynchronisation)
   • Optional: Aktivieren Sie die automatische S/MIME-Zertifikatsausstellung für Gruppenmitglieder
   • Wählen Sie den Provider (Eigene MPKI oder SwissSign)
7. Schritt 5: Abschluss
   • Einstellungen prüfen und bestätigen → Gruppe erscheint in der Übersicht und steht in Routing-Regeln zur Verfügung

Nutzung von Gruppen in Routing-Regeln

Gruppen können direkt in eingehenden oder ausgehenden Routing-Regeln verwendet werden:

1. Routing-Regel im Bereich „Routing“ erstellen oder bearbeiten
2. Bei der Definition von Sendern oder Empfängern die gewünschte Gruppe aus dem Dropdown auswählen

Beispiel:

• Eine eingehende Regel greift nur für Nachrichten, die an Mitglieder der Gruppe „Sales-Team“ gesendet werden und verschlüsselt sind.