Mandantenpost.Akten. Schriftsätze.Mandanten-kommunikation verschlüsseln.
Die anwaltliche Verschwiegenheit nach § 9 Abs. 2 RAO und § 121 StGB technisch abgesichert. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Mandantenkorrespondenz außerhalb des elektronischen Rechtsverkehrs, Schriftsatzversand über SecureFiles, Outlook-Add-in für die gesamte Kanzlei, EU-Hosting, Audit-Log nach Art. 30 DSGVO. Stand 2026.
Verschwiegenheit als Default, nicht als Add-on.
- Mandantenmail unverschlüsselt oder über umständliche S/MIME-Projekte mit fehlenden EmpfängerzertifikatenS/MIME, OpenPGP und Web-Reader-Fallback, ohne dass der Mandant ein Zertifikat installieren muss
- Aktendoppel, Beweismittel und Schriftsatzpakete über WeTransfer, USB-Stick oder PostSecureFiles als auditierbare Linie zwischen Kanzlei und Mandant, mit Empfänger-Authentifizierung und Zugriffs-Log
- Verschwiegenheit als bewusste Anstrengung jedes einzelnen Anwalts und ReFaVerschwiegenheit als technischer Default im Outlook der gesamten Sozietät
Compliance-Anker für die Kanzlei
Conbool ersetzt den elektronischen Rechtsverkehr nicht. Der Verkehr mit den Gerichten bleibt nach § 89c Abs. 5 GOG über den ERV zu führen. Conbool deckt die Mandantenkommunikation außerhalb des ERV ab.
Vier Module, zugeschnitten auf die Sozietät.
SecureMail für die tägliche Mandantenpost, SecureFiles für die digitale Handakte und das Schriftsatzpaket, MailGuard gegen Zahlungsbetrug im Sekretariat, Disclaimer für die Pflichtangaben nach § 14 UGB und § 5 ECG.
SecureMail
S/MIME oder OpenPGP wo der Mandant oder Unternehmensjurist ein Zertifikat hat, Web-Reader als Fallback für die Mehrheit der Privatmandanten ohne PKI. Outlook-Add-in für Classic Outlook, New Outlook und Outlook Web App. Zentrale Schlüsselverwaltung, automatische Zertifikatsverteilung über LDAP-Verzeichnisse und kanzleiweite Policies, ohne Aufwand für die ReFa oder die IT der Kanzlei.
SecureMail im DetailSecureFilesSecureFiles
Aktendoppel, Schriftsatzpakete, Beweismittel, Sachverständigengutachten und Mandanten-Stammdaten direkt aus Outlook in die geschützte Mandanten-Linie. Empfänger-Authentifizierung per Einmal-Passwort, kanzleieigenem Passwort oder verifizierter Identität. Audit-Log je Download mit Zeitstempel, IP-Land und User-Agent dokumentiert die Übergabe an Mandant, Gegenseite oder Sachverständigen.
SecureFiles im DetailMailGuardMailGuard
BEC, CEO-Fraud und Spear-Phishing auf Partner-, Sekretariats- und Buchhaltungsebene werden vor der Zustellung erkannt. Spoofing-Auswertung anhand DMARC, SPF und DKIM, Display-Name-Vergleich gegen interne Identitäten, Struktur- und Makroanalyse von Office-Anhängen und PDF-Exploits, dynamische URL-Prüfung in Mandanten-Korrespondenz, alles vor dem Posteingang der ReFa.
MailGuard im DetailDisclaimerDisclaimer
Die Pflichtangaben nach § 14 UGB und § 5 ECG sowie der Hinweis auf die Berufshaftpflichtversicherung nach § 21a RAO werden serverseitig in jede ausgehende Mail eingebunden. Einheitlich auf Outlook am Desktop, im neuen Outlook, im Browser, auf iPhone und Android. Kanzleiangaben, UID-Nummer, Kammerzugehörigkeit und Versicherer pflegen Sie zentral, nicht in jeder Signatur.
Disclaimer im DetailVier Szenarien aus dem Kanzleialltag.
Von der Mandatsanbahnung über die laufende Bearbeitung bis zur Aktenübergabe an den Mandanten oder die Nachfolgekanzlei.
Mandatsanbahnung mit unbekanntem Mandanten
Der mögliche Mandant schreibt von einer privaten Adresse mit einem strafrechtlichen Sachverhalt an die Kanzlei. Bereits die Antwort fällt unter die Verschwiegenheit nach § 9 RAO und § 121 StGB. Der Web-Reader stellt die verschlüsselte Antwort bereit, ohne dass der Mandant S/MIME installieren muss; der Zugriff erfolgt über eine Einmalkennung oder ein telefonisch übermitteltes Kennwort.
Schriftsatz mit Anlagen an die Gegenseite
Der Schriftsatz und 80 MB Anlagen gehen nicht über E-Mail-Anhang, sondern als SecureFiles-Paket. Die Gegenseite authentifiziert sich am Web-Reader, ein Audit-Log dokumentiert den Zugriff und kann im Bestreitensfall vorgelegt werden. Bei gerichtlicher Korrespondenz greift weiterhin das beA.
CEO-Fraud an das Sekretariat
Eine Mail im Namen des Partners weist die ReFa zur Vorab-Überweisung an einen vermeintlichen Treuhandempfänger an. MailGuard erkennt die Spoofing-Indikatoren, Display-Name-Anomalien und das untypische Verhaltensprofil und blockiert die Nachricht bevor sie zur Vorlage kommt. Der Partner erhält eine Zusammenfassung im Quarantäne-Report.
Aktenübergabe an den Mandanten am Mandatsende
Nach Mandatsende bekommt der Mandant das Aktendoppel digital. SecureFiles erstellt ein langlebiges Paket mit definierter Aufbewahrungsfrist, das der Mandant über mehrere Wochen herunterladen kann. Pro Zugriff bleibt nachvollziehbar, wann die Übergabe technisch erfolgt ist; die fünfjährige Aufbewahrung der Handakten nach § 12 RAO bleibt davon unberührt.
Wie Conbool sich in die Sozietät einklinkt.
Conbool sitzt als Cloud-Gateway vor dem Microsoft-365-Tenant der Kanzlei. MX-Switch in unter 30 Minuten, Outlook-Add-in über das Microsoft-Admin-Center an alle Rechtsanwälte und Kanzleimitarbeiter ausgerollt. Bestehende Kanzleisoftware wie ADVOKAT, WinCaus oder Jurxpert bleibt unangetastet, weil Conbool ausschließlich am Mail-Weg ansetzt.
MX-Switch und SMTP-Routing
Eingehender SMTP läuft über Conbool und durchläuft MailGuard mit Spam-, Phishing- und Anhangsprüfung. Ausgehende Mails passieren die Verschlüsselungslogik des Outlook-Add-ins und werden über das Microsoft-365-Tenant der Kanzlei ausgeliefert, ohne Umweg über Dritte.
Outlook-Add-in zentral verwaltet
Classic Outlook, New Outlook und Outlook Web App. Rollout per Microsoft 365 Admin Center an Anwälte, ReFa, Sekretariate und Buchhaltung in einem Schritt. Kein Eingriff am Anwaltsgerät, keine Schulungswelle, keine Setups in der Mittagspause.
Entra ID und Berechtigungen
SSO über Entra ID, automatische Bereitstellung beim Eintritt eines Referendars oder einer Anwaltsassistenz, sofortiger Entzug beim Ausscheiden eines Sozius oder einer ReFa. Rolle Partner, Senior Associate, Associate, Referendar, ReFa und Praktikant differenziert konfigurierbar.
Koexistenz mit beA und Kanzlei-DMS
Der elektronische Rechtsverkehr bleibt für den gerichtlichen Schriftverkehr nach § 89c Abs. 5 GOG der Pflichtkanal. Dokumentenverwaltungen und Kanzleisoftware erhalten Conbool-Mails weiterhin über die Standardprotokolle IMAP, POP3 oder MAPI für die Ablage.
Was § 9 RAO technisch verlangt.
Die anwaltliche Verschwiegenheit ist strafrechtlich mit § 121 StGB, berufsrechtlich mit § 9 Abs. 2 RAO und datenschutzrechtlich mit Art. 9 und Art. 32 DSGVO abgesichert. Technisch heißt das: vertraulicher Transport, prüfbarer Empfänger, dokumentierbarer Zugriff, geregelte Subunternehmer.
Vertraulicher Transport
Ende-zu-Ende mit S/MIME oder OpenPGP, wo der Empfänger Zertifikate hat, sonst Web-Reader mit TLS 1.3 und serverseitiger Sitzung in deutschen oder niederländischen Rechenzentren mit ISO 27001.
Audit-Log nach Art. 30 DSGVO
Pro Mandantenkommunikation protokolliert: Absender, Empfänger, Zugriffszeitpunkt, IP-Land, Programm. Aufrufbar für die interne Revision und im Streitfall vorlegbar gegenüber der Rechtsanwaltskammer.
Aufbewahrung und Löschung
Mandatsbezogene Aufbewahrungsfristen konfigurierbar pro Akte. § 12 RAO verlangt fünf Jahre Aufbewahrung der Handakten ab Mandatsende; bei Abgabenstrafsachen oder vermögensrechtlichen Streitigkeiten sind längere Fristen üblich und in Conbool pro Mandat abbildbar.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist standardisiert und auf die anwaltliche Verschwiegenheit abgestimmt. Die Liste der Subunternehmer ist offengelegt, und es gibt keine Übermittlung in ein Drittland ohne Standardvertragsklauseln und Übermittlungsfolgenabschätzung.
Vom Pilot im Dezernat zum Kanzlei-Rollout.
Conbool wird üblicherweise in einer Praxisgruppe oder einem Dezernat pilotiert, etwa Wirtschaftsstrafrecht oder Familienrecht, wo die Verschwiegenheits-Anforderung besonders hoch ist. Nach 2-4 Wochen Pilot erfolgt der Rollout an die gesamte Sozietät per Admin-Konsole.
Pilot in einer Praxisgruppe
Ein Dezernat oder eine Praxisgruppe startet, beispielsweise Wirtschaftsstrafrecht, Familienrecht oder M&A, der Rest der Sozietät bleibt unverändert. Erfahrungen werden nach drei bis vier Wochen in einer Pilot-Retro mit IT, Kanzleiführung und einem fallführenden Partner ausgewertet.
Rollout über M365 Admin Center
Outlook-Add-in für alle Anwälte, ReFa, Sekretariate und Buchhaltung über das Microsoft 365 Admin Center. Keine User-Setups nötig, das Add-in erscheint nach dem nächsten Outlook-Start automatisch in der Ribbon-Leiste.
Klare beA-Abgrenzung
Der ERV bleibt Pflichtkanal für Klagen, Berufungen, Rekurse und die gesamte gerichtliche Korrespondenz nach § 89c Abs. 5 GOG. Conbool wickelt die Mandanten-, Korrespondenz- und Verwaltungskommunikation außerhalb des ERV ab, ohne in dessen Abläufe einzugreifen.
Fortbestehende Verträge und Lizenzen
ADVOKAT, WinCaus, Jurxpert und das Kanzlei-DMS laufen unverändert weiter, ebenso der elektronische Rechtsverkehr mit den Gerichten über die Übermittlungsstelle. Conbool ergänzt den Versandweg und die Verschlüsselung, ersetzt keine Fachsoftware und keine Aktenführung.
Häufige Fragen aus der Kanzlei
Ersetzt Conbool das beA?
Wie unterstützt Conbool die Verschwiegenheit nach § 9 RAO konkret?
Was passiert, wenn der Mandant kein S/MIME-Zertifikat hat?
Können wir SecureFiles für das Schriftsatz-Paket und die Aktenübergabe nutzen?
Wie schützt Conbool das Sekretariat vor CEO-Fraud und falschen Treuhand-Anweisungen?
Wie lange dauert der Rollout an eine Sozietät mit 40 Berufsträgern?
Wie verhält sich Conbool zu unserer bestehenden Kanzlei-Software wie RA-MICRO oder advoware?
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Sensible PDFs verschlüsselt versenden, ohne Empfänger-Konto.
Secure Message Portal
Empfänger-Web-Reader für Schlüssel-lose Empfänger.
Verschlüsselung für Thunderbird
Ohne Add-on und ohne Zertifikate auf den Endgeräten.
Verwandte Branchen
Conbool ist in benachbarten Branchen mit ähnlichem Compliance-Profil im Einsatz.
Mandantenkommunikation verschlüsseln, ohne Hürde für den Mandanten.
Demo in 30 Minuten. Pilot in einer Praxisgruppe innerhalb einer Woche. Modular pro Funktion und pro Postfach lizenziert.
Quellen und Stand
Aussagen zu § 121 StGB beruhen auf dem Strafgesetzbuch in der geltenden Fassung. Berufsrechtliche Aussagen zu § 9, § 10a, § 12 und § 21a RAO sowie zu den Richtlinien für die Ausübung des Rechtsanwaltsberufs beruhen auf den jeweils geltenden Normen. Datenschutzaussagen folgen der Verordnung 2016/679 der Europäischen Union, insbesondere Art. 5, 9, 28, 30 und 32, sowie dem Datenschutzgesetz. Aussagen zum elektronischen Rechtsverkehr beruhen auf § 89c GOG und den Verlautbarungen des Österreichischen Rechtsanwaltskammertages. Stand 2026.
Der elektronische Rechtsverkehr ist eine Einrichtung der österreichischen Justiz. Die genannten Kanzleiprogramme sind Marken der jeweiligen Inhaber. Microsoft, Microsoft 365, Outlook und Entra ID sind Marken der Microsoft Corporation. Conbool ist eine Marke der Conbool GmbH. Aussagen ohne Gewähr auf fortdauernde Richtigkeit.