De gegevens staanin eigen huis.De handtekening ook.
De naam, de functietitel, de afdeling en het doorkiesnummer staan in Active Directory. Om ze in elke handtekening te krijgen, verlangen de meeste aanbieders synchronisatie naar de cloud. Conbool niet: een agent op een gewone server in het domein leest de directory en meldt de personen naar buiten toe. Geen Entra ID en geen inkomende openstelling.
Waarom de handtekening op de directory stukloopt
Vier punten waarop het in de praktijk vastloopt.
Geen Entra ID, en toch een voorwaarde
Wie postbussen in eigen huis draait of de directory bewust niet aan de cloud van Microsoft koppelt, vindt in vrijwel elk productblad dezelfde zin: de gegevens van personen komen uit Entra ID. Daarmee wordt synchronisatie naar de cloud een voorwaarde voor een handtekening.
Een weg van buiten naar de directory
Het alternatief is toegang van buiten tot de domeincontroller, via een opening in de firewall of een naar buiten gebrachte LDAP-toegang. Dat is de weg die niemand wil en waarvoor bij een controle telkens de onderbouwing ontbreekt.
Transportregels kennen geen velden
Een regel in Exchange hangt een vaste tekst aan. Zij vult geen functietitel, geen afdeling en geen doorkiesnummer in, zij belandt onder geciteerde antwoorden, en met meerdere talen en uitzonderingen wordt het geheel onoverzichtelijk.
Er wordt twee keer bijgehouden
Waar de handtekening haar eigen lijst met personen bijhoudt, lopen die twee uiteen. Een overstap naar een andere afdeling staat in de directory, in de handtekening staat de oude, en de ontvanger merkt het als eerste.
Hoe de weg in plaats daarvan loopt
Drie stappen, en daarna houdt de directory de handtekening bij.
1. Een agent op een gewone server
De agent voor de directory draait als dienst op een gewone server in het domein, niet op de domeincontroller. Hij meldt zich aan met het account waaronder hij draait, en er wordt nergens een wachtwoord bewaard.
2. Naar buiten melden, nooit naar binnen
De agent belt Conbool, en Conbool belt de agent nooit. Naar buiten staat er niets open: geen opening in de firewall naar binnen, geen naar buiten gebrachte domeincontroller en geen toegang van buiten tot de directory.
3. De handtekening op de gateway
Uitgaande post loopt via de gateway, en daar ontstaat de handtekening op de server met de velden van de persoon. Op elk apparaat gelijk, zonder installatie op de werkplek en zonder wijziging aan de MX.
Wat deze weg kenmerkt
Zes punten die in het dagelijks werk tellen.
Veertien velden per persoon
De weergavenaam, de voornaam, de achternaam, de functietitel, de afdeling, het telefoonnummer, het mobiele nummer, de kamer, de straat, de plaats, de provincie, de postcode, het land en het faxnummer, met de tweede adressen en de stand van het account erbij. Welk kenmerk welk veld vult, is per veld aan te passen.
Zonder het recht op wachtwoordgegevens
Er wordt gelezen met gewone leesrechten. Voor het bijhouden van wijzigingen komen daar twee rechten op het domein bij. Het recht waarmee wachtwoordgegevens uit de directory te lezen zouden zijn, hoort daar uitdrukkelijk niet bij en wordt niet gevraagd.
Tweede adressen tellen als dezelfde persoon
Extra adressen komen als alias mee. Dat bepaalt of een bericht dat onder het tweede adres is verstuurd zijn handtekening krijgt, en het voorkomt dat één mens twee keer als gebruiker wordt geteld.
Groepen met hun nesting
Groepen uit de directory dienen als doelgroep voor sjablonen en beleid. Geneste groepen worden volledig uitgewerkt, zodat een groep met drie vermeldingen zeven personen kan opleveren.
Een proefronde vóór elke schrijfhandeling
Na elke wijziging aan de afbakening draait de agent eerst droog en laat zien hoeveel personen erbij zouden komen, zouden wijzigen of zouden vervallen. Zou meer dan tien procent vervallen, dan stopt hij de ronde en schrijft hij niets.
Ook voor LDAP en voor de eigen serverruimte
Dezelfde agent leest OpenLDAP en verwante directories. En wie de verwerking in eigen huis moet houden, draait Conbool als installatie in het eigen rekencentrum; dan blijft de hele keten onder eigen beheer.
Twee wegen naar dezelfde velden
Synchronisatie naar de cloud of een agent die naar buiten meldt.
Met Conbool | De gebruikelijke weg via de cloud | |
|---|---|---|
| Entra ID nodig | nee | ja, met synchronisatie erbij |
| Inkomende openstelling naar de directory | geen | geen, maar wel de synchronisatie |
| Velden uit de eigen directory in de handtekening | ja, rechtstreeks | pas na de synchronisatie |
| Andere directories met LDAP | ja | zelden |
| Draaien in het eigen rekencentrum | mogelijk | nee |
Uitspraken over de gebruikelijke werkwijze volgen de openbaar gedocumenteerde voorwaarden van gangbare handtekeningdiensten die persoonsgegevens uit Entra ID halen.
Veelgestelde vragen
Is Entra ID nodig voor handtekeningen uit Active Directory?
Welke rechten heeft de agent in de directory nodig?
Moet er een poort in de firewall open?
Waar draait de agent?
Wat gebeurt er als de afbakening verkeerd staat?
Werkt dit ook met OpenLDAP?
Moet de MX-record worden omgezet?
Verwante oplossingen
Exclaimer-Alternative
Layered-Disclaimer aus der EU, ohne UK-PE-Mutter und Per-User-Bundle.
Zentrale E-Mail Signatur
Server-seitige Signaturen, einheitlich auf allen Geräten und Clients.
E-Mail Signatur Management
Unternehmensweite Signaturen zentral verwalten und ausrollen.
E-Mail Disclaimer
Pflichtangaben automatisiert, rechtssicher und compliance-konform.
Bekijken op uw eigen directory
Wij richten de agent in een testomgeving in en tonen de eerste proefronde met echte personen, voordat er iets wordt weggeschreven.