E-mailarchiveringvoor accountants-en advieskantoren.
Voor de communicatie met cliënten en voor de stukken die daarbij horen gelden strenge bewaartermijnen. Conbool Archive bewaart elke zakelijke e-mail controleerbaar volgens art. 52 AWR, waarborgt de geheimhouding en draait in rekencentra in de EU, in de cloud of volledig op eigen apparatuur.
E-mailarchivering voor accountants- en belastingadvieskantoren
Controleerbare archivering van de communicatie met cliënten, afgestemd op de eisen in de advies- en accountancypraktijk.
Waarom kantoren moeten archiveren.
Waar het in een kantoor op aankomt
Drie punten die voor accountants, belastingadviseurs en advocaten extra tellen.
Bestand tegen een controle
Elk bericht van of aan een cliënt en elk stuk onveranderbaar bewaard, met een termijn die vanzelf loopt en met sluitend bewijs voor een boekenonderzoek.
Geheimhouding
Versleutelde communicatie met cliënten blijft beschermd. De toegang verloopt beheerst, met vrijgave door een tweede persoon bij gevoelige afgifte en met een logboek dat u kunt aanzetten.
Een Europese aanbieder
Rekencentra in de EU, een Europese partij in het contract en een in de verwerkersovereenkomst genoemde plaats van opslag; voor een kantoor met hoge eisen aan vertrouwelijkheid onmisbaar.
Alles wat archivering in een kantoor nodig heeft
Van het vastleggen tot het boekenonderzoek.
Sluitend vastleggen
Inkomende, uitgaande en interne communicatie met cliënten, in de mailstroom zelf of via een journaal uit Microsoft 365.
Termijnen die vanzelf lopen
Klassen voor bewaren volgens de belastingwet en het Burgerlijk Wetboek, met regels per postbus of afdeling, en met vastgelegd verwijderen na afloop.
Onveranderbaar bewaren
Opslag die niet te overschrijven is, in het niveau voor naleving met een slot op elk object, geborgd met een keten van controlegetallen die buiten het systeem is verankerd.
Snel terugvinden
Zoeken in de volledige tekst op onderwerp, inhoud en bijlagen, ook over versleutelde post van cliënten die de gateway heeft ontsleuteld.
Beheerste afgifte
Onderzoek met dossiers, blokkeringen en vrijgave volgens het vierogenprincipe, voor vragen van cliënten, van de rechter of van de Belastingdienst.
De oude verzameling overnemen
Bestaande archieven uit de gangbare bestandsvormen op de server inlezen, met een controlegetal als bewijs van integriteit.
Waarom Conbool voor een kantoor
Vier redenen die in de advies- en accountancypraktijk de doorslag geven.
Binnen de EU in plaats van bij een Amerikaans concern
Een Europese partij in het contract en rekencentra in de EU. Bij hoge vertrouwelijkheid is dat een wezenlijk verschil met aanbieders met een moederbedrijf buiten de EU.
Versleutelde post doorzoekbaar
Post met S/MIME en PGP die de gateway heeft ontsleuteld, wordt er in leesbare tekst doorzoekbaar bij gearchiveerd; het origineel blijft versleuteld in de postbus.
Ook interne post volledig
Ook het interne overleg binnen het team wordt via het journaal vastgelegd, niet alleen het verkeer met cliënten.
In de cloud of op eigen apparatuur
Dezelfde oplossing in de cloud in de EU of in eigen huis; het kantoor kiest, zonder van opzet te veranderen.
In drie stappen klaar
1. Aansluiten
Microsoft 365 aansluiten met een journaalregel of via de gateway. Het vastleggen begint zonder ingreep in de aflevering.
2. Termijnen instellen
De standaardtermijn en de regels vastleggen. Nieuwe post van cliënten krijgt vanzelf de passende klasse.
3. De oude verzameling overnemen
Bestaande archieven invoeren, de volledigheid toetsen en de oude oplossing vervangen.
FAQ
Moeten kantoren e-mail archiveren?
Hoe lang gelden de termijnen?
Blijft de geheimhouding gewaarborgd?
Werkt dit met onze kantoorsoftware?
In de cloud of op een eigen server?
Hoe snel is het ingevoerd?
Archivering die een controle doorstaat.
Conbool Archive: controleerbaar volgens art. 52 AWR, gehost in de EU en met de geheimhouding gewaarborgd. In 30 minuten getoond op uw eigen kantoor.