Seit dem 28. Juni 2025 gilt in Deutschland das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, kurz BFSG. Es setzt den European Accessibility Act um und verpflichtet Anbieter bestimmter Produkte und Dienstleistungen zur digitalen Barrierefreiheit. In den Projektplänen stehen seitdem Websites, Onlineshops und Apps. Ein Kanal fehlt fast immer: die E-Mail.
Dabei ist die geschäftliche E-Mail für viele Unternehmen der meistgenutzte Kundenkanal überhaupt. Und der Teil, der in jeder einzelnen Nachricht mitfährt, ist die Signatur.
Gilt das BFSG für die E-Mail-Signatur?
Ehrliche Antwort: nicht direkt. Das Gesetz adressiert Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher, etwa den elektronischen Geschäftsverkehr, nicht die Signatur als eigenes Objekt. Wer daraus ableitet, dass die E-Mail außen vor bleibt, verkennt aber den Zusammenhang.
Wer einen barrierefreien Onlineshop betreibt, kommuniziert mit denselben Kundinnen und Kunden per E-Mail: Bestellbestätigung, Rückfrage, Support. Wenn die Antwort aus dem Service eine Signatur trägt, die als Bild ausgeliefert wird, endet die Barrierefreiheit an der Grenze des Shops. Aus Sicht der Nutzerin, die einen Screenreader verwendet, ist das kein juristisches Detail, sondern eine Sackgasse.
Dazu kommt die öffentliche Hand. Für Bundes- und Landesbehörden gilt die BITV 2.0 bereits deutlich länger und deutlich strenger. Wer als Dienstleister für Behörden arbeitet, bekommt Barrierefreiheit zunehmend als Anforderung in die Ausschreibung geschrieben.
Die fünf häufigsten Barrieren in Signaturen
1. Die reine Bildsignatur. Name, Telefonnummer und Adresse stecken in einer PNG-Datei. Ein Screenreader liest davon nichts. Die Volltextsuche im Postfach findet die Nummer nicht. Und viele Clients blockieren externe Bilder standardmäßig, dann bleibt eine leere Fläche.
2. Zu wenig Kontrast. Hellgraue Schrift auf weißem Grund gilt als dezent und ist der Klassiker in Signaturvorlagen. Die WCAG verlangt für normalen Text ein Kontrastverhältnis von mindestens 4,5 zu 1. Viele Signaturen liegen bei 2,5 zu 1 oder darunter.
3. Bilder ohne Alternativtext. Das Logo, das Zertifikatssiegel, das Social-Media-Icon. Ohne Alternativtext liest ein Screenreader im besten Fall den Dateinamen vor, im schlechteren gar nichts.
4. Text als Layoutwerkzeug. Trennlinien aus Bindestrichen, Einrückungen aus Leerzeichen, Aufzählungen aus Sonderzeichen. Vorgelesen wird daraus eine Kette sinnloser Zeichen.
5. Fehlende oder leere Klartextvariante. Jede E-Mail besteht technisch aus einem HTML-Teil und einem Textteil. Screenreader und textbasierte Clients greifen oft auf den Textteil zu. Ist er leer, fehlt die Signatur dort vollständig, inklusive der Pflichtangaben.
Checkliste für eine barrierefreie Signatur
- Alle Kontaktdaten als echter Text, nicht als Grafik
- Kontrastverhältnis von mindestens 4,5 zu 1 für normalen Text
- Schriftgröße nicht unter 12 Punkt, besser 14
- Alternativtexte für Logo und Icons, dekorative Grafiken leer ausgezeichnet
- Links mit sprechendem Text statt einer nackten URL
- Telefonnummern als
tel:-Link, damit sie ohne Abtippen wählbar sind - Keine Layouts, die allein über Farbe Bedeutung transportieren
- Gepflegte Klartextvariante mit denselben Pflichtangaben
- Struktur über Tabellen oder Absätze, nicht über Leerzeichen
Warum lokale Signaturen daran scheitern
Diese Liste ist in einer einzelnen Signatur schnell abgearbeitet. Das Problem beginnt bei der zweiten.
Wenn jede Mitarbeiterin ihre Signatur selbst in Outlook pflegt, existieren im Unternehmen so viele Varianten wie Postfächer. Eine Kontrastkorrektur, die zentral beschlossen wird, erreicht davon genau so viele, wie sie manuell umsetzen. Nach dem nächsten Gerätewechsel ist die alte Variante zurück. Wer schon einmal versucht hat, eine Signaturänderung per Rundmail durchzusetzen, kennt das Ergebnis.
Dazu kommt das Mobilgerät. Die Signatur, die am Arbeitsplatz sauber aussieht, existiert auf dem Diensthandy meist gar nicht oder als abgetippte Kurzfassung ohne Pflichtangaben und ohne jede Rücksicht auf Kontrast.
Barrierefreiheit zentral durchsetzen
Der Ausweg ist derselbe wie bei den Pflichtangaben: die Signatur entsteht nicht mehr am Endgerät, sondern beim Versand am Server.
Beim zentralen Disclaimer-Management liegt die Vorlage einmal im System. Das Gateway setzt sie beim Versand ein, unabhängig davon, ob die Nachricht aus Outlook, aus dem Webmail oder vom Smartphone kommt. Eine Kontrastkorrektur wird einmal in der Vorlage gemacht und gilt ab der nächsten Nachricht für das gesamte Unternehmen.
Drei Punkte, die dabei konkret helfen:
Die Klartextvariante entsteht automatisch. Zu jeder Vorlage wird aus dem HTML-Inhalt eine Textfassung erzeugt. Der Textteil der Nachricht bleibt damit gefüllt, auch wenn niemand daran gedacht hat. Wer eine eigene Formulierung bevorzugt, überschreibt sie.
Platzhalter statt Bild. Name, Position, Telefon und Adresse kommen aus dem Verzeichnis und landen als echter Text in der Nachricht. Fehlt ein Wert, etwa eine Mobilnummer, entfällt die Zeile vollständig, statt eine leere Beschriftung stehen zu lassen.
Rechtstext als eigener Baustein. Pflichtangaben und Vertraulichkeitshinweis werden getrennt von der Signatur gepflegt. Eine Anpassung an der Formulierung oder an der Darstellung wirkt sofort auf jede ausgehende Nachricht, ohne dass Dutzende Signaturvorlagen angefasst werden müssen.
Was Technik nicht abnimmt
Der Kontrast und die Alternativtexte entstehen in der Vorlage, also in der Gestaltung. Keine Software prüft für ein Unternehmen, ob eine Farbkombination die Schwelle von 4,5 zu 1 erreicht oder ob ein Alternativtext den Bildinhalt sinnvoll beschreibt. Das ist eine gestalterische und redaktionelle Aufgabe.
Was die zentrale Steuerung leistet, ist der Schritt danach, und der ist in der Praxis der schwierigere: dass die einmal getroffene Entscheidung auch wirklich in jeder Nachricht ankommt, aus jedem Client, von jedem Gerät, bei jedem Mitarbeiter.
Fazit
Das BFSG nennt die E-Mail-Signatur nicht. Trotzdem ist sie der Teil der Kundenkommunikation, der am häufigsten verschickt und am seltensten geprüft wird. Eine Signatur, die als Bild ausgeliefert wird oder deren Kontrast nicht reicht, macht eine sonst barrierefreie Kundenkommunikation an der letzten Stelle wieder zunichte.
Der Aufwand ist überschaubar, wenn die Signatur zentral gesteuert wird. Er ist unbezahlbar, wenn jedes Postfach seine eigene Version pflegt.
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