Lesebestätigung in Outlook: So aktivieren Sie sie – und warum sie nichts beweist

Die Lesebestätigung ist die erste Antwort, die fast jeder gibt, wenn er belegen will, dass eine E-Mail angekommen ist. Sie ist schnell eingeschaltet, und in den meisten Fällen tut sie genau das, was sie soll. Nur eben nicht dann, wenn es darauf ankommt.

Dieser Beitrag zeigt beides: wie Sie die Bestätigung in jeder Outlook-Variante anfordern, und was sie im Ernstfall wert ist.

Lesebestätigung im klassischen Outlook anfordern

Für eine einzelne Nachricht: Beim Verfassen die Registerkarte Optionen öffnen und in der Gruppe Nachverfolgung das Kästchen Lesebestätigung anfordern ankreuzen. Direkt daneben liegt Zustellungsbestätigung anfordern – die beiden sind nicht dasselbe, dazu unten mehr.

Für alle Nachrichten: Datei › Optionen › E-Mail, dann zum Abschnitt Sendungsverfolgung herunterscrollen und Lesebestätigung ankreuzen. Das gilt ab sofort für jede Mail, die Sie schreiben.

Wie Outlook mit eingehenden Anfragen umgeht, stellen Sie im selben Abschnitt ein: immer senden, nie senden, oder jedes Mal nachfragen.

Lesebestätigung im neuen Outlook und im Web

Beim Verfassen einer Nachricht die Registerkarte Optionen öffnen und unter Verfolgung das Kästchen Lesebestätigung anfordern wählen. Wird die Gruppe nicht angezeigt, liegt sie unter Weitere Optionen.

Eine Einstellung für alle Nachrichten gibt es hier derzeit nicht (Stand September 2026): im neuen Outlook und in der Web-Fassung fordern Sie die Bestätigung je Nachricht einzeln an. Wie auf eingehende Anfragen reagiert wird, legen Sie in den Einstellungen unter E-Mail im Bereich Lesebestätigungen fest.

Zustellung ist nicht Lesung

Zwei Begriffe, die ständig verwechselt werden:

• Die Zustellungsbestätigung kommt vom Mailserver des Empfängers. Sie sagt: die Nachricht wurde angenommen.
• Die Lesebestätigung kommt vom Mailprogramm des Empfängers. Sie sagt: jemand hat die Nachricht geöffnet.

Die erste ist technisch belastbar, aber sie sagt nichts über das Lesen. Die zweite sagt etwas über das Lesen, aber sie ist freiwillig.

Warum die Lesebestätigung im Streitfall nichts trägt

Drei Gründe, und jeder einzelne reicht.

Der Empfänger entscheidet. Microsoft schreibt es selbst: Der Empfänger kann das Senden ablehnen, und es gibt keine Möglichkeit, ihn dazu zu zwingen. Wer nicht bestätigen will, bestätigt nicht – und Sie erfahren nicht einmal, dass er sie abgelehnt hat.

Viele Programme senden grundsätzlich keine. Die Anfrage ist nur ein Kopfzeilenfeld, das ein Mailprogramm ignorieren darf. Microsoft nennt selbst den Fall, dass das Programm des Empfängers Lesebestätigungen gar nicht unterstützt.

Und selbst wenn sie kommt: sie beweist nicht, was Sie brauchen. Rechtlich kommt es beim Zugang nicht darauf an, ob jemand die Nachricht gelesen hat, sondern ob sie in seinen Machtbereich gelangt ist. Genau darüber sagt die Lesebestätigung nichts, wenn sie ausbleibt – und das ist der Fall, der vor Gericht landet.

Was stattdessen zählt

Der Bundesgerichtshof hat 2022 entschieden, dass eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr dann zugegangen ist, wenn sie innerhalb der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit bereitliegt. Ob sie tatsächlich abgerufen und gelesen wurde, ist dafür nicht erforderlich (BGH, Urteil vom 06.10.2022, VII ZR 895/21).

Damit verschiebt sich die entscheidende Frage: Sie müssen nicht das Lesen belegen, sondern die Übergabe an den Mailserver des Empfängers. Und dafür brauchen Sie niemanden, der mitspielt.

Wichtig zu wissen: Das bloße Absenden genügt nicht. Für eine einfache E-Mail ohne Bestätigung gibt es nach der Rechtsprechung keinen Beweis des ersten Anscheins, dass sie angekommen ist – auch dann nicht, wenn keine Fehlermeldung zurückkam (so etwa OLG Rostock, Beschluss vom 03.04.2024). Die Beweislast liegt vollständig beim Absender.

Ein serverseitiger Zustellnachweis schließt die Lücke

Was Sie brauchen, entsteht nicht im Mailprogramm des Empfängers, sondern auf dem Weg dorthin:

• die Quittung des empfangenden Servers mit Antwortcode, Zeitpunkt und der Vorgangsnummer, die dieser Server selbst vergeben hat
• die Art der Verbindung, über die übergeben wurde, und ob die Verschlüsselung dabei zwingend war
• ein Hashwert der übergebenen Bytes, der belegt, dass genau dieser Inhalt hinausging
• eine Protokollierung, die sich nicht nachträglich glätten lässt: jeder Eintrag verkettet mit dem vorherigen, der Kopf der Kette regelmäßig gesiegelt

Conbool SecureMail führt genau diese Kette und erzeugt daraus auf Knopfdruck ein Nachweisdokument als PDF – auf Abruf oder automatisch per E-Mail an den Absender. Läuft die Nachricht über das Nachrichtenportal, wird zusätzlich jedes Öffnen und jeder Abruf einer Anlage mit Zeitpunkt und IP-Adresse festgehalten. Das ist die Öffnungsbestätigung, die niemand ablehnen kann, weil sie nicht vom Programm des Empfängers gemeldet, sondern vom Portal protokolliert wird.

Was auch dieser Nachweis nicht ist: ein qualifizierter Zeitstempel eines Vertrauensdiensteanbieters nach eIDAS. Die Zeitangaben stammen aus dem Betrieb des Dienstes. Wie ein Gericht das im Einzelfall würdigt, hängt vom Sachverhalt ab.

Kurz gefasst

Die Lesebestätigung ist ein Höflichkeitssignal, kein Nachweis. Schalten Sie sie ein, wenn sie Ihnen im Alltag hilft. Für alles, was im Zweifel belegt werden muss, brauchen Sie eine Protokollierung, die nicht davon abhängt, ob der Empfänger mitspielt.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall lassen Sie sich anwaltlich beraten.