Mandantenpost.Lohndaten. Belege.Mandantendaten Steuerberater verschlüsseln.
Verschlüsselte Klientenkommunikation, Lohnverrechnung und Belegübergabe mit Bezug zu § 80 WTBG 2017, § 121 StGB und den Ordnungsmäßigkeitsvorgaben der §§ 131 und 132 BAO. Outlook-Add-in, EU-Hosting, vollständiges Audit-Log nach DSGVO Art. 30. Stand 2026.
Lohndaten, Belege und Mandantenpost in einem Stack.
- WeTransfer, ZIP und passwortgeschützte PDFs für die BuchhaltungSecureFiles mit Outlook-Anbindung, Empfangsbestätigung und vollständigem Audit-Log
- Neues Mandantenpasswort bei jeder Übergabe und Telefonate zur ÜbermittlungPasswortlose Wiederkehr für 12 Monate, Mandantenseite ohne Account-Zwang
- Edition-basierte Lizenzen mit erzwungenen Modulen für ungenutzte FunktionenModular pro Funktion und Postfach, Lohnbuchhaltung separat von Sachbearbeitung
Compliance-Anker für die Steuerkanzlei
Conbool unterstützt technisch die berufliche Verschwiegenheit nach § 80 WTBG 2017, die über § 121 StGB strafbewehrt ist, sowie die Nachvollziehbarkeits- und Aufbewahrungsanforderungen der §§ 131 und 132 BAO. Conbool ersetzt nicht die Kanzleisoftware, FinanzOnline, die Übermittlung an das Finanzamt Österreich oder die Verfahrensdokumentation der Kanzlei, sondern sichert den E-Mail- und Datei-Versandweg zwischen Kanzlei, Klient, Abgabenbehörde und Hausbank.
Vier Bausteine für die Steuerkanzlei.
SecureMail für die Klientenpost und die Lohnverrechnung, SecureFiles für Belegpakete und Jahresabschlüsse, MailGuard gegen Phishing in der Bilanzsaison, Disclaimer für die Pflichtangaben nach § 14 UGB und § 5 ECG.
SecureMail
Mandantenpost mit S/MIME, OpenPGP oder Web-Reader für Mandanten ohne Zertifikat. Outlook-Add-in für Classic, New Outlook und Outlook Web ohne End-User-Setup beim Mandanten. Lohnabrechnungs-PDFs lassen sich nach Mandantenstruktur regelbasiert verschlüsseln, Schlüsselverwaltung im EU-Rechenzentrum, Zwangs-Verschlüsselung pro Mandantengruppe konfigurierbar.
SecureMail im DetailSecureFilesSecureFiles
Belegtransfer ohne ZIP-Archive und ohne separates Klientenportal. Audit-Log pro Zugriff mit IP, Zeitstempel und User-Agent, Hashwerte zur Integritätsprüfung. Aufbewahrungsfristen pro Klient konfigurierbar – sieben Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Belege nach § 132 Abs. 1 BAO, 22 Jahre für Unterlagen zu Grundstücken nach § 18 Abs. 10 UStG.
SecureFiles im DetailMailGuardMailGuard
In der Bilanz- und Abgabensaison erkennt MailGuard Phishing- und CEO-Fraud-Versuche an Sekretariate und Lohnverrechnung. SPF-, DKIM- und DMARC-Validierung als Default, CDR für verdächtige Anhänge, gezielte Erkennung gefälschter FinanzOnline- und Finanzamt-Mails, die in der Saison verstärkt auftreten.
MailGuard im DetailDisclaimerDisclaimer
Pflichtangaben nach § 14 UGB, § 5 ECG und der Hinweis auf die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung nach § 11 WTBG 2017 in jeder ausgehenden Mail. Server-seitig, mit Anbindung an Entra ID, Active Directory und LDAP, Vertretungsregelungen für Urlaub und Klientenwechsel, automatischer Pflichtangaben-Refresh bei Änderung der Gesellschaft oder neuer Haftpflichtversicherung.
Disclaimer im DetailVier Szenarien aus der Steuerkanzlei.
Vom Pendelordner zum verschlüsselten Belegversand, vom Lohnzettel-Anhang zur Mandantenportal-Alternative.
Belege verschlüsselt empfangen
Der Klient erhält einen persönlichen Upload-Link, lädt Belege ohne Account oder Software-Installation hoch und sieht die Übersicht in seiner Web-Sitzung. Die Sachbearbeitung sieht das Eingangsdatum im Audit-Log und kann es als Beleg für die Verfahrensdokumentation nach § 131 BAO referenzieren. Für Klienten mit hohem Belegvolumen lassen sich Sammel-Upload-Links pro Voranmeldungszeitraum einrichten, die der Klient für Monats- oder Quartalsbelege wiederverwendet.
Lohndaten sicher versenden
Lohnabrechnungs-PDFs für Geschäftsführerbezüge und sensible Personalstrukturen werden regelbasiert per S/MIME oder Web-Reader an den Klienten ausgeliefert. Brutto-Netto-Listen für die Personalleitung des Klienten gehen ausschließlich verschlüsselt raus, statt als ZIP mit Telefonpasswort. Beitragsgrundlagen für die Österreichische Gesundheitskasse und Meldungen über ELDA können über getrennte Regeln laufen, sodass die Lohnverrechnung pro Klient keinen manuellen Verschlüsselungs-Schritt mehr machen muss.
JAB-Übergabe an die Hausbank
Der Jahresabschluss wird mit dem Anschreiben des Klienten an dessen Hausbank als direkte Linie übergeben, mit Empfangsbestätigung im Audit-Log. Die Bank-Sachbearbeitung im Firmenkundengeschäft sieht den Sender-Trust, die Kanzlei sieht den Lesezeitpunkt für die Klientenakte. Damit dokumentiert die Kanzlei den fristgerechten Zugang der Bilanz beim Kreditengagement und reduziert telefonische Nachfragen aus der Bilanzabteilung der Bank.
Saisonalen Phishing-Druck abfangen
Rund um die Abgabefristen landen vermehrt gefälschte Finanzamt- und FinanzOnline-Mails im Sekretariat. MailGuard filtert auf der Authentifizierungsebene mit SPF, DKIM und DMARC und markiert Spear-Phishing auf die Kanzleileitung, die Lohnverrechnung und die Sekretariate explizit. Auffällige Anhänge wie vermeintliche Bescheide oder Säumniszuschläge werden entpackt, auf Makros geprüft und bereinigt, bevor sie zugestellt werden.
Wie Conbool in die Steuerkanzlei eingreift.
Vorgeschalteter Layer vor Microsoft 365 oder Exchange Online. Outlook-Add-in für die Mitarbeitenden in der Sachbearbeitung und Lohnverrechnung, Self-Service für Klienten über den Web-Reader. Koexistenz mit den Abläufen der Kanzleisoftware, ohne in die Übermittlung über FinanzOnline oder in die Buchführung einzugreifen. Die Kanzlei behält ihre bestehenden M365-Lizenzen und ihre Branchensoftware wie BMD NTCS, RZL oder DATEV Österreich; Conbool legt sich als Versandweg-Schicht darüber.
MX-Switch ohne Bruch
Eingehende Klientenpost läuft über Conbool, die ausgehende M365-Verbindung bleibt erhalten. Kein Reroute der Kanzleisoftware, keine Berührung des Übermittlungswegs über FinanzOnline.
Mandanten-Self-Service
Persönlicher Upload-Link für Mandanten ohne Account, ohne Software-Installation, ohne separate Portal-Schulung. Als Mandantenportal-Alternative für Kanzleien, die kein eigenes Portal aufbauen oder eine bestehende Portallösung wegen Wartungsaufwand ablösen wollen.
Outlook-Add-in
Classic, New Outlook und Outlook Web. Verschlüsselungs-Default pro Mandant einstellbar, manueller Override durch den Berufsträger jederzeit möglich. Rollout per Microsoft 365 Admin Center und Intune-konformer Verteilung.
Koexistenz mit der Kanzleisoftware
Conbool ergänzt die E-Mail der Kanzlei ohne Eingriff in BMD NTCS, RZL, DATEV Österreich oder das Dokumentenmanagement. Belege und Jahresabschlüsse laufen über Conbool, die Übermittlung an die Abgabenbehörde über die etablierten Schnittstellen und über FinanzOnline.
Was § 80 WTBG 2017, § 121 StGB und die BAO technisch fordern.
Die berufliche Verschwiegenheit gilt für Wirtschaftstreuhänder nach § 80 WTBG 2017 und ist über § 121 StGB strafbewehrt. Die §§ 131 und 132 BAO verlangen Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen, die DSGVO und das DSG setzen den Rahmen für technische und organisatorische Maßnahmen. Conbool liefert die technischen Bausteine für diese vier Säulen als Default-Konfiguration, ohne dass die Kanzlei einzelne Module separat zusammenstellen muss.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
S/MIME, OpenPGP oder Web-Reader, je nach Klientenseite. Schlüsselverwaltung im EU-Rechenzentrum, Schlüssel-Backup mit getrennten Zuständigkeiten zwischen Kanzlei-Admin und Conbool-Operator.
Audit-Log nach Art. 30 DSGVO
Pro Klientenpaket dokumentiert: wer, wann, von welcher IP und mit welchem User-Agent zugegriffen hat. Mit Hashwerten zur Integritätsprüfung, exportierbar als Nachweis für die Verfahrensdokumentation und für die Datenträgerüberlassung nach § 132 Abs. 8 BAO bei der Außenprüfung.
Aufbewahrung nach § 132 BAO
Aufbewahrungsfristen pro Klient nach § 132 BAO einstellbar, sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, für das die Aufzeichnungen gelten, und 22 Jahre für Unterlagen zu Grundstücken nach § 18 Abs. 10 UStG. Lösch- und Sperrkonzepte mit Vier-Augen-Freigabe und revisionssicherer Protokollierung der Lösch-Events.
AVV nach Art. 28 DSGVO
Auftragsverarbeitungsvertrag enthalten, Sub-Prozessoren in der DPA dokumentiert, Hosting ausschließlich in der EU, keine Datenübermittlung in Drittländer ohne explizite Klienten-Freigabe nach Art. 44 ff. DSGVO und ohne Schrems-II-Konfliktrisiko.
In drei Schritten produktiv.
Pilot mit einem Mandanten-Cluster (typisch: die Lohnbuchhaltung), dann Rollout über die Sachbearbeitung, dann Auslauf der Altlösung (WeTransfer, FTP, passwortgeschützte ZIPs). In der Regel zwischen 4 und 8 Wochen produktiv, ohne Mandanten-Schulungs-Großaktion.
Pilot Lohnbuchhaltung
Die Lohnverrechnung startet zuerst, weil sie das sensibelste Datenvolumen führt. Geschäftsführerbezüge, Personalstamm und Sozialversicherungsmeldungen gehen ab Tag eins verschlüsselt an Klienten und an die Ansprechpartner der Österreichischen Gesundheitskasse.
Rollout Sachbearbeitung
Outlook-Add-in für alle Steuerberater, Steuerfachwirte und Steuerfachangestellten per Admin-Konsole, ohne lokale Installation am Endgerät der Sachbearbeitung. Schulungsaufwand auf der Mandantenseite bleibt minimal, weil der Web-Reader im Browser läuft.
Saison-Bereitschaft
In der Bilanzsaison und vor den Abgabefristen Ende Februar für die Jahreslohnzettel und Ende Juni für die Steuererklärungen skaliert die Plattform mit, ohne neue Editionen kaufen zu müssen. Keine harte Vault-Cap, kein Throttle bei Belegspitzen, kein erzwungener Edition-Upgrade-Pfad.
Auslauf der Altlösung
WeTransfer, FTP, passwortgeschützte ZIPs und Filehoster werden ersetzt. Bestehende Übergaben laufen kontrolliert aus, Klienten werden je Strukturwechsel oder zum Jahresbeginn umgestellt. Der Klientenstamm muss nicht in einer Big-Bang-Migration umgezogen werden.
Häufige Fragen aus der Steuerkanzlei
Wie passt Conbool zu unserer Kanzleisoftware?
Erfüllt das Audit-Log die Anforderungen der BAO?
Müssen Mandanten ein Konto anlegen oder Software installieren?
Wie versenden wir Lohndaten sicher an Mandanten?
Wie deckt Conbool § 80 WTBG 2017 und § 121 StGB ab?
Was kostet Conbool für eine Steuerkanzlei mit 25 Postfächern?
Wie verhalten sich Conbool und das EU-Hosting bei einer Außenprüfung?
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Sensible PDFs verschlüsselt versenden, ohne Empfänger-Konto.
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Empfänger-Web-Reader für Schlüssel-lose Empfänger.
Verschlüsselung für Thunderbird
Ohne Add-on und ohne Zertifikate auf den Endgeräten.
Verwandte Branchen
Conbool ist in benachbarten Branchen mit ähnlichem Compliance-Profil im Einsatz.
Anwaltskanzlei
Anwaltliches Pendant: § 203 StGB und Mandantenkommunikation mit Verschwiegenheits-Pflicht.
Banken & Sparkassen
JAB-Übergaben, Bonitätsunterlagen und KMU-Hausbank-Kommunikation an Firmenkundenbetreuer.
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Berufshaftpflicht, Lohnabwicklung und Schadensbearbeitung in der Steuerkanzlei.
Lohndaten, Belege und Mandantenpost in einem Stack.
Demo in 30 Minuten. Pilot mit der Lohnverrechnung oder einer Klientengruppe. Modular pro Funktion. EU-Hosting.
Quellen und Stand
Aussagen zu § 80 WTBG 2017 beziehen sich auf das Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017 in der geltenden Fassung. Aussagen zu § 121 StGB beziehen sich auf das österreichische Strafgesetzbuch. Aussagen zur Ordnungsmäßigkeit und Aufbewahrung beziehen sich auf die §§ 131, 132 und 147 der Bundesabgabenordnung sowie auf § 18 Abs. 10 UStG. Aussagen zu Pflichtangaben beziehen sich auf § 14 UGB und § 5 ECG. Aussagen zur DSGVO basieren auf der Verordnung (EU) 2016/679, insbesondere Art. 5, 28, 30, 32 und 44, ergänzt durch das österreichische Datenschutzgesetz. Stand 2026.
BMD und BMD NTCS sind Marken der BMD Systemhaus GesmbH. RZL ist eine Marke der RZL Software GmbH. DATEV ist eine Marke der DATEV eG. FinanzOnline ist eine Anwendung des Bundesministeriums für Finanzen. Microsoft, Microsoft 365 und Outlook sind Marken der Microsoft Corporation. WeTransfer ist eine Marke von WeTransfer B.V. Conbool ist eine Marke der Conbool GmbH. Aussagen ohne Gewähr.