Het bericht staat alin de postbus.Nu moet het er weer uit.
Geen enkel filter oordeelt op het moment van afleveren over alles goed. Een domein komt twee uur later op een lijst, een handtekening herkent de bijlage pas de volgende dag. MailGuard haalt het bericht dan uit de postbussen waar het al staat, en vertelt u uit welke.
Waarom de toets vóór aflevering niet volstaat
Niet omdat zij slecht zou zijn, maar omdat het oordeel op het moment van afleveren nog niet bestaat.
Het oordeel komt later
Een domein van een afzender komt pas uren na de golf op een lijst met reputatie. Op het moment van afleveren viel er niets aan op, en elk filter ter wereld had het doorgelaten.
De handtekening komt later
Een bijlage is bij binnenkomst voor geen enkele virusscanner te herkennen. De volgende dag komt de passende handtekening alsnog. Zonder toets achteraf staat het bestand nog in dertig postbussen.
De ontvanger merkt het als eerste
Meldt iemand een verdacht bericht, dan raakt dat vrijwel nooit alleen hem. Zonder opruimronde moet u de andere postbussen stuk voor stuk doorzoeken, meestal met de hand en vaak onvolledig.
Alleen verwijderen volstaat niet
Wie een bericht stilletjes uit de postbus haalt, laat iemand achter die zich een bericht herinnert dat er niet meer is. Zonder uitleg wordt dat een telefoontje naar de helpdesk.
Drie aanleidingen, drie reacties, één logboek
De opruimronde loopt via de koppeling met Microsoft 365, na uitdrukkelijke toestemming van de organisatie.
In gang gezet door een laat oordeel
Een nieuwe vermelding op een reputatielijst, een nieuwe handtekening bij de virusscanner of het besluit van een beheerder start de ronde. Het nummer van de handtekening wordt vastgelegd, zodat dezelfde verzameling niet twee keer wordt getoetst.
De reactie is uw keuze
Uit de postbus halen, naar de map ongewenst verplaatsen of alleen markeren. Markeren is de mildste vorm: het bericht blijft staan, maar draagt zichtbaar de aantekening dat het achteraf als gevaarlijk is herkend.
Betrokkenen horen ervan
Desgewenst krijgen precies de ontvangers een korte waarschuwing in wier postbus het bericht stond. Standaard staat dat uit, omdat sommige organisaties het eerst intern willen bespreken.
Wat erbij hoort
De opruimronde is de laatste stap. Daarvóór staan het zoeken, het opnieuw toetsen en een dossier dat het spoor vasthoudt.
Een toets met terugwerkende kracht
Die toetst de inhoud van de postbussen over een te kiezen venster aan de gegevens van vandaag over reputatie en virussen. Zij verandert niets en verklaart niets onschuldig, maar meldt de postbus, de afzender, het onderwerp en de reden.
Zoeken over alle postbussen
Op onderwerp, afzender, ontvanger, berichtkenmerk, controlegetal van de bijlage, het adres van een link en het land van herkomst. Wie een golf vindt, kiest de regels en start de opruiming uit hetzelfde scherm.
Eén ronde per bericht, niet per ontvanger
Hetzelfde bericht in twintig postbussen levert één ronde op, geen twintig. De voortgang is per postbus te volgen, en één hangende postbus houdt de rest niet op.
Een dossier in plaats van losse regels
Van een golf wordt een dossier met een stand: open, in onderzoek, gesloten. Een gesloten dossier is weer in onderzoek te nemen, maar niet terug te zetten op open, want dan ontbreekt het spoor.
Toestemming die u ziet
Toegang tot postbussen vraagt een uitdrukkelijke vrijgave in Microsoft 365. Het scherm toont of die is gegeven en welke toepassing haar draagt, in plaats van een knop die bij het klikken op een rechtenfout stukloopt.
Elke ronde in het logboek
Wie heeft wanneer welk bericht uit welke postbus gehaald. Het logboek met gebeurtenissen is voor de getoetste periode volledig uit te voeren, als CSV.
Naast elkaar
Wat een gateway kan die in de afleverweg staat, en wat een oplossing die alleen op een koppeling leunt, niet kan.
Conbool MailGuard | Alleen een koppeling | |
|---|---|---|
| Toets vóór aflevering | Ja, in de afleverweg. Een dreiging bereikt de postbus nooit. | Nee. Er wordt pas getoetst als het bericht al is afgeleverd. |
| Opruimen na aflevering | Ja, met drie reacties om uit te kiezen. | Ja, dat is de enige weg. |
| Aanleiding bij een nieuwe handtekening | Vanzelf, met het nummer van de handtekening vastgelegd. | Afhankelijk van de aanbieder, vaak alleen op verzoek. |
| Toets van de verzameling met terugwerkende kracht | Over een te kiezen venster, in stukken en zonder het bericht te laden. | Meestal aanwezig, vaak zonder verslag per postbus. |
| Waarschuwing aan betrokkenen | Precies aan de ontvangers in wier postbus het bericht stond. | Zelden. Vaak alleen een regel in het beheerlogboek. |
| Benodigd recht | Lezen en schrijven op post, uitdrukkelijk gegeven en zichtbaar in het scherm. | Verregaande toegang tot postbussen, meestal voorwaarde voor alles. |
Uitspraken over de gebruikelijke werkwijze volgen de openbaar gedocumenteerde voorwaarden van gangbare handtekeningdiensten die persoonsgegevens uit Entra ID halen.
Veelgestelde vragen
Kan MailGuard een bericht ook uit de postbus halen als het al is gelezen?
Wat gebeurt er met berichten die de ontvanger al heeft doorgestuurd?
Welk recht heeft het opruimen nodig?
Verwijdert MailGuard op eigen houtje?
Werkt het opruimen ook bij een installatie in eigen huis?
Hoe zie ik achteraf wat er is gebeurd?
Verwante oplossingen
Zien wat er vandaag al in uw postbussen staat
De toets met terugwerkende kracht bekijkt uw verzameling met de gegevens van vandaag en verandert daarbij niets.